Với đơn hàng giao nhiều đợt, quy cách cây cần được thống nhất cho toàn bộ đơn hàng và ghi lại trong danh mục của từng đợt. Mỗi đợt có thể khác số lượng và vị trí, nhưng không được tự đổi cách đo, khoảng chấp nhận hay mẫu đối chiếu nếu chưa có xác nhận thay đổi.
Dùng một bảng quy cách chung cho toàn bộ đơn hàng
Bảng quy cách gốc cần đủ rõ để hai người ở hai thời điểm khác nhau vẫn kiểm cùng một cách. Mỗi nhóm quy cách nên có tên dùng trong hồ sơ, bộ phận cần đo, vị trí đo, đơn vị, khoảng chấp nhận, yêu cầu về bầu hoặc chậu, tình trạng thân tán có thể quan sát và tài liệu đối chiếu. Các từ như cây đẹp, tán đều hoặc loại lớn chỉ dùng được khi đã được chuyển thành dấu hiệu cụ thể mà hai bên cùng hiểu.
| Hồ sơ | Nội dung được phép thay đổi | Nội dung phải dẫn chiếu |
|---|---|---|
| Bảng quy cách gốc | Chỉ đổi khi có phiên bản được duyệt | Tên cây, cách đo, khoảng chấp nhận và mẫu |
| Danh mục từng đợt | Số lượng, vị trí, ngày dự kiến, người nhận | Mã quy cách và phiên bản quy cách |
| Biên bản từng đợt | Kết quả kiểm và sai lệch của lần giao | Danh mục đợt và tiêu chí đã sử dụng |
Lịch giao nên nằm trong một bảng khác. Bảng này ghi mã quy cách cùng số lượng, vị trí, ngày dự kiến và người nhận của từng đợt. Việc tách hai bảng giúp đổi lịch mà không vô tình đổi tiêu chí cây. Nếu một đợt cần quy cách khác vì thiết kế hoặc mặt bằng thay đổi, nó phải trở thành một nhóm quy cách mới hoặc một phiên bản đã được duyệt.
Cách đo không được thay theo người kiểm
Cách đo phải được thống nhất trước lần kiểm đầu tiên. Chiều cao được tính từ đâu đến đâu, kích thước bầu lấy theo chiều nào, tán được đo ở trạng thái tự nhiên hay sau khi bó, và trường hợp cây nghiêng được xử lý ra sao đều ảnh hưởng kết quả. Không nên đổi cách đo ở đợt sau chỉ vì người kiểm hoặc địa điểm kiểm thay đổi.
- Ghi điểm bắt đầu và kết thúc của từng phép đo.
- Ghi trạng thái cây khi đo, gồm tán tự nhiên hay đã bó.
- Dùng cùng đơn vị và dụng cụ phù hợp giữa các đợt.
- Xác định cách ghi số liệu khi cây không đứng thẳng.
- Nêu người có quyền quyết định với trường hợp chưa rõ.
Khoảng chấp nhận cần áp dụng cho từng cây hoặc từng nhóm đã được định nghĩa, không lấy trung bình của cả chuyến để bù cho cây ngoài khoảng. Nếu một tiêu chí cho phép phân hạng, danh mục giao phải ghi rõ cây thuộc hạng nào và vị trí nào nhận hạng đó. Cây chưa được đo đủ theo tiêu chí phải chờ kiểm, không tự xếp vào nhóm đạt.
Mẫu đối chiếu phải ghi rõ nó chứng minh điều gì
Ảnh hoặc cây mẫu là tài liệu hỗ trợ, không thay cho bảng quy cách. Hồ sơ mẫu nên ghi ngày, địa điểm, mã quy cách và góc quan sát; nếu mẫu chỉ dùng để thống nhất dáng tổng thể thì không nên dùng nó để suy ra kích thước chưa được ghi. Khi điều kiện theo mùa hoặc cách chuẩn bị trước giao làm hình thức cây thay đổi, người có quyền duyệt cần xác nhận phần nào vẫn dùng để đối chiếu.
Cách tổ chức giao cây theo nhiều đợt mà không lẫn phạm vi
Sai lệch của một đợt không tự trở thành quy cách mới
Trước mỗi đợt, bên cung cấp và bên mua nên đối chiếu danh mục đợt với phiên bản quy cách đang có hiệu lực. Nếu phát hiện không thể đáp ứng một nhóm cây, đề xuất thay đổi phải nêu cây nào, tiêu chí nào, lý do, phương án thay và vị trí bị ảnh hưởng. Việc duyệt cần hoàn tất trước khi cây được điều đi; chấp thuận miệng tại điểm giao rất khó áp dụng nhất quán cho các đợt còn lại.
| Nội dung | Cách ghi | Ảnh hưởng tới đợt sau |
|---|---|---|
| Kết quả kiểm | Đạt, chờ xử lý hoặc không chấp nhận theo mã | Không ảnh hưởng nếu chỉ là kết quả của lô |
| Sai lệch được duyệt | Tiêu chí, cây áp dụng và người duyệt | Chỉ ảnh hưởng khi ghi rõ phạm vi |
| Thay đổi quy cách | Phiên bản mới và ngày có hiệu lực | Dùng cho các đợt được chỉ định |
| Phần giao bù | Mã quy cách, số lượng và lịch mới | Theo quy cách gốc nếu không có thay đổi |
Biên bản của từng đợt nên ghi phiên bản bảng quy cách đã dùng, số lượng kiểm, cây đạt, cây chờ xử lý và sai lệch được chấp thuận. Ảnh sai lệch cần gắn với mã cây hoặc mã nhóm, không chỉ chụp toàn cảnh chuyến xe. Sau mỗi đợt, các thay đổi có hiệu lực cho tương lai phải được cập nhật vào bảng gốc; thay đổi chỉ áp dụng một lần cần ghi rõ giới hạn.
Thông tin cần có khi SADECX đối chiếu nguồn cây
Khi SADECX tham gia đối chiếu nguồn cây hoặc giao nhận, bên mua cần cung cấp bảng quy cách đã duyệt, cách đo, danh mục của từng đợt và người có quyền chấp thuận sai lệch. SADECX chỉ đối chiếu và thực hiện theo phiên bản được dẫn trong báo giá hoặc xác nhận cụ thể; phạm vi trồng, chăm sóc, bảo hành hay thay cây không mặc nhiên đi cùng phần cung cấp.