Mục tiêu không phải đưa mã mẫu vào mọi biểu mẫu. Mục tiêu là giữ một đường dẫn có thể kiểm tra từ quyết định duyệt mẫu tới đúng dòng đơn hàng, đúng lô cây và đúng phần đã nghiệm thu tại công viên.
Mã mẫu phải sống cùng dòng đơn hàng
Một mẫu cây được duyệt chỉ kiểm soát được đơn hàng khi mã mẫu còn xuất hiện lúc chọn lô, giao cây và nghiệm thu. Nếu quyết định duyệt nằm trong một email riêng, còn đơn hàng chỉ ghi tên cây và số lượng, người nhận không thể chứng minh lô thực giao đã được đối chiếu với mẫu nào. Cách xử lý gọn nhất là dùng một mã mẫu có phiên bản và lập bảng nối mã đó với đúng dòng đơn hàng, mã lô và biên bản áp dụng.
Mã mẫu và mã hàng không làm cùng một việc. Mã hàng cho biết bên mua đang đặt dòng cây nào, theo đơn vị và phạm vi nào; mã mẫu cho biết hình ảnh hoặc cây tham chiếu nào đã được chấp thuận cho dòng đó tại một thời điểm. Một mã hàng có thể có nhiều mẫu được duyệt cho các nhóm quy cách khác nhau, còn một mẫu không nên tự động áp dụng cho mọi lô cùng tên cây. Vì vậy, đơn hàng giữ mã hàng làm trục, rồi ghi mã mẫu và phiên bản ở trường tham chiếu.
Bảng nối phải đọc được xuôi và ngược
Bảng nối cần đủ để đi cả hai chiều. Từ dòng đơn hàng phải tìm được mã mẫu, phiên bản và lô nào đang áp dụng; từ một biên bản nghiệm thu phải truy ngược được cây thuộc dòng đặt hàng nào và đã dùng mẫu nào để so. Ngoài các mã, bảng nên ghi ngày hiệu lực, phạm vi vị trí, người duyệt và tài liệu ảnh liên quan. Nếu một dòng đơn hàng được chia cho nhiều lô, mỗi lô có một dòng nối riêng thay vì ghi nhiều mã mẫu trong một ô rồi để người sau tự đoán.
| Trường | Câu hỏi được trả lời | Điểm kiểm soát |
|---|---|---|
| Dòng đơn hàng | Đang thực hiện phần mua nào? | Không đổi mã khi qua các đợt giao |
| Mã mẫu và phiên bản | Mốc nào đã được duyệt? | Có ngày hiệu lực và phạm vi áp dụng |
| Mã lô | Nhóm cây thật nào dùng mốc đó? | Tách dòng khi lô hoặc mẫu khác nhau |
| Vị trí hoặc đợt giao | Phần nào đã đi vào công viên? | Nối với biên nhận hiện trường |
| Biên bản | Kết quả đối chiếu nằm ở đâu? | Truy được cả từ đơn hàng lẫn từ lô |
Mã mẫu phải đi tới danh sách giao
Khi chuẩn bị lô, phiếu kiểm hoặc danh sách giao cần ghi lại mã mẫu đang dùng. Đây là điểm nối quyết định duyệt với cây thật trước khi xe rời nơi tập kết. Nếu trong một chuyến có hai lô dùng hai phiên bản mẫu, danh sách trên xe phải tách được số lượng và dấu nhận biết của từng nhóm. Mã mẫu không thay thế việc đo quy cách hay kiểm tình trạng; nó chỉ giữ đúng mốc so sánh đã được chấp thuận.
Đổi mẫu là đổi phiên bản, không sửa lại lịch sử
Mẫu thay đổi giữa chừng phải tạo phiên bản mới, kèm ngày hiệu lực và phạm vi ảnh hưởng. Quyết định đổi mẫu cần nói rõ áp dụng cho lô chưa chọn, lô đang chuẩn bị hay cả phần đã đặt nhưng chưa giao. Không sửa đè ảnh cũ và không dùng bản mới để hợp thức hóa cây đã nhận theo bản trước. Nếu bên mua chấp thuận một thay đổi riêng cho một vị trí, ghi đó là ngoại lệ có mã và người duyệt, không biến ngoại lệ thành mẫu chung cho các đợt sau.
- Ghi lý do thay đổi và người chấp thuận.
- Chốt ngày hiệu lực cùng lô hoặc vị trí chịu ảnh hưởng.
- Giữ bản cũ cho những phần đã chọn hoặc đã nhận.
- Tạo mã ngoại lệ riêng nếu quyết định chỉ áp dụng cho một vị trí.
- Cập nhật bảng nối trước khi phát hành danh sách giao mới.
Nghiệm thu xác nhận chuỗi tham chiếu, không chỉ xác nhận tên cây
Tại nghiệm thu, người nhận kiểm ba mối nối trước khi kết luận về mẫu: dòng đơn hàng, mã lô và phiên bản mẫu. Biên bản ghi số lượng thực nhận, vị trí, trạng thái đối chiếu và sai lệch nếu có; ảnh kèm theo cần nhìn thấy mã cây hoặc mã nhóm. Trạng thái có thể là phù hợp mẫu, chờ xác nhận hoặc được chấp thuận theo một quyết định ngoại lệ. Ghi rõ như vậy giúp bộ phận hồ sơ không phải suy ngược từ tên tệp ảnh hay một cuộc trao đổi miệng.
Hồ sơ thanh toán giữ đường dẫn; hóa đơn theo quy định áp dụng
Hồ sơ thanh toán nội bộ cần giữ đường dẫn từ phần đã nghiệm thu về đơn hàng và quyết định duyệt mẫu, nhưng hóa đơn không nhất thiết phải mang toàn bộ mã kỹ thuật. Việc lập hóa đơn và xử lý thuế tuân theo quy định áp dụng, do bộ phận thuế hoặc kế toán có trách nhiệm xác nhận; nội dung này không phải tư vấn thuế hay pháp lý. Nếu biểu mẫu thương mại chỉ có tên hàng rút gọn, bộ hồ sơ đối chiếu dùng số đơn hàng và biên bản để nối về bảng mã mẫu.
Dữ liệu vận hành công viên đi theo đợt giao
Với công viên đang khai thác, mã mẫu không nên gánh luôn dữ liệu vận hành. Mã vị trí, đợt giao, khung giờ, vùng cô lập và khoảng trống trong lịch sự kiện được ghi ở phiếu giao hoặc biên nhận hiện trường rồi nối về cùng dòng đơn hàng. Cách tách này cho phép một mẫu dùng cho nhiều vị trí mà vẫn biết cây nào được bàn giao ở đâu, khi nào và dưới điều kiện tiếp cận nào. Khi lịch thay đổi, chỉ cập nhật đợt giao, không tạo một phiên bản mẫu mới nếu tiêu chí mẫu không đổi.
Nếu SADECX tham gia phần nguồn cây hoặc giao nhận, SADECX có thể ghi mã mẫu đã được hai bên xác nhận vào danh mục lô, ảnh kiểm và biên nhận thuộc phạm vi đơn hàng. Bên mua cần cung cấp bảng nối hoặc xác nhận cách nối, chỉ định người duyệt phiên bản và quyết định ngoại lệ. Việc thiết kế mã kế toán, phê duyệt thanh toán, thời điểm lập hóa đơn, cô lập khu vực công cộng và điều phối lịch sự kiện thuộc đầu mối có thẩm quyền của bên mua, trừ phần cụ thể đã được giao cho SADECX bằng báo giá hoặc thỏa thuận.