Một hạng mục cây cần giữ cùng ý nghĩa từ BOQ tới đơn hàng, thực giao, nghiệm thu và bộ hồ sơ thanh toán. Cách làm là thống nhất mã hạng mục, trường quy cách và đơn vị tính; nếu hệ thống buộc dùng mã khác, các bên cần một bảng đối chiếu được phê duyệt và ghi rõ phiên bản.
Một mã hạng mục phải giữ nguyên nghĩa qua mọi bộ hồ sơ
Một hạng mục cây chỉ được coi là nhất quán khi đội mua hàng, đội giao nhận, người nghiệm thu và bộ phận đối soát đều nhận ra cùng một đối tượng trên BOQ, đơn hàng, biên bản giao nhận, biên bản nghiệm thu và hồ sơ thanh toán. Tên gọi có thể phải rút gọn ở một hệ thống, nhưng mã hạng mục, đơn vị tính, trường quy cách và phạm vi công việc không được đổi nghĩa âm thầm. Nếu mỗi bộ phận tự đặt lại tên, sai lệch thường chỉ lộ ra lúc đối chiếu số lượng hoặc giải trình vì sao hồ sơ kỹ thuật và chứng từ thương mại nói khác nhau.
Trước khi phát hành đơn hàng, bên mua nên lập một danh mục quy cách dùng chung. Mỗi hạng mục có mã ổn định, tên cây dùng trong hồ sơ, đơn vị tính, các trường phải đo, điểm đo, khoảng chấp nhận, dạng bầu hoặc chậu, vị trí dự kiến và phần dịch vụ đi kèm nếu có. Trường nào không áp dụng cần ghi rõ, không để trống rồi để người sau tự hiểu. BOQ và các biểu mẫu khác lấy lại đúng những trường cần cho mục đích của mình từ danh mục này.
| Trường | Nội dung cần khóa | Nơi dùng lại |
|---|---|---|
| Mã hạng mục | Mã ổn định và phiên bản | BOQ, đơn hàng, giao nhận, nghiệm thu |
| Quy cách | Trường đo, điểm đo và khoảng chấp nhận | Danh mục lô và phiếu nghiệm thu |
| Đơn vị | Đơn vị đếm hoặc phạm vi công việc | Số lượng đặt, thực giao và xác nhận |
| Phạm vi | Hàng hóa, vận chuyển, bốc dỡ hoặc trồng | Báo giá, đơn hàng và biên bản |
| Vị trí | Mã khu vực và đợt giao | Sơ đồ, ảnh và biên nhận hiện trường |
Đừng dùng một đơn vị để che nhiều phạm vi khác nhau
Đơn vị tính là chỗ dễ tạo ra chênh lệch nhất. Cây là đơn vị đếm, trong khi chuyến xe, ca làm, vị trí trồng hoặc hạng mục chăm sóc mô tả phạm vi khác. Không nên dùng một hạng mục cây để gộp luôn vận chuyển hay trồng nếu nghiệm thu các phần đó theo mốc khác. Khi đơn hàng dùng đơn vị khác BOQ vì giới hạn hệ thống, bảng đối chiếu phải nêu quan hệ giữa hai đơn vị và cách kiểm số lượng; không tự quy đổi sau ngày giao.
Khi các hệ thống dùng mã khác nhau, cần một bảng đối chiếu được duyệt
Nếu các phần mềm không dùng chung mã, cần một bảng đối chiếu có người phê duyệt. Bảng này chỉ ra mã BOQ tương ứng với hạng mục nào trong đơn hàng, mục nào trong biên bản nghiệm thu và tham chiếu nào đi vào bộ chứng từ. Một hạng mục có thể được tách thành nhiều phần thực hiện, nhưng phải giữ quan hệ giữa phần gốc và các phần tách ra để không cộng trùng. Ngược lại, nhiều hạng mục kỹ thuật chỉ được gom trên hồ sơ thương mại khi bộ phận có trách nhiệm xác nhận cách thể hiện và hồ sơ vẫn truy được về phần đã nghiệm thu.
- Ghi mã nguồn và mã đích của từng hạng mục.
- Nêu rõ trường hợp một hạng mục được tách thành nhiều phần thực hiện.
- Kiểm cách cộng số lượng để không thiếu hoặc trùng.
- Gắn người duyệt và ngày bảng đối chiếu có hiệu lực.
- Ghi phiên bản bảng đối chiếu dùng cho từng đợt giao.
Đổi quy cách phải tạo phiên bản, không sửa đè
Mọi thay đổi quy cách cần tạo phiên bản mới thay vì sửa đè nội dung cũ. Phiên bản phải ghi trường thay đổi, lý do, người duyệt, ngày có hiệu lực và lô hoặc vị trí chịu ảnh hưởng. Cây đã giao theo phiên bản trước vẫn được đối chiếu bằng hồ sơ đã áp dụng tại thời điểm nhận; không dùng phiên bản mới để làm cho sai lệch cũ biến mất. Khi một hạng mục bị thay thế, danh mục kiểm soát phải chỉ ra tài liệu nào còn hiệu lực.
Mã vị trí và lịch sự kiện nằm ở biên nhận, không biến thành tên hàng
Đối với công viên đang khai thác, mã hạng mục còn cần nối với mã vị trí và khung giờ thực hiện. Cùng một quy cách nhưng giao cho hai khu vực có lịch sự kiện hoặc phương án cô lập khu vực công cộng khác nhau có thể tạo hai biên nhận hiện trường riêng. Sơ đồ vị trí, giờ bàn giao và người xác nhận nên đi cùng mã đợt giao, để bộ phận hồ sơ biết phần nào đã được thực hiện mà không biến thông tin vận hành thành một tên hàng mới.
| Nhóm thông tin | Ví dụ | Cách nối |
|---|---|---|
| Hạng mục cây | Mã, tên, quy cách, đơn vị | Lấy mã, tên, quy cách và đơn vị từ danh mục dùng chung. |
| Lô giao | Mã lô, số lượng, phiên bản | Gắn với dòng cây đã đặt |
| Vận hành công viên | Vị trí, ca giao, khu vực cô lập, lịch sự kiện | Gắn với mã đợt và biên nhận |
| Hồ sơ nội bộ | Nghiệm thu, đối chiếu, thanh toán | Dẫn mã đơn hàng và biên bản áp dụng |
Đồng bộ hồ sơ không phải là tư vấn thời điểm lập hóa đơn
Hóa đơn và xử lý thuế phải tuân theo quy định áp dụng và do bộ phận thuế hoặc kế toán có trách nhiệm xác nhận. Bảng đối chiếu hồ sơ dùng để nối giao dịch với đơn hàng và phần đã nghiệm thu, không tự quyết định cách lập hóa đơn. Không nên buộc hóa đơn mang mọi thông số kỹ thuật hoặc mã vị trí nếu quy trình chứng từ không yêu cầu; hồ sơ thanh toán có thể dẫn về đơn hàng và biên bản liên quan bằng mã tham chiếu.
Phạm vi SADECX có thể đối chiếu
Khi SADECX báo giá nguồn cây, giao nhận hoặc công việc đi kèm, SADECX có thể dùng mã hạng mục và bảng quy cách do hai bên xác nhận để lập danh mục, ảnh lô và biên nhận trong phạm vi đơn hàng. Bên mua cần quyết định cấu trúc BOQ, đơn vị nội bộ, mã kế toán, quyền duyệt thay đổi và cách cô lập khu vực công cộng theo lịch vận hành. Việc lập hóa đơn, hạch toán và phê duyệt thanh toán thuộc bộ phận có thẩm quyền của các bên theo thỏa thuận và quy định áp dụng.
Cách tách hồ sơ nghiệm thu và hồ sơ thương mại từ yêu cầu mua hàng