Xe đến tuyến, cây được hạ xuống và cây được chuyển tiếp vào vị trí là ba dịch vụ có thể khác phạm vi, người thực hiện và người nhận. Hồ sơ thanh toán chỉ đủ căn cứ khi từng khoản phản ánh đúng công việc đã làm, không dùng một biên nhận cuối để suy toàn bộ các chặng trước.
Một chuyến cây đến tuyến đường nội bộ có thể gồm vận chuyển tới điểm dỡ, nâng hạ khỏi xe và trung chuyển tới điểm bàn giao tiếp theo. Ba phần việc có thể được báo giá trọn gói hoặc tách riêng, nhưng hồ sơ vẫn phải cho biết phần nào đã làm, ai thực hiện, ai nhận và biên nhận nào xác nhận. Không ghi nhận đủ ba dịch vụ khi chỉ một chặng có bằng chứng. Ngược lại, một thao tác đã nằm trong phạm vi trọn gói không trở thành khoản phát sinh chỉ vì có thêm phiếu hiện trường.
Vẽ lại đường đi bằng mốc giao, không bằng tên khoản tiền
Việc đối soát nên bắt đầu từ danh sách cây thực giao, rồi đối chiếu từng cây với phiếu xe, điểm dỡ, lần nâng khỏi xe, điểm chuyển và nơi bên nhận tiếp quản. Mỗi mốc dùng cùng mã cây hoặc mã lô nhưng có thời gian và người xác nhận riêng. Phiếu xe chứng minh xe và hàng đến điểm ghi trên phiếu; ảnh cẩu chỉ cho thấy một thao tác tại thời điểm chụp; biên nhận chuyển tiếp cho biết cây đã sang chặng kế. Không một tài liệu nào tự chứng minh toàn bộ vòng giao nếu không xác định được cây thực và ranh giới của từng bên.
| Phần việc | Mốc kết thúc cần xác định | Dấu vết phù hợp |
|---|---|---|
| Vận chuyển | Xe tới điểm giao đã thỏa thuận | Danh sách cây, phiếu xe, giờ đến và người nhận |
| Nâng hạ | Cây rời phương tiện và được đặt tại điểm xác định | Nhật ký thiết bị, vị trí đặt, tình trạng và người tiếp quản |
| Trung chuyển | Cây qua chặng nội bộ tới điểm nhận tiếp | Biên nhận chặng, mã cây, thời gian và người nhận mới |
Trên tuyến nội bộ, điểm giao có thể nằm ngoài cổng, ở bãi chuyển hoặc gần vị trí trồng. Cùng một mức giá xe nhưng điểm kết thúc khác nhau sẽ kéo theo phạm vi khác nhau. Nếu đơn hàng ghi giao ở bãi chuyển, đoạn từ bãi vào trong không thể mặc nhiên tính cho bên vận chuyển ban đầu. Nếu hợp đồng giao tới vị trí trồng, vẫn cần thấy chặng sau điểm dỡ đã được thực hiện ra sao. Tranh luận về tên dịch vụ thường bớt đi khi các bên thống nhất mốc bắt đầu, mốc kết thúc và cây thực của từng phần.
Khi nào giữ giá trọn gói, khi nào tách khoản
Khi một bên thực hiện trọn chuỗi và đơn hàng đã định giá trọn gói, đề nghị thanh toán có thể giữ một khoản nếu các biên nhận chứng minh đủ phạm vi. Khi các dịch vụ do nhiều bên thực hiện, hoặc có một chặng phát sinh ngoài thỏa thuận ban đầu, từng khoản cần được nêu riêng để tránh trả trùng và xác định đúng bên cung cấp. Cách trình bày phải theo hợp đồng, đơn hàng, thay đổi đã được duyệt và dịch vụ thực tế; nhiều biên nhận không tự làm phát sinh nhiều khoản tiền.
Một thiết bị nâng hạ có thể phục vụ nhiều lô trong cùng ca. Nhật ký phải cho thấy cây nào được hạ, tại đâu và lần nào thuộc phạm vi đang đối soát. Không phân bổ toàn bộ chi phí cho lô đầu tiên chỉ vì ảnh của lô đó rõ nhất; cũng không chia đều theo số cây khi thỏa thuận dùng cách tính khác. Nếu giá theo ca hoặc lần huy động, bộ phận thương mại đối chiếu điều kiện tính và phần việc đã được yêu cầu. Người hiện trường xác nhận thao tác thực, không tự đặt lại đơn giá hay cơ sở thuế.
Trung chuyển là chỗ dễ mất dấu nhất. Cây có thể đổi xe, đổi người giữ hoặc tạm ở điểm tập kết trước khi đi tiếp. Biên nhận từng chặng ghi mã cây, số lượng thực, tình trạng quan sát, thời điểm và đầu mối tiếp quản. Nếu nhãn bị thay, cần bảng ghi mã cũ và mã mới; không dựa vào số tổng để khẳng định đúng lô. Một cây đến điểm tập kết nhưng chưa đi tiếp chỉ đủ chứng minh chặng đã kết thúc ở đó. Phần sau phải ghi đúng là chưa thực hiện hoặc chưa có biên nhận, tùy thực tế; không được xác nhận như cây đã giao tới hố.
Giữ vận hành tuyến ở đúng phần việc
Trong lúc xe và thiết bị hoạt động, giao thông nội bộ vẫn phải được duy trì theo phương án được ban quản lý chấp thuận. Điểm đặt thiết bị và đường trung chuyển phải đối chiếu giao cắt hạ tầng kỹ thuật trước khi triển khai. Nhật ký mở và trả tuyến chứng minh phạm vi sử dụng mặt bằng, nhưng không thay phiếu nhận cây. Nếu phát sinh đổi đường đi hoặc điểm dỡ do điều kiện hiện trường, đội vận hành ghi sự kiện và xin xác nhận phạm vi mới. Một con đường phải vòng thêm không tự tạo quyền tính chi phí mới nếu hợp đồng hoặc phê duyệt chưa xác định.
Đối với mỗi cây hoặc lô, hồ sơ cần nêu dịch vụ, điểm bắt đầu và kết thúc, biên nhận thực hiện, điều khoản giá cùng người chấp thuận. Tờ tổng hợp chỉ giúp rà soát, không thay chứng từ gốc. Cây chưa rõ người nhận cần bổ sung xác nhận tại mốc giao; khoản có hóa đơn hoặc đề nghị thanh toán nhưng chưa xác định được phần việc tương ứng phải được tách ra để làm rõ. Biên bản nghiệm thu cây sau trồng có thể xác nhận kết quả tại hố, nhưng không chứng minh riêng xe đã chạy hoặc thiết bị đã nâng trong một chặng trước đó.
Xác nhận phần đủ căn cứ, tách riêng phần chưa rõ
Khi đối soát xong, bên có thẩm quyền xác nhận phần dịch vụ đủ căn cứ, phần cần bổ sung và phần nằm ngoài phạm vi được duyệt. Một cây có thể đã giao đủ nhưng khoản trung chuyển còn tranh luận; cũng có thể xe hoàn thành chặng còn cây đang chờ kiểm tại điểm nhận. Không ép hai việc đó thành một kết luận duy nhất. Thời điểm lập hóa đơn, cách ghi nhận và nghĩa vụ thuế được bộ phận phụ trách xem theo giao dịch và quy định áp dụng; bảng chặng chỉ cung cấp chứng cứ thực hiện. Cách tách này giữ thanh toán bám đúng việc đã làm mà không biến người ký biên nhận thành người quyết định mọi nghĩa vụ thương mại.