Không nên buộc một chữ ký ban đêm trả lời toàn bộ quy cách cây. Bên mua cần lập phiếu kiểm ca đêm cho nội dung có thể đo và nhìn rõ, đồng thời mở một mốc xác nhận ban ngày cho tiêu chí hình thái chưa đủ điều kiện quan sát; cả hai dùng chung mã cây, vị trí và người chịu trách nhiệm.
Ca đêm không nên kết thúc bằng một biên bản ghi chung rằng lô cây đã nhận đủ và đạt. Trong điều kiện chiếu sáng giới hạn, người trực vẫn có thể kiểm mã cây, số lượng, những phép đo đã quy định, tình trạng bầu hoặc chậu và hư hại nhìn thấy rõ. Nhưng dáng tán, màu lá hoặc chi tiết bề mặt khó quan sát cần được để mở cho lần xác nhận dưới ánh sáng phù hợp. Hai mốc kiểm phải được chốt trước khi xe tới, không quyết định tùy lúc ký.
Khoanh trước tiêu chí nào được phép kết luận trong đêm
Bên mua nên phân loại từng tiêu chí theo khả năng kiểm, thay vì chia chung thành kỹ thuật và thẩm mỹ. Một số đo chỉ được kết luận trong đêm khi mốc đo, dụng cụ và vùng chiếu sáng đều nhìn rõ. Một nhận xét hình thái chỉ được kết luận khi điều kiện quan sát không làm người kiểm phải đoán. Tiêu chí chưa đủ điều kiện phải được ghi rõ để kiểm lại, kèm người phụ trách và thời hạn; không đổi thành ‘đạt có điều kiện’ nếu chưa nói cụ thể điều kiện còn thiếu.
| Nhóm kiểm | Có thể ghi trong ca đêm | Cách kiểm bổ sung |
|---|---|---|
| Nhận diện và số lượng | Mã cây, mã lô, số cây thực nhận | Đối chiếu lại nếu nhãn hoặc danh sách có sai lệch |
| Phép đo | Thông số có mốc đo và vùng sáng rõ | Đo lại đúng mục đã đánh dấu chờ |
| Bầu hoặc chậu | Tình trạng nhìn thấy, dây giữ và dấu hư hại | Kiểm bổ sung phần bị che |
| Hình thái | Chỉ kết luận đặc điểm quan sát chắc chắn | Xác nhận dưới ánh sáng phù hợp |
Đèn bốc dỡ và ánh sáng để nhìn cây là hai yêu cầu khác nhau
Ánh sáng phục vụ bốc dỡ không mặc nhiên đủ cho việc đối chiếu hình thái cây. Đèn tập trung có thể giúp thấy nhãn, dây chằng và bầu cây nhưng vẫn tạo vùng tối trên tán hoặc làm màu sắc khó so với ảnh mẫu ban ngày. Hồ sơ nên ghi nguồn sáng dùng tại điểm kiểm và vị trí chụp ảnh. Khi cần kiểm lại, người phụ trách ban ngày xem đúng mã cây và đúng nội dung chưa được kết luận; những mục đã có số đo, ảnh và chữ ký rõ ràng không phải kiểm lại từ đầu.
- Ghi vị trí kiểm và nguồn sáng đã sử dụng.
- Chụp cùng mã cây hoặc mã nhóm trong khung hình.
- Đánh dấu chính xác tiêu chí chưa thể kết luận.
- Giữ ảnh gốc của ca đêm để lần kiểm sau có mốc đối chiếu.
Phiếu kiểm ca đêm phải giúp ca sau tiếp tục đúng chỗ
Phiếu kiểm ca đêm cần ghi theo từng cây hoặc nhóm cây, kèm mã vị trí, giờ nhận, người kiểm và ảnh tại thời điểm giao. Phần số lượng, phép đo, tình trạng bầu và hư hại quan sát được có kết luận riêng; phần hình thái chưa đủ sáng được hẹn kiểm lại. Nếu cây phải tạm để tại khu tập kết, phiếu cũng cần ghi ai quản lý, phạm vi rào tạm và cách bảo vệ để ca sau biết cây đã ở đó trong điều kiện nào.
Ban ngày kiểm đúng những mục chưa thể kết luận
Lần xác nhận ban ngày chỉ xử lý những mục chưa được kết luận và sai lệch mới phát hiện ở phần trước đó chưa thể nhìn rõ. Người kiểm cần đối chiếu mã cây, ảnh ca đêm và tiêu chí đã hẹn xem lại, sau đó ghi đạt, không đạt hoặc cần xử lý thêm. Nếu phát hiện hư hại không có trong ảnh bàn giao, biên bản phải ghi thời điểm cùng ảnh và ghi nhận hiện có thay vì mặc nhiên quy nguyên nhân cho một bên. Hai phiếu nối với nhau bằng cùng mã cây và mã lần giao.
| Kết quả | Ý nghĩa | Người tiếp theo cần làm |
|---|---|---|
| Đã xác nhận | Đã có số đo, ảnh và điều kiện quan sát đủ để kết luận trong ca đêm | Không kiểm lại nếu hồ sơ không có thay đổi |
| Chờ ánh sáng phù hợp | Nội dung đã khoanh nhưng chưa đủ điều kiện nhìn | Kiểm đúng mã cây và đúng tiêu chí còn mở |
| Tạm giữ | Có sai lệch hoặc còn thiếu ảnh, số đo hay dấu nhận diện cần cho quyết định nhận | Người có thẩm quyền quyết định nhận, xử lý hoặc trả |
Người trực ca không nên phải tự nới tiêu chí
Quyền ký trong đêm và quyền chấp thuận cuối cùng có thể thuộc hai người khác nhau. Người trực ca cần biết mình được xác nhận tới đâu, trường hợp nào phải tạm giữ lô và ai sẽ quyết định sau lần kiểm bổ sung. Không nên yêu cầu người nhận ban đêm tự nới sai số để giải phóng xe. Nếu lô không thể nằm lại tại công viên, phương án chuyển về điểm chờ hoặc xử lý phần chưa xác nhận phải được duyệt trước giờ đóng cổng.
Lịch sự kiện quyết định lúc nào có thể kiểm ban ngày
Với công viên đang khai thác, hai mốc kiểm còn phải đi cùng lịch sự kiện và cách cô lập khu vực công cộng. Ca đêm cần có khu nhận cây không giao cắt với lối người dùng, còn lần kiểm ban ngày phải có khung giờ và phạm vi đứng kiểm đã được ban quản lý xác nhận. Biên nhận nên ghi giờ tháo rào, vật tư được phép để lại và đầu mối bàn giao mặt bằng; việc kiểm cây không được làm kéo dài một vùng tạm khóa sang giờ mở cửa mà không có chấp thuận.
Phạm vi SADECX phải được chốt trước ca giao
Khi SADECX tham gia phần nguồn cây hoặc giao nhận, SADECX có thể cung cấp mã lô, số đo, ảnh tại điểm giao và thông tin tình trạng cây trong phạm vi đã xác nhận. Tiêu chí nào được ký trong ca đêm, tiêu chí nào chờ ban ngày, người có quyền chấp thuận và điều kiện giữ cây tại công viên cần do bên mua ghi trong yêu cầu giao nhận hoặc thỏa thuận. Chiếu sáng, rào tạm, bảo vệ khu vực công cộng và chăm sóc trong thời gian chờ chỉ thuộc phạm vi khi báo giá nêu rõ.