Một chuyến cây đã vào khuôn viên chưa đồng nghĩa toàn bộ số cây đã được trồng, còn cây đã đứng tại vị trí cũng chưa chắc đã qua lần kiểm cần thiết. Khi cổng, giờ làm việc và đầu mối quản lý tài sản thuộc những bộ phận khác nhau, mỗi chữ ký phải được hiểu đúng phạm vi. Cách đối chiếu chắc chắn là đi từ biên nhận giao cây tới vị trí thi công và biên bản chấp nhận, rồi tách riêng phần cung cấp, phần trồng cùng phần còn phải xử lý.
Đối chiếu khối lượng tại khuôn viên cơ quan phải tách ba mốc rất dễ bị gộp nhầm: cây đã giao cho người nhận, cây đã được trồng tại vị trí và cây đã được người có thẩm quyền nghiệm thu. Xe qua cổng chỉ cho biết phương tiện đã vào; biên nhận tại điểm dỡ chỉ xác nhận phần cây được tiếp quản; biên bản thi công nói về phần việc ở hố. Không giấy nào tự thay cho giấy còn lại, và một con số tổng không nên được dùng cho cả ba việc.
Sự phân biệt này đặc biệt quan trọng khi giờ tiếp nhận cây khác giờ thi công. Cây có thể được giao cuối buổi, giữ tại khu vực đã cho phép rồi trồng vào ca sau. Ngược lại, đội trồng có thể hoàn thành một số vị trí nhưng người có thẩm quyền chưa thể kiểm trước khi cơ quan kết thúc giờ làm. Hồ sơ cần giữ đúng ngày, người nhận, khu vực và cây liên quan để bộ phận hợp đồng không suy ra phần đã hoàn tất chỉ qua chữ ký không đúng mục đích.
Biên nhận giao cây dừng ở đúng điểm người nhận tiếp quản
- Danh mục cây thực giao và dấu nhận biết còn quan sát được.
- Điểm dỡ hoặc nơi người nhận chịu trách nhiệm chăm giữ.
- Thời điểm giao cùng người giao, người nhận đúng vai trò.
- Tình trạng nhìn thấy và sai khác được ghi ngay tại chỗ.
- Phần chưa giao hoặc cây thay được nêu riêng, không cộng trước.
Bảo vệ cơ quan có thể ghi xe và người ra vào theo nhiệm vụ an ninh, nhưng chữ ký tại cổng không phải biên nhận cây nếu người ký không được giao việc đó. Ban quản lý tài sản có thể xác nhận khu vực tập kết và phần cần bảo vệ, song không mặc nhiên kết luận cây đúng quy cách. Người nhận cây xem danh mục cùng tình trạng có thể quan sát. Việc chỉ rõ từng vai trò giữ cho bằng chứng của chuyến giao không bị dùng quá phạm vi.
Phần trồng được tính theo cây và vị trí đã thực hiện
| Phần việc | Căn cứ chính | Điều chưa được suy ra |
|---|---|---|
| Cung cấp | Biên nhận cây tại điểm tiếp quản | Chưa chứng minh cây đã trồng |
| Trồng | Cây, vị trí và thao tác thực tế tại hố | Chưa thay kết luận nghiệm thu |
| Nghiệm thu | Lần kiểm và biên bản của người có thẩm quyền | Chưa tự quyết định thanh toán |
| Hoàn trả | Khu vực được thu dọn và bàn giao lại | Không thay xác nhận kỹ thuật cây |
Một vị trí chỉ được đưa vào phần đã trồng khi cây cụ thể đã được đặt tại đúng nơi và phần công việc thuộc phạm vi hợp đồng đã thực hiện. Nếu cây mới được kê cạnh hố, nếu hố còn chờ kiểm hoặc nếu đội mới làm phần chuẩn bị, biên bản ghi đúng phần đó. Ảnh nên nhận ra khu vực và cây nhưng không dùng ảnh của một vị trí đại diện cho nhiều vị trí khác. Người chỉ huy xác nhận việc đội mình làm; người kiểm kết luận trong thẩm quyền riêng.
Khuôn viên cơ quan thường phải duy trì cửa ra vào, lối làm việc và tài sản xung quanh. Vì vậy, hoàn thành thao tác trồng chưa chắc đồng nghĩa khu vực đã được bàn giao. Đất rời, vật liệu, rào tạm, thiết bị hoặc hố chưa xử lý cần được ghi và giao cho người tiếp quản. Phần hoàn trả có thể là một hạng mục riêng nếu thỏa thuận đã tách, nhưng không nên cộng vào phần trồng chỉ vì cùng xảy ra trong một ca.
Nghiệm thu theo vị trí, không theo số cây đã đưa vào cơ quan
Người nghiệm thu đối chiếu vị trí, cây, yêu cầu đã chấp thuận và phần việc có thể quan sát. Nếu một nội dung còn bị che hoặc cần kiểm sau, biên bản nói rõ phần chưa kết luận. Cây ở vị trí khác được xem riêng; không dùng tỷ lệ hoàn thành của toàn khu để chấp nhận một hố chưa kiểm. Sai khác được gắn với cây hoặc vị trí, người có quyền quyết định sửa, thay hoặc chấp nhận theo căn cứ hợp đồng.
Nếu một ngày có nhiều ca, mỗi ca ghi phần cây nhận, phần vị trí thực hiện và khu vực bàn giao của mình. Bản tổng hợp có thể cộng các số đã xác nhận nhưng không xóa ngày, điểm giao hay người ký gốc. Cách này giúp nhìn ra cây đã giao nhưng chưa trồng, cây đã trồng nhưng chờ kiểm và vị trí đã nghiệm thu. Nó cũng tránh việc một lần thay lịch của cơ quan bị hiểu thành thiếu cây hoặc một ca chưa có người kiểm bị hiểu thành đội trồng chưa làm.
Hồ sơ thương mại dựa trên phần việc đã được xác nhận
Đơn hàng hoặc hợp đồng cho biết phần cung cấp và phần trồng được thỏa thuận tách hay gộp, điều kiện nào cần có trước khi đề nghị thanh toán và ai được ký. Người hiện trường không tự đặt điều kiện kế toán; họ lập biên nhận cùng biên bản đúng việc đã xảy ra. Bộ phận hợp đồng đối chiếu khối lượng theo thỏa thuận. Kế toán xử lý chứng từ và bộ phận phụ trách thuế xem nội dung thuế theo quy định áp dụng, không lấy một bảng hiện trường làm ý kiến thuế.
Khi chuyển hồ sơ sang bước xem xét thanh toán, từng hạng mục cần khớp với dịch vụ thực tế và giấy xác nhận phù hợp. Phần cây mới giao không được đổi tên thành phần trồng; phần trồng chờ nghiệm thu không được ghi là đã được chấp nhận; phần đã nghiệm thu cũng không tự động quyết định thời điểm xuất hóa đơn. Nếu hồ sơ thiếu người ký hoặc sai vị trí, bộ phận phụ trách yêu cầu bổ sung đúng giấy, không sửa nội dung hiện trường cho vừa con số đề nghị.
SADECX chỉ xác nhận phần cung cấp, điều phối hoặc thi công mà SADECX thực sự đảm nhận. Ban quản lý cơ quan quyết định quyền tiếp cận, giờ sử dụng và bàn giao mặt bằng; bên mua cùng người được ủy quyền quyết định nghiệm thu; bộ phận hợp đồng, kế toán và chức năng thuế xử lý phần của họ. Ranh giới này giúp cây đã giao được chăm giữ đúng cách mà không bị tính nhầm là đã trồng, đồng thời bảo vệ đội thi công khỏi việc phải ký thay một kết luận không thuộc thẩm quyền.