Với đơn một chủng loại thuộc nhóm cau và dừa cảnh, nguồn chính là nơi có lô đã được xác minh cho yêu cầu hiện tại; nguồn dự phòng là một lựa chọn có điều kiện, không phải lời hẹn chung. Hai nguồn phải được ghi bằng mã lô, người kiểm và dấu thời gian riêng. Việc so sánh tập trung vào tình trạng ngọn, thân, bẹ lá, bầu cây và dải quy cách đã chốt. Bên mua quyết định kích hoạt nguồn thay khi sự kiện đã định trước thực sự xảy ra.
Nguồn chính cho một đơn cau hoặc dừa cảnh không phải tên một vườn quen, mà là lô cây hiện tại đã được đối chiếu với yêu cầu mua. Nguồn dự phòng cũng không thể chỉ là số điện thoại của một đầu mối “có thể tìm được”. Bên mua cần nhìn thấy hai phương án ở cùng thời điểm, giữ mã lô và nguồn trong từng kết quả, nhưng đặt chúng ở hai trạng thái khác nhau: một lô được dự kiến dùng và một lô chỉ được xem xét khi điều kiện kích hoạt xảy ra.
Bắt đầu bằng đúng một dòng yêu cầu mua
Đơn một chủng loại vẫn cần ghi rõ tên đã xác nhận, cách đo chiều cao, dải thân, yêu cầu về ngọn, bẹ lá và quy cách bầu cây. Số lượng dự kiến phải đi cùng thời điểm cần dùng và cách tiếp cận lô để kiểm. Nếu những đầu vào này còn đổi, việc hỏi nhiều nguồn chỉ tạo ra nhiều câu trả lời không cùng căn cứ. Người phụ trách nên phát hành cùng một phiên bản yêu cầu cho cả nguồn chính lẫn nguồn thay.
Với nhóm cau và dừa cảnh, người kiểm không gói tình trạng thành một chữ “đẹp” hoặc “đạt”. Họ ghi riêng ngọn có nguyên vẹn và đúng trạng thái quan sát hay không, thân có dấu hiệu cần lưu ý nào, bẹ lá đang ôm hay đã xử lý ra sao, bầu cây có đúng quy cách đã chốt và có giữ được hình dạng khi chuẩn bị di chuyển hay không. Mỗi nhận xét gắn với mã lô, vị trí và thời gian kiểm.
| Nội dung | Nguồn chính | Nguồn dự phòng |
|---|---|---|
| Nhận diện | Nguồn, mã lô, khu giữ | Nguồn, mã lô đề xuất, khu có thể kiểm |
| Phần đã xem | Số cây và dải ghi nhận | Số cây và dải ghi nhận riêng |
| Tình trạng | Ngọn, thân, bẹ lá, bầu cây | Cùng trường quan sát trên lô dự phòng |
| Quyết định | Dự kiến sử dụng | Chờ điều kiện kích hoạt và người duyệt |
Khả năng đáp ứng hiện tại phải nối với lô có thể xem
Người điều phối hỏi từng nguồn về đúng phần cây có thể đưa ra kiểm tại thời điểm ghi nhận, không hỏi bằng một con số chung. Câu trả lời nên cho biết mã lô, số cây có thể tiếp cận, thời điểm người kiểm có thể tới và khoảng thời gian lô được giữ theo thỏa thuận. Đây là ảnh chụp tình trạng tại một thời điểm, không phải cam kết rằng lựa chọn ấy sẽ còn nguyên nếu quyết định bị kéo dài.
Nguồn dự phòng được kiểm đủ sớm để giữ quyền lựa chọn cho bên mua. Người kiểm dùng cùng cách đo và cùng trường tình trạng như ở nguồn chính, nhưng lập biên bản riêng. Kết quả tốt của lô chính không được chép sang lô thay; sai khác ở lô thay cũng không làm lô chính mất giá trị. Hai bộ kết quả chỉ gặp nhau ở bước so sánh và quyết định.
Điều kiện kích hoạt phải là một sự kiện có thể kiểm tra
Điều kiện chuyển nguồn có thể là lô chính không còn đủ số cây đã xác minh tại mốc chốt, một phần lô thay đổi so với lần kiểm, hoặc việc bàn giao phần đã dành không thể thực hiện theo lịch đã thống nhất. Người phụ trách ghi sự kiện, thời điểm và số cây chịu tác động. Xe thuận đường hoặc một lời đề nghị miệng không tự biến nguồn dự phòng thành nguồn chính.
- Người kiểm xác nhận lại đúng mã lô được đề nghị kích hoạt.
- Người có quyền của bên mua chọn giữ nguồn chính, thay một phần hoặc chuyển toàn bộ.
- Người điều phối cập nhật số cây và lịch lấy nhưng không sửa mất lịch sử lựa chọn.
- Người nhận được báo trước nếu một chuyến gồm cây từ hai nguồn.
Khi chỉ thay một phần, ranh giới số lượng phải rõ
Nếu nguồn chính thiếu một phần, bên mua có thể chỉ chuyển đúng phần thiếu sang lô dự phòng. Danh sách bốc ghi số từ mỗi nguồn, mã lô và cách nhận diện trên xe. Tại điểm tập kết, nhân sự giữ hai phần tách biệt cho tới khi đối chiếu xong. Việc ghép vào cùng chuyến không làm hai lô trở thành một, nhất là khi hình thái thân hoặc cách xử lý bẹ lá có khác biệt quan sát được.
Biên nhận giữ nguyên nguồn của từng phần cây
Trước khi giao, người phụ trách đối chiếu thẻ cây với bảng nguồn chính-dự phòng và quyết định gần nhất. Biên nhận nêu số thực nhận theo từng mã lô, không chỉ ghi tổng của một chủng loại. Nếu người nhận thấy sai khác, họ chỉ đúng nhóm liên quan và trạng thái xử lý. Nhờ vậy, bên mua không phải suy đoán một cây đến từ phương án ban đầu hay phương án thay.
Sau chuyến giao, người điều phối khép phần đã nhận và ghi phần còn chờ ở từng nguồn. Nguồn dự phòng không mặc nhiên tiếp tục cho đợt sau; nếu nhu cầu mới phát sinh, lô và thời điểm phải được xác minh lại. Cách làm này giữ cho quyết định mua bám vào cây có thể nhận diện, thay vì dựa vào uy tín chung hoặc ký ức từ một lần giao trước.