Khi người duyệt không có mặt trong ca giao đêm, bộ ảnh chỉ hữu ích nếu nó là một mốc vận hành có mã và phiên bản. Người trực cần biết chính xác nội dung được ký, nội dung phải giữ lại và cách chuyển phần chưa rõ cho lần kiểm ban ngày.
Bộ ảnh mẫu cho ca giao ngoài giờ phải giúp người trực trả lời được ba câu hỏi: lô đang tới có đúng mẫu đã duyệt không, phần nào có thể xác nhận ngay và phần nào phải tạm giữ để kiểm lại khi đủ sáng. Một ảnh đẹp gửi trong nhóm chat không làm được việc đó. Khi người duyệt mẫu không có mặt ở công viên, ảnh phải đi cùng mã mẫu, phiên bản còn hiệu lực và tiêu chí đối chiếu; nếu không, người nhận chỉ đang so cây thật với một hình ảnh không rõ phạm vi áp dụng.
Mã mẫu phải dẫn tới một thẻ nhận dạng, không chỉ dẫn tới ảnh
Mã mẫu nên được tạo như một thẻ nhận dạng, không phải tên tệp ảnh. Thẻ cần ghi mã hạng mục cây, mã mẫu, phiên bản, ngày duyệt, người xác nhận và nhóm cây hoặc lô được phép đối chiếu. Cách đo những trường chính cũng phải nằm trong cùng hồ sơ, bởi một bức ảnh không cho biết chiều cao được tính từ đâu hay phần bầu có nằm trong số đo hay không. Nếu mẫu chỉ dùng để tham khảo hình thái, cần viết đúng giới hạn đó thay vì biến mẫu thành tiêu chí thay cho toàn bộ quy cách.
| Góc hoặc chi tiết | Mục đích | Thông tin đi kèm |
|---|---|---|
| Toàn cây | Nhìn dáng tổng thể và tương quan thân–tán | Mã mẫu và vật mốc kích thước |
| Thân tại điểm đo | Đối chiếu vị trí và cách lấy số đo | Dấu vị trí đo |
| Tán theo hướng đã chọn | Nhìn khoảng trống, lệch tán và hình thái | Hướng chụp |
| Bầu hoặc chậu | Nhìn tình trạng bao giữ và kích thước liên quan | Nhãn mẫu hoặc nhãn lô |
| Chi tiết được phép dao động | Tránh hiểu ảnh là một bản sao tuyệt đối | Mô tả giới hạn bằng chữ |
Ảnh chuẩn nên được chụp ban ngày, theo một chuỗi góc đã thống nhất và có dấu nhận biết của mẫu trong khung hình. Ít nhất phải nhìn được toàn cây, thân tại vị trí đo, tán từ các hướng cần đối chiếu, bầu hoặc chậu và nhãn mẫu. Vật làm mốc kích thước chỉ hữu ích khi vị trí đặt và cách đọc đã rõ. Phần nào được phép khác mẫu, chẳng hạn hướng tán hoặc một khoảng quy cách, nên ghi bằng chữ; yêu cầu người trực suy ra sai số từ ảnh thường dẫn tới hai cách hiểu khác nhau.
Ảnh ban đêm ghi nhận ca giao, không sửa lại mẫu ban ngày
Ảnh chụp tại ca đêm có nhiệm vụ ghi lại cây được giao và điều kiện quan sát, không mặc nhiên thay ảnh chuẩn ban ngày. Đèn công trường có thể tạo vùng tối, làm màu lá khác đi hoặc che mất đường nét ở phía sau tán. Người nhận nên chụp lại cùng các góc chính, ghi nguồn sáng và đánh dấu tiêu chí chưa đủ điều kiện kết luận. Với màu sắc, mật độ tán hoặc chi tiết hình thái bị ánh sáng làm sai lệch, phần đó phải được hẹn kiểm lại ban ngày; không ghi đạt tạm và cũng không tự động loại cây.
Người trực cần quyền tạm giữ, không cần quyền tự nới tiêu chí
Quyền của người trực phải được ghi trước ca giao. Người này có thể xác nhận đúng mã, số lượng, các phép đo nhìn rõ và tình trạng bầu; có thể tạm giữ nhóm cây thiếu bằng chứng; nhưng không nên tự nới khoảng chấp nhận chỉ để giải phóng xe. Nếu công viên không có chỗ giữ cây, phương án đưa cây về điểm chờ, đổi khung giờ hoặc gọi người có quyền quyết định phải được thống nhất trước. Mỗi trường hợp cần có người tiếp nhận bước tiếp theo và một hạn xử lý thực tế theo lịch vận hành của công viên.
- Mở mã mẫu và kiểm phiên bản đang có hiệu lực.
- Đối chiếu nhãn lô với danh sách giao trước khi nhìn hình thái.
- Chụp cùng các góc đã dùng cho ảnh chuẩn nếu điều kiện cho phép.
- Ghi riêng phần đã xác nhận, phần chờ đủ sáng và phần bị tạm giữ.
- Chuyển đúng mã cây cùng ảnh gốc cho người quyết định tiếp theo.
Trong lúc nhận, người trực nên mở đúng phiên bản mẫu từ mã gắn trên danh sách giao, đối chiếu nhãn lô rồi chụp sai lệch cạnh mã cây hoặc mã nhóm. Phiếu nhận cần tách kết quả thành đã xác nhận, chờ đủ sáng và tạm giữ do sai lệch hoặc còn thiếu ảnh, số đo hay căn cứ. Cách ghi này giữ cho phần đã rõ không phải làm lại, đồng thời khoanh đúng việc người duyệt ban ngày phải xem. Nếu nhãn mẫu và danh sách giao dẫn tới hai phiên bản khác nhau, lô phải dừng ở bước đối chiếu phiên bản trước khi bàn sang chuyện đẹp hay xấu.
Lịch sự kiện giới hạn cả vị trí lẫn thời gian kiểm lại
Công viên đang khai thác còn có một giới hạn khác: khu kiểm cây không thể chiếm lối đi công cộng vô thời hạn. Bộ hồ sơ ca giao cần ghi cửa vào, vùng được cô lập, giờ dựng và tháo rào tạm, cùng khoảng trống trong lịch sự kiện. Ảnh hiện trường nên cho thấy cây nào đang nằm trong vùng kiểm và thời điểm bàn giao mặt bằng, nhưng không dùng hình ảnh của khách tham quan làm bằng chứng nếu không cần thiết. Nếu lần kiểm ban ngày rơi vào giờ công viên mở cửa, ban quản lý phải xác nhận lại vị trí đứng kiểm và cách đưa cây ra đối chiếu.
Đổi mẫu phải tạo phiên bản mới
Khi mẫu thay đổi, cần phát hành phiên bản mới và nói rõ phiên bản đó áp dụng từ lô hoặc đợt giao nào. Không nên thay tệp ảnh phía sau cùng một đường dẫn vì người nhận sẽ không biết mình đã dùng bản nào trong ca trước. Phiếu duyệt, bộ ảnh và danh sách giao phải cùng chỉ về một phiên bản; bản cũ được giữ để giải thích những lô đã nhận trước thời điểm thay đổi. Ngay trước giờ đóng tải, đầu mối hai bên nên xác nhận lại mã mẫu còn hiệu lực, thay vì đợi xe tới cổng mới phát hiện hồ sơ đã đổi.
Phần SADECX có thể chuẩn bị cho ca nhận
Nếu SADECX tham gia phần nguồn cây hoặc giao nhận, SADECX có thể cung cấp ảnh lô, mã nhận biết và số đo trong phạm vi đã thỏa thuận để đối chiếu với mẫu do hai bên xác nhận. Bên mua vẫn cần quyết định ai duyệt mẫu, người trực được ký tới đâu, sai lệch nào phải giữ lô và điều kiện nào được chuyển sang kiểm ban ngày. Chiếu sáng tại điểm nhận, rào tạm, bảo vệ khu vực công cộng, chỗ giữ cây và chăm sóc trong thời gian chờ chỉ thuộc phạm vi SADECX khi báo giá hoặc đơn hàng ghi rõ.