Với đơn một chủng loại cây thân gỗ cỡ nhỏ, tên cây giống nhau không có nghĩa các lô có thể dùng thay nhau. Người mua cần xác minh lô đang được đề xuất ở đúng thời điểm, ghi riêng cấp thân, điểm phân cành, cấu trúc tán và gói rễ theo yêu cầu đã chốt. Nguồn chính được chọn cho phần đã kiểm; nguồn dự phòng chỉ được giữ như một phương án có điều kiện và phải được kiểm lại trước khi dùng. Danh sách có tên một nhà vườn không phải là bằng chứng về tồn cây hay khả năng giao.
Đơn chỉ có một tên cây thường tạo cảm giác rằng chọn nguồn nào cũng giống nhau. Thực tế, hai lô cây thân gỗ cỡ nhỏ có thể khác rõ ở cấp thân, vị trí phân cành, độ cân của tán và cách giữ bầu hoặc gói rễ. Vì vậy, bên mua không chọn nguồn chính dựa trên tên cơ sở hay ảnh cũ. Quyết định phải bám vào đúng lô đang được đề xuất, người đã kiểm và thời điểm kiểm.
Bốn đặc tính phải được tách khỏi tên cây
Người phụ trách mua hàng mô tả cấp thân bằng cách phân nhóm đã thống nhất trong đơn, không chỉ ghi một khoảng rộng. Điểm phân cành cần được hiểu theo vị trí hoặc cấu trúc mà bên mua có thể quan sát và so sánh. Tán được mô tả theo yêu cầu hình thức đã chốt, còn gói rễ hoặc bầu cây được ghi bằng kích thước và tình trạng có thể kiểm tại thời điểm xem lô. Những mô tả này phục vụ giao dịch cụ thể, không phải tiêu chuẩn chung cho mọi dự án.
Người kiểm ghi kết quả cho cây hoặc nhóm cây đã thấy và gắn kết quả với mã lô. Nếu một lô được chia thành hai cấp thân, mỗi phần có dấu nhận diện riêng. Nếu ảnh chỉ cho thấy tán mà không thấy mã hoặc gói rễ, kết luận cũng chỉ giới hạn ở phần quan sát được. Người lập hồ sơ không chuyển nhận xét của một nhóm sang toàn lô để làm hồ sơ trông đầy đủ.
- Tên và đầu mối của nguồn được ghi để biết ai cung cấp thông tin, không dùng thay kết quả kiểm lô.
- Mã lô hoặc mã nhóm phải xuất hiện trên ảnh, phiếu kiểm và danh sách cây được đề xuất.
- Người kiểm nêu rõ phần đã quan sát, phần chưa thể kiểm và thời điểm thực hiện.
- Thông tin do đầu mối cung cấp được ghi đúng là thông tin từ đầu mối cho tới khi có người kiểm xác nhận.
Chỉ chọn nguồn chính cho phần đã kiểm
Nguồn chính chỉ được chọn khi người có thẩm quyền của bên mua nhìn thấy lô nào được đề xuất, bốn nhóm đặc tính đã được kiểm đến đâu và phần đơn nào sẽ lấy từ lô đó. Quyết định chỉ áp dụng cho phần lô đã kiểm. Nếu một số cây chưa có dấu nhận diện hoặc một nhóm quy cách chưa được xem, người duyệt có thể giới hạn quyết định ở phần đã rõ thay vì gọi chung cả nguồn là đã đạt.
Lý do chọn cần nêu những gì có thể kiểm lại: lô nào, nhóm nào phù hợp với yêu cầu nào, căn cứ được tạo lúc nào và còn điều kiện gì. Những nhận xét như quen, uy tín hoặc từng giao trước đây không mô tả được lô hiện tại. Một lần mua thành công cũng không chứng minh nguồn đang có sẵn cây cho lần này.
Nguồn dự phòng phải có điều kiện kích hoạt
Nguồn dự phòng chỉ được ghi nhận, chưa được bên mua chấp thuận khi chưa có lý do thay nguồn chính. Bên mua nên nêu trước trường hợp cần xem xét nguồn này, chẳng hạn lô chính đổi mã, nhóm cây được dành cho đơn không còn đủ căn cứ, lịch kiểm lại không thực hiện được hoặc một cấp cây bị tách khỏi lô. Điều kiện phải gắn với phần đơn bị ảnh hưởng, không phải câu chung chung “khi cần”.
Khi điều kiện xảy ra, người phụ trách không đưa ngay cây từ nguồn dự phòng vào danh sách nhận. Họ xác minh lại lô tại thời điểm đó, dùng cùng cách ghi cấp thân, phân cành, tán và gói rễ; sau đó trình ảnh hưởng của việc đổi nguồn cho người có quyền quyết định. Nếu chỉ một nhóm cần thay, quyết định nêu đúng nhóm ấy. Người phụ trách giữ nguyên mã và kết quả trước đó cho phần vẫn dùng nguồn chính.
| Nội dung | Nguồn chính | Nguồn dự phòng |
|---|---|---|
| Lô được nói tới | Mã cụ thể cho phần đã chọn | Mã lô dự phòng cần được kiểm lại |
| Tình trạng | Đã đủ căn cứ trong phạm vi nêu rõ | Đang chờ điều kiện và lần xác minh mới |
| Lý do | Đặc tính nào phù hợp với yêu cầu | Vì sao được giữ làm phương án thay thế |
| Người và thời gian | Người kiểm, người duyệt, dấu thời gian | Đầu mối, lần cập nhật gần nhất |
Ghi rõ lô đã chọn và nguồn mới được đề xuất
Bản bàn giao cho người điều phối phải phân biệt rõ lô đã chọn và lô mới được đề xuất. Nếu thông tin của nguồn dự phòng đã cũ, người lập ghi ngày cập nhật và việc cần hỏi lại; họ không ghi rằng nguồn “sẵn sàng” nếu chưa có căn cứ cho nhận định đó. Nếu đầu mối cho biết có thể chuẩn bị cây, người lập ghi tên người cung cấp thông tin và thời điểm trao đổi; bên mua vẫn phải kiểm lô trước khi dùng thông tin này để đổi nguồn.
Sau khi xác minh, bảng lựa chọn cần ghi rõ nguồn chính dùng cho nhóm nào, lô nào đã được kiểm, nguồn dự phòng nào đang được xem xét, trường hợp nào phải cân nhắc thay nguồn và ai sẽ kiểm lại. Nhờ đó, bên mua vẫn có phương án thay thế cho đơn một chủng loại mà không mất khả năng nhận diện lô hoặc biến thông tin chưa kiểm thành cam kết.