Đối chiếu khối lượng cây trên tuyến nội bộ cần tách ba sự kiện: cây đã được bàn giao, phần trồng đã thực hiện và kết quả nghiệm thu đã được ký. Mỗi sự kiện có người xác nhận và chứng cứ riêng, nên khối lượng được ghi nhận hoặc giữ lại cũng có thể khác nhau.
Một cây xuất hiện tại công trình có thể mang ba trạng thái khác nhau. Cây đã được giao tới mốc thỏa thuận chưa chắc đã được trồng; cây đã đặt vào hố chưa chắc toàn bộ phần việc đã hoàn tất; cây đã làm xong vẫn có thể chờ người có thẩm quyền kiểm. Vì vậy, đối chiếu khối lượng cung cấp và khối lượng trồng cây tại tuyến đường nội bộ phải bắt đầu từ sự kiện thực của từng cây, không từ một tỷ lệ tiến độ chung. Mỗi trạng thái có người xác nhận, dấu thời gian và chứng cứ riêng trước khi đi vào bước ghi nhận hoặc thanh toán theo hợp đồng.
Với mỗi cây, ba mốc giao-trồng-nghiệm thu cần được ghi riêng. Ngày giao cho biết cây đã tới đâu và ai nhận; ngày trồng cho biết công việc tại hố đã thực hiện tới bước nào; ngày nghiệm thu cho biết người có thẩm quyền đã kiểm và kết luận phạm vi nào. Ba ngày không nhất thiết trùng nhau. Việc giữ đúng từng mốc giúp bên mua hiểu vì sao cây đã có tại tuyến nhưng phần trồng hoặc kết quả nghiệm thu vẫn còn chờ. Nếu hợp đồng dùng đơn vị khác nhau cho cây và công việc trồng, cách quy đổi phải được thống nhất trước khi xác nhận khối lượng.
Khóa đơn vị và mốc kết thúc của từng phần việc
Phần cung cấp cần một mốc kết thúc rõ: tại cổng, điểm dỡ, điểm tập kết hay vị trí trồng. Phiếu giao chỉ có ý nghĩa trong phạm vi mốc ấy. Nếu bên cung cấp dừng tại điểm tập kết, cây được vận chuyển tiếp bởi đội khác thì biên nhận tại điểm chuyển tách trách nhiệm hai chặng. Khối lượng cung cấp dựa trên cây thực đã được nhận ở mốc hợp đồng, không tự tăng vì cây sau đó được chuyển thêm. Ngược lại, việc cây chưa xuống hố không làm mất sự kiện giao đã hoàn thành nếu mốc và điều kiện bàn giao đã được đáp ứng.
Phần trồng cần mô tả công việc nào cấu thành một đơn vị hoàn thành theo thỏa thuận. Chỉ đặt cây vào hố có thể chưa đủ nếu còn công việc ổn định, hoàn trả, bảo vệ hoặc thu dọn thuộc phạm vi. Nhật ký ghi thao tác thực tế, người thực hiện và vị trí; không sao chép số cây trên phiếu giao thành số đã trồng. Nếu một hố bị giữ vì giao cắt hạ tầng kỹ thuật hoặc mặt bằng chưa bàn giao, cây liên quan được ghi ở trạng thái đã giao nhưng chưa trồng. Lý do phải dựa trên hiện trường, không biến thành kết luận trách nhiệm hoặc chi phí khi chưa đối chiếu hồ sơ.
| Sự kiện | Dấu vết phù hợp | Quyết định có thể đưa ra |
|---|---|---|
| Giao cây | Mã cây, điểm giao, biên nhận và thời gian | Ghi nhận phần cung cấp trong phạm vi đã nhận |
| Thực hiện trồng | Nhật ký vị trí, ảnh và phần việc thực tế | Xác định khối lượng đã làm hoặc còn dở |
| Nghiệm thu | Tiêu chí, kết quả, sai lệch và người ký | Chấp nhận, giữ lại hoặc yêu cầu xử lý phần đã kiểm |
Trạng thái của cây và trạng thái của con đường không phải lúc nào cũng trùng nhau. Một đoạn có thể đã mở lại cho giao thông nội bộ trong khi cây tại đó còn chờ nghiệm thu; ngược lại, cây có thể đã đạt nhưng rào quanh hố vẫn phải giữ. Biên nhận mặt bằng cần nói rõ đoạn nào đã trả, khu nào còn bảo vệ và ai tiếp quản. Ảnh hoặc sơ đồ gắn mã vị trí cho thấy cây, hố và phần đường liên quan tại thời điểm bàn giao. Xác nhận về mặt bằng không thay phiếu giao cây hay kết luận kỹ thuật, dù các chữ ký được thực hiện cùng ngày.
Vì sao giao đủ vẫn chưa thể ghi nhận đủ?
Cây giao cuối ca nhưng hố chưa mở mới hoàn thành phần cung cấp. Cây đã trồng nhưng một tiêu chí chưa quan sát được có thể được xác nhận là đã làm, còn kết quả nghiệm thu vẫn phải chờ. Khi một cây bị loại và được thay bằng cây khác, cùng một vị trí có hai cây ở hai thời điểm nhưng chỉ có một kết quả cuối cùng. Mỗi trường hợp cần ghi cây đang ở đâu, ai giữ, việc gì còn thiếu và quyết định nào đã được ban hành. Cây giao ở đợt sau không thể dùng để che phần chứng cứ còn thiếu của đợt trước.
- Giao đủ nhưng mới trồng một phần: phần còn lại có nơi giữ và người tiếp quản.
- Đã trồng nhưng công việc còn dở: ghi đúng bước chưa hoàn thành.
- Đã làm xong nhưng chờ kiểm: giữ nguyên ngày thực hiện và chờ ngày ký thực tế.
- Cây bị thay: tách mã cây cũ, cây mới và phần việc làm lại.
- Đổi vị trí: giữ quyết định đổi cùng sơ đồ trước và sau.
Chênh lệch số lượng phải được mô tả theo điều thực sự xảy ra. Thiếu cây tại điểm giao khác với cây đã nhận nhưng chuyển nhầm khu; cây đặt sai hố khác với cây đã trồng đúng chỗ nhưng chưa có kết quả nghiệm thu. Người đối soát không nên sửa số tổng cho khớp đơn hàng rồi để nguyên nhân trong một ghi chú chung. Mỗi trường hợp cần biên nhận, ảnh gắn mã vị trí hoặc nhật ký phù hợp, kèm người đang xử lý. Khi chứng cứ chưa đủ, kết luận là chờ xác minh, không mặc nhiên quy lỗi cho bên cung cấp, bên trồng hay người tiếp quản.
Khi nào phần việc có thể chuyển sang đối soát thanh toán?
Bộ phận phụ trách hợp đồng dùng phiếu giao, nhật ký trồng và kết quả nghiệm thu để xác định phần nào đủ điều kiện ghi nhận, phần nào cần giữ lại và phần nào phải điều chỉnh. Những tài liệu kỹ thuật không tự đặt đơn giá, thời điểm thanh toán hoặc nghĩa vụ thuế. Giá trị được xem theo đúng phần việc đã giao trong hợp đồng: cây, công tác trồng, vận chuyển hoặc hạng mục khác. Nếu một đơn giá trọn gói bao gồm nhiều phần, cách ghi nhận theo giai đoạn phải theo thỏa thuận đã ký; người hiện trường chỉ xác nhận cây và công việc đã thấy, không chia lại giá trị theo suy đoán.
Khi có cây thay thế, hồ sơ thương mại phải giữ được cây cũ đã giao, công việc từng làm ở hố, quyết định thay và phần việc của cây mới. Xóa sự kiện cũ sẽ dễ dẫn tới ghi nhận hai lần phần cung cấp hoặc bỏ sót công việc tháo, làm lại đã được duyệt. Nếu một việc phát sinh chưa được chấp thuận, nhật ký vẫn ghi điều đã xảy ra nhưng không mặc nhiên biến việc đó thành khoản được thanh toán. Thời điểm lập hóa đơn và việc xử lý thuế do bộ phận phụ trách xác định theo giao dịch cùng quy định áp dụng.
So cây đã giao với từng vị trí trước khi xác nhận khối lượng
Trước khi xác nhận khối lượng, người đối soát kiểm từng cây đã giao hiện ở điểm giữ nào, đã được trồng vào hố nào và có kết quả nghiệm thu hay chưa. Sau đó, từng vị trí trong phạm vi được so với cây thực, nhật ký, ảnh, người xác nhận và phần việc đề nghị ghi nhận. Cách làm này phát hiện cây có phiếu giao nhưng chưa rõ nơi đang giữ, hố có nhật ký nhưng thiếu dấu nhận diện cây, hoặc biên bản nghiệm thu chưa có căn cứ về phần trồng. Chênh lệch không được bù bằng số tổng; phần chưa rõ phải nêu người bổ sung và tài liệu còn thiếu.
Khi SADECX tham gia một giao dịch cụ thể, SADECX chỉ xác nhận phần cây hoặc công việc thuộc phạm vi được giao và bằng chứng do mình tạo hoặc cùng ký. Đội thi công, người nghiệm thu và ban quản lý tuyến xác nhận phần trách nhiệm tương ứng. Khi chuyển hồ sơ sang đối soát, bên mua cần có phiếu giao, ngày và vị trí trồng, ảnh có dấu thời gian, biên bản nghiệm thu cùng xác nhận mặt bằng. Từng chứng từ cho biết một sự kiện đã xảy ra đến đâu; không dùng một chữ ký để thay cho cả cung cấp, thi công và nghiệm thu.