Phiếu giao không chứng minh cây đã vào hố, còn ảnh cây trong hố không tự thay biên bản nghiệm thu. Hồ sơ theo mã vị trí giúp phân biệt phần đã giao, đã trồng, đã nghiệm thu và trách nhiệm của bên giao, đội trồng, người kiểm cùng ban quản lý.
Khi đối chiếu khối lượng tại chung cư, hãy theo từng mã vị trí và ghi riêng ba mốc: đã giao, đã trồng, đã nghiệm thu. Cây dỡ tại cổng chỉ đạt mốc giao nếu cổng là điểm nhận trong thỏa thuận; nó chưa trở thành khối lượng trồng. Cây đã vào hố nhưng còn phải chỉnh cũng chưa thể cộng vào phần nghiệm thu. Cách tách này cho bên mua biết phần nào có thể ghi nhận, phần nào phải giữ lại theo hợp đồng, thay vì dựa vào một con số tổng cuối ngày.
Mốc giao cần danh sách thực nhận, mã cây hoặc mã lô, số lượng, thời gian, điểm bàn giao và người ký. Nếu cây đổi xe ở bãi ngoài rồi mới vào khu, hồ sơ phải nói trách nhiệm của bên giao kết thúc ở bãi hay tại khu trồng. Cây thiếu, thừa hoặc đổi lô được ghi riêng. Với cây chưa trồng, cần chỉ rõ nơi đang giữ và người chăm coi; nếu bỏ trống hai thông tin này, việc đã ký phiếu giao vẫn không giải quyết được trách nhiệm sau đó.
| Mốc thực tế | Hồ sơ gắn với vị trí | Người xác nhận |
|---|---|---|
| Giao | Phiếu thực nhận và mã lô | Bên giao, bên nhận |
| Trồng | Nhật ký thao tác và ảnh hố | Đội trồng |
| Kiểm nhận | Tiêu chí, kết quả và sai lệch | Người kiểm theo thỏa thuận |
Ba mốc của cùng một cây không xảy ra cùng lúc
Mốc trồng chỉ được xác nhận khi cây đã vào đúng vị trí và các thao tác thuộc phạm vi đã thực hiện tới điểm kiểm thỏa thuận. Ảnh có mã hố và nhật ký hỗ trợ đối chiếu, nhưng ảnh cây đứng thẳng không chứng minh mọi phần dưới đất đã làm đúng. Nếu cây mới đặt tạm để căn chỉnh, hồ sơ phải nói rõ việc còn lại. Bên giao và đội trồng ký phần họ trực tiếp thực hiện để chữ ký giao hàng không bị dùng thay cho xác nhận thi công.
Mốc nghiệm thu dựa trên tiêu chí hợp đồng và kết quả quan sát tại vị trí. Người kiểm ghi đạt, cần chỉnh hoặc chưa thể kết luận, kèm lý do và ngày kiểm lại. Một hố chưa tiếp cận được vì khu dân cư đang đóng khác với hố đã kiểm nhưng không đạt. Khi sửa, kết quả lần đầu vẫn được giữ để cho thấy việc đã phát hiện và xử lý ra sao. Phần đã trồng là công việc có thật, nhưng điều kiện thanh toán vẫn phải đọc từ thỏa thuận.
Mỗi mốc cần bằng chứng của đúng công việc
Ngoài ba mốc của cây còn có việc bàn giao khu vực chung cư. Ban quản lý có thể cho đội trồng vào rồi nhận lại lối sau khi thu dọn, trong khi cây tại hố vẫn chờ kiểm kỹ thuật. Phiếu nhận mặt bằng ghi vùng rào, lối thay thế, giờ mở lại và người nhận. Nếu vật liệu hoặc hố vẫn ảnh hưởng lối đi, việc đặt cây xong không có nghĩa khu đã được trả. Xác nhận của ban quản lý nói về vận hành mặt bằng, không thay kết luận quy cách cây.
Một kỳ đối chiếu dễ sai khi cây giao ở kỳ trước nhưng trồng ở kỳ này, hoặc cây trồng ở kỳ trước mới kiểm nhận kỳ này. Giữ cùng mã vị trí qua các kỳ và thêm ngày của từng mốc, thay vì cộng lại cây như ba đối tượng khác nhau. Nếu cây được thay sau một lần kiểm, bảng giữ mã lô cũ, quyết định thay và mã lô mới. Khi số giao trong kỳ khác số mới nghiệm thu, bảng đối chiếu phải chỉ rõ cây nào còn chờ trồng, chờ kiểm hoặc đã được thay; sự khác biệt chỉ trở thành sai sót khi hồ sơ không giải thích được.
Ban quản lý xác nhận mặt bằng, không xác nhận thay phần kỹ thuật
Khi lập đề nghị thanh toán, cần đọc điều khoản cho phần cung cấp, phần trồng và mốc nghiệm thu. Nếu hợp đồng cho phép thanh toán từng phần, hồ sơ chỉ ra vị trí nào đã có đủ chứng từ tương ứng; nếu hợp đồng dùng một mốc kết hợp, các mốc riêng vẫn giúp giải thích lý do phần nào chưa đề nghị. Thuế, thời điểm lập hóa đơn và cách hạch toán thuộc bộ phận có trách nhiệm của các bên, dựa trên giao dịch cùng quy định áp dụng, không do người kiểm cây tự quyết.
Người duyệt phải có thể chọn một vị trí rồi xem phiếu giao, nhật ký trồng, kết quả nghiệm thu và xác nhận mặt bằng liên quan. Vị trí thiếu một mốc được ghi rõ tài liệu cần bổ sung, người phụ trách và ngày xem lại. Không nên dùng biên bản tổng không chỉ ra vị trí để chấp nhận nhiều trường hợp khác nhau. Cũng không nên giữ lại phần đã đáp ứng điều kiện chỉ vì một khu khác còn vướng, trừ khi hợp đồng gắn chúng vào cùng một mốc không thể tách.
Đề nghị thanh toán theo điều khoản và phần đã hoàn tất
Cuối kỳ, bên giao xác nhận số cây và điểm giao; đội trồng xác nhận công việc đã làm; người kiểm xác nhận kết quả; ban quản lý xác nhận khu vực cư dân. Bản tổng hợp cho thấy số vị trí ở từng mốc, phần chuyển sang kỳ sau và những cây đã được thay. Nếu phát sinh phạm vi, phụ lục phải chỉ đúng hạng mục và vị trí liên quan. Nhờ vậy mỗi khoản đề nghị có thể kiểm lại từ công việc thực tế mà không cần gọi người từng trực tại công trường.
Khi SADECX tham gia cung cấp hoặc thi công, phần xác nhận của SADECX chỉ bao gồm những mốc được giao và có thể kiểm trong hồ sơ cụ thể. Việc ban quản lý cho sử dụng khu chung, bên mua duyệt thanh toán hoặc người giám sát kết luận nghiệm thu không tự chuyển sang SADECX vì tên đơn vị xuất hiện trên phiếu giao. Mỗi biên bản cần ghi rõ người ký đã chứng kiến việc gì, tránh yêu cầu một bên xác nhận thay phần mình không trực tiếp kiểm. Nhờ đó, quyết định giữ lại phần chưa đủ điều kiện ghi nhận có căn cứ rõ ràng.