Đối chiếu khối lượng cung cấp và khối lượng trồng cây chỉ chính xác khi từng cây được ghi ở đúng sự kiện: đến điểm bàn giao, vào vị trí trồng và được người có thẩm quyền nghiệm thu. Điều kiện nền ướt, vùng gần mép bờ hay giới hạn thiết bị có thể làm các con số lệch nhau trong một thời gian; chúng không phải lý do để gộp cả ba thành một.
Một cây được đưa tới công trường mới chứng minh phần cung cấp đã đến điểm bàn giao; sự kiện ấy chưa chứng minh cây đã được trồng hoặc đã đủ căn cứ thanh toán. Cây có thể đang chờ hố, chờ thiết bị, bị giữ lại để kiểm hoặc đã trồng nhưng còn một yêu cầu chưa hoàn tất. Vì vậy, hồ sơ cần ghi riêng cây đã giao, cây đã trồng và cây được người có thẩm quyền chấp nhận thanh toán. Mỗi con số phải có ngày, nơi, người xác nhận và căn cứ riêng. Nếu chỉ dùng tổng số trên phiếu giao hàng để thanh toán cả phần trồng, những việc chưa xảy ra sẽ bị che khuất và trách nhiệm chăm giữ cây chờ cũng không còn rõ.
Cây đã giao được tính tại điểm trách nhiệm thực sự chuyển
Điểm bàn giao phải được thỏa thuận trước: cổng công trường, bãi tập kết, cạnh hố hay một vị trí khác. Biên nhận tại đó ghi cây, số lượng, dấu nhận diện, tình trạng nhìn thấy, thời gian và hai bên tham gia. Nếu xe dừng ngoài công trường vì tuyến trong chưa sử dụng được, chữ ký nhận ở ngoài chỉ xác nhận chặng đã hoàn tất theo phạm vi cụ thể. Nó không được diễn giải thành cây đã tới hố. Ngược lại, nếu bên cung cấp chịu đưa cây tới vị trí trồng, việc nhận ở bãi giữa chặng chưa hoàn tất toàn bộ phần giao. Câu chữ trên biên nhận cần khớp với địa điểm thật, thay vì dùng một mẫu “đã giao đủ” cho mọi trường hợp.
Cây đã trồng cần được nhận ra tại vị trí thực. Ghi chép nên nêu mã cây hoặc cách nhận diện, khu vực, hố, thời điểm, người thực hiện và những phần việc kèm theo thuộc phạm vi. Nếu cây mới được hạ xuống hố nhưng chưa chỉnh hướng, chưa lấp đất hoặc chưa hoàn thành chống giữ theo yêu cầu, không nên gọi chung là đã trồng xong. Các bên có thể thống nhất cách ghi khối lượng dở dang, nhưng tên gọi phải phản ánh công việc đã làm. Ảnh tại vị trí hỗ trợ việc đối chiếu; ảnh không thay chữ ký của người có trách nhiệm và không tự xác nhận những phần nằm dưới mặt đất mà ảnh không thể hiện.
| Sự kiện | Chứng cứ phù hợp | Điều chưa được suy ra |
|---|---|---|
| Đến điểm bàn giao | Phiếu giao nhận, cây và địa điểm nhận diện được | Đã hoàn thành phần trồng |
| Hoàn thành công tác trồng | Ghi nhận theo vị trí, ảnh thực tế và xác nhận công việc | Đã được nghiệm thu để thanh toán |
| Nghiệm thu | Biên bản có tiêu chí, kết quả và người có thẩm quyền | Mọi khoản thương mại tự động được duyệt |
| Đề nghị thanh toán | Hồ sơ theo điều khoản hợp đồng và phần đã được xác nhận | Thay thế kết luận kỹ thuật tại hiện trường |
Khoảng chênh giữa các con số phải có cây cụ thể đứng sau
Nếu đã giao nhiều hơn số đã trồng, danh sách cần chỉ cây nào đang chờ, đang ở đâu và ai chăm giữ. Nếu đã trồng nhiều hơn số được nghiệm thu, phải biết vị trí nào còn thiếu yêu cầu, sai lệch nào đang được xem xét và ai có quyền kết luận. Khối lượng giữ lại không nên là một số tròn được trừ ở cuối bảng; nó phải trở về đúng cây, đúng vị trí và đúng phần việc chưa được chấp nhận. Khi vấn đề được xử lý, biên bản bổ sung xác nhận phần tương ứng. Cách này giúp người quản lý không thanh toán nhầm, đồng thời không giữ lại vô cớ những cây và phần việc đã được kiểm đầy đủ.
Một trường hợp thường gặp là cây đã vào công trường nhưng hố chưa sẵn sàng. Phiếu giao nhận xác nhận phần cung cấp theo đúng điểm bàn giao, trong khi danh sách trồng vẫn để cây ở nhóm chờ. Nếu hợp đồng tách giá cây, vận chuyển và trồng, người phụ trách hợp đồng đối chiếu từng phần theo điều khoản. Nếu giá được gộp, cách ghi nhận vẫn phải dựa trên thỏa thuận, không tự chia tỷ lệ. Người kỹ thuật xác nhận cây và công việc; người phụ trách thương mại kiểm hợp đồng; bộ phận kế toán xử lý chứng từ thuộc trách nhiệm của họ. Không một chữ ký nào nên bị kéo sang xác nhận thay cả ba phần.
Điều kiện ven sông giải thích việc chậm, không thay chứng cứ
Ở khu ven sông, nền ướt, vùng gần mép bờ hoặc giới hạn tiếp cận thiết bị phải được bên phụ trách xác nhận theo từng vị trí. Khi một khu chưa thể thi công, cây đã giao có thể được giữ ở nơi đã thống nhất hoặc chưa được đưa vào công trường. Ghi rõ quyết định này giúp giải thích vì sao số cây giao và số cây trồng chưa bằng nhau. Tuy nhiên, câu “do điều kiện ven sông” không đủ làm chứng cứ. Hồ sơ cần nêu khu nào, điều gì được quan sát, ai yêu cầu tạm dừng và cây đang được bảo vệ ra sao. Khi khu vực được cho phép sử dụng lại, đội thi công ghi công việc mới theo ngày thực hiện, không sửa lùi phiếu giao nhận cũ.
- Không lấy ngày xe đến làm ngày hoàn thành trồng nếu cây còn ở bãi nhận.
- Không lấy ảnh cây trong hố làm kết luận nghiệm thu khi người có thẩm quyền chưa kiểm.
- Không xóa cây chờ khỏi danh sách chỉ vì chưa được tính thanh toán.
- Không cộng lại cây đã chuyển vị trí như một cây mới.
- Không dùng tổng khối lượng để che một vị trí còn sai lệch.
Khi cây được chuyển từ bãi nhận tới hố, dấu nhận diện phải còn đọc được hoặc được thay bằng cách nhận diện đã thống nhất. Người bàn giao tại bãi và người nhận tại khu trồng ghi lại thời điểm cùng tình trạng nhìn thấy. Việc này đặc biệt hữu ích khi nhiều đội làm nối tiếp, vì người nghiệm thu có thể xác định đúng cây thay vì dựa vào hình dáng gần giống. Nếu cây đổi vị trí theo quyết định được duyệt, vị trí cũ ghi không sử dụng và vị trí mới ghi cây thực, tránh cùng một cây xuất hiện ở hai nơi. Sự thay đổi không làm mất lịch sử giao; nó chỉ bổ sung sự kiện trồng đúng nơi cuối cùng.
Thanh toán dựa trên thỏa thuận và phần được xác nhận
Người phụ trách thanh toán cần đọc điều khoản hợp đồng cùng các biên nhận thực tế. Có đơn hàng cho phép thanh toán phần cây đã giao; có phạm vi chỉ được ghi nhận khi trồng và nghiệm thu; cũng có trường hợp các hạng mục được tách riêng. Không nên suy một cách áp dụng chung. Hồ sơ đề nghị phải chỉ rõ cây hoặc phần việc nào đang được tính, căn cứ nào đã ký và khoản nào còn giữ lại. Nếu có điều chỉnh, đúng người phê duyệt phải ghi lý do cùng phạm vi. Thời điểm lập hóa đơn và xử lý thuế là việc riêng, được bộ phận kế toán hoặc thuế xác nhận theo quy định áp dụng; biên bản kỹ thuật không quyết định thay phần đó.
Đối chiếu định kỳ nên thực hiện ngay khi còn nhìn thấy cây và người làm còn có mặt. Bên cung cấp xác nhận phần cây đã giao; đội trồng xác nhận công việc trực tiếp thực hiện; người nghiệm thu xác nhận cây tại vị trí theo quyền được giao; bộ phận hợp đồng tổng hợp phần có thể đề nghị thanh toán. Khi bốn đầu mối dùng cùng mã cây và vị trí, sai lệch được tìm thấy sớm. Nếu danh sách có tổng đúng nhưng không xác định được cây nào đang chờ, cần quay lại hồ sơ gốc trước khi ký. Một con số chậm nhưng kiểm được vẫn tốt hơn một con số nhanh được tạo bằng cách coi giao hàng, trồng và nghiệm thu là cùng một việc.
Phần SADECX xác nhận phụ thuộc vai trò trong đơn hàng
Nếu SADECX chỉ cung cấp cây tới điểm bàn giao, SADECX xác nhận cây và chặng giao thuộc phạm vi đó, không xác nhận thay công tác trồng của đơn vị khác. Nếu SADECX được giao thêm phần trồng, hồ sơ có thể ghi công việc thực hiện theo từng vị trí; kết luận nghiệm thu vẫn thuộc người có thẩm quyền của bên mua hoặc dự án. SADECX không xác nhận thay điều kiện nền, quyền sử dụng khu vực hay quyết định thanh toán ngoài phạm vi được giao. Việc phân biệt rõ cây đã giao, cây đã trồng và cây được chấp nhận thanh toán vì thế không làm hồ sơ phức tạp hơn. Nó cho mỗi bên một kết quả đúng với việc mình đã thấy và trách nhiệm mình thực sự nắm.