Khi một danh mục cây phải gom từ nhiều nơi, yêu cầu giao nhận không thể chỉ ghi tổng số lượng theo tên cây. Bên mua cần thống nhất cách đo và tiêu chí nhận chung, đồng thời ghi rõ nguồn, lô, chuyến xe và vị trí sử dụng để tránh trộn lẫn hoặc mất dấu khi có sai lệch.
Việc đầu tiên không phải là xếp lịch xe mà là tạo một danh mục chung, trong đó mỗi nhóm quy cách có mã riêng. Mỗi nhóm cần chỉ ra tên đang dùng trong hồ sơ, khoảng quy cách, cách đo, số lượng dự kiến và vị trí sử dụng. Sau đó mới tách số lượng theo từng nguồn và từng lô. Nếu mỗi nơi gửi một bảng theo cách gọi riêng, đội gom hàng sẽ không biết hai nhóm cùng tên có thực sự cùng tiêu chí hay không.
| Lớp nhận biết | Dùng để trả lời | Không nên thay bằng |
|---|---|---|
| Mã quy cách | Cây này được kiểm theo tiêu chí nào? | Tên gọi miệng hoặc ảnh không có chú thích |
| Mã nguồn | Cây được chuẩn bị và kiểm ở đâu? | Một tên chung cho toàn bộ nhà cung cấp |
| Mã lô | Nhóm cây nào đi cùng lần kiểm và chuyến gom? | Chỉ ghi tổng số của cả đơn hàng |
Một tiêu chí chung, nhưng không xóa khác biệt giữa các nguồn
Tên cây, chiều cao hay cách gọi loại đẹp không đủ để gộp các lô. Bên mua cần xác định thuộc tính hoặc thông số nào phải thống nhất trên toàn bộ đơn hàng, đồng thời nêu thông số nào được phép dao động trong khoảng đã duyệt. Mẫu đối chiếu bằng cây thật hoặc ảnh giúp thống nhất cách nhìn, nhưng phải ghi ngày, nguồn và mục đích sử dụng của mẫu. Một mẫu từ nguồn này không mặc nhiên đại diện cho cây ở nguồn khác.
Yêu cầu giao nhận nên kèm bảng phân bổ ghi mã nguồn, mã lô, mã quy cách và số lượng. Mã nguồn cho biết nơi chuẩn bị cây; mã lô giúp nhận diện cây qua khâu kiểm, gom, vận chuyển và giao. Nếu một nguồn chia cây thành hai thời điểm khác nhau, hai nhóm đó cũng nên được tách để có thể kiểm lại tình trạng và biên nhận của từng lần.
Điểm gom là nơi kiểm lại, không phải nơi xóa nhãn lô
- Bố trí khu vực chờ riêng cho lô chưa kiểm và lô đã chấp nhận.
- Đối chiếu số lượng theo biên nhận của từng nguồn trước khi ghép chuyến.
- Giữ mã lô trên cây hoặc trên đơn vị đóng nhóm trong suốt quá trình thao tác.
- Chụp sai lệch trước khi quyết định giữ, đổi hoặc trả cây.
- Cập nhật danh sách trên xe sau lần xếp cuối cùng.
Điểm gom chỉ hữu ích khi có đủ chỗ tách lô trước khi xếp lại. Cây tới điểm gom cần được kiểm theo danh mục của nguồn gửi, gắn lại dấu nhận biết nếu nhãn có nguy cơ rời và đặt ở khu vực không làm lẫn với lô đã kiểm. Nếu phát hiện thiếu hoặc lệch quy cách, quyết định giữ, đổi hay trả phải được ghi trước khi cây được đưa lên chuyến chung.
Chuyến xe chung vẫn cần danh sách theo từng lô
Khi xếp một chuyến có cây từ nhiều nguồn, danh sách trên xe phải thể hiện được mỗi cây hoặc mỗi nhóm cây thuộc lô nào và sẽ đi tới vị trí nào. Cách đánh dấu phải chịu được quá trình bốc dỡ nhưng không làm tổn hại cây. Nếu phải tháo dấu nhận biết vì lý do thao tác, biên nhận tại chặng đó cần ghi cách nhận diện lại mã lô ban đầu.
Nguồn dự phòng không nên được dùng như một quyền thay thế tự động. Yêu cầu giao nhận cần nêu tình huống nào được đề xuất đổi nguồn, ai kiểm lại mẫu và quy cách, ai duyệt, và lịch giao bị ảnh hưởng ra sao. Nếu thay một phần lô, bảng phân bổ vị trí cũng phải cập nhật; nếu không, đội nghiệm thu có thể dùng hồ sơ cũ để kiểm một nhóm cây đã thay đổi.
Biên bản giao phải xác định được nhóm cây có sai lệch
Tại điểm giao, nên tách xác nhận số lượng, quy cách quan sát được, tình trạng cây và mã lô. Một biên bản tổng cho cả chuyến vẫn cần phụ lục theo mã lô nếu chuyến có nhiều nguồn. Khi có sai lệch, phụ lục này giúp truy lại đúng nhóm bị ảnh hưởng mà không quy toàn bộ vấn đề cho mọi cây cùng tên trong đơn hàng.
Ranh giới điều phối cần ghi theo từng nguồn
Nếu SADECX được yêu cầu tham gia phần nguồn cây hoặc điều phối giao nhận, phạm vi cần ghi rõ nguồn nào do SADECX đối chiếu, điểm nào là điểm gom, ai phê duyệt mẫu và bên nào quản lý cây trong thời gian chờ. Khả năng cung cấp, lịch gom, phương án thay lô và trách nhiệm sau giao chỉ có hiệu lực theo báo giá hoặc xác nhận cho đơn hàng cụ thể.