Giao nhóm cây thân gỗ cỡ nhỏ theo từng đợt đòi hỏi phân bổ lô, lịch xuất và trạng thái riêng cho mỗi lần giao. Người phụ trách phải biết cây nào đã được dành, cây nào còn được chăm tại vườn, khi nào cần kiểm lại và điều kiện nào buộc phải xem xét nguồn khác. Hồ sơ lô và biên nhận riêng từng đợt nối số đã xuất với số còn lại, đồng thời ngăn trùng mã hoặc đứt truy nguyên.
Đơn hàng giao theo từng đợt giúp bên mua nhận cây theo tiến độ mặt bằng, nhưng cũng kéo dài khoảng thời gian giữa lúc chọn nguồn và lúc cây rời vườn. Trong quãng đó, lịch chăm, vị trí giữ và trạng thái cây có thể thay đổi. Vì vậy, khi lập kế hoạch xuất cây tại nguồn, người phụ trách không thể chia tổng số thành vài con số rồi dùng lại một kết quả kiểm ban đầu. Mỗi đợt phải có phần lô, mốc xác nhận và biên nhận riêng.
Dành cây theo đợt mà không đóng băng một lời hứa
Người phụ trách lập phân bổ lô bằng mã nguồn, mã lô, số dự kiến cho từng đợt và phần dự trữ chưa gán. Họ ghi vị trí giữ, cách nhận diện và ngày dự kiến kiểm lại. Phân bổ lô là giữ căn cứ cho từng đợt, không phải đánh dấu sở hữu cho cả mùa giao. Khả năng chuẩn bị chỉ được xác nhận tại mốc cụ thể; kế hoạch không biến con số dự kiến thành tuyên bố tồn kho kéo dài.
Với nhóm cây thân gỗ cỡ nhỏ, mỗi phần lô nên giữ cách phân nhóm đã thống nhất: cấp thân, vị trí phân cành, dạng tán và gói rễ khi các đặc tính này nằm trong yêu cầu mua. Nếu đợt đầu lấy hết một dải dễ chọn, các đợt sau có thể còn lại phần khác hẳn dù tổng số vẫn đủ. Người điều phối vì thế phân bố các dải từ đầu hoặc trình bên mua duyệt cách tách khác.
Đặt mốc kiểm lại ngay trong lịch xuất
Lịch xuất ghi giờ kiểm lại, giờ đưa cây vào khu chờ, giờ xếp và giờ nhận. Mốc kiểm lại được đặt đủ gần chuyến để phản ánh phần cây sắp đi, nhưng đủ sớm để xử lý sai khác. Người kiểm đối chiếu đúng mã lô và dải quy cách của đợt. Kết quả đợt trước chỉ là mốc so sánh; nó không thay cho việc xác nhận cây đang được chuẩn bị cho chuyến này.
Nếu áp dụng kiểm theo mẫu, bên có thẩm quyền duyệt phương pháp chọn, cỡ mẫu, ngưỡng nhận hoặc không nhận và quy tắc lấy thêm mẫu. Cách chọn phải phủ phần cây dành cho đợt đang xét, không lấy cây đã giao ở đợt trước làm đại diện. Khi chưa có phương pháp đã duyệt, người kiểm chỉ kết luận cho cây đã kiểm. Phần chưa kiểm vẫn phải đợi, dù cùng mã nguồn.
| Dòng ghi | Trước khi xe đến | Sau khi giao |
|---|---|---|
| Lô và số lượng | Mã lô, số dành, số đủ căn cứ | Số thực xuất, số thực nhận, số còn |
| Tình trạng | Kết quả kiểm và phần cần xử lý | Sai khác tại nơi nhận và quyết định |
| Thời gian | Giờ kiểm, giờ vào khu chờ, thứ tự xe | Giờ nhận và thời gian chờ thực tế |
| Bằng chứng | Lệnh xuất và người xác nhận | Hồ sơ lô và biên nhận riêng từng đợt |
Thứ tự xe được lập theo khả năng nhận và trạng thái của từng phần lô. Nếu đợt sau chưa đủ căn cứ, xe của đợt đó không được đưa lên trước chỉ vì đã đặt lịch. Người điều phối có thể đổi thứ tự chuyến sau khi xác nhận với nơi nhận, đồng thời ghi lại phần cây đã vào khu chờ. Việc thay lịch mà không cập nhật thời gian chờ dễ khiến cây được giữ lâu nhưng vẫn mang trạng thái cũ.
Giữ hay thay nguồn dựa trên phần sắp giao
Khi lô chính có sai khác hoặc không còn phù hợp lịch xuất, bên mua xem xét riêng phần bị ảnh hưởng. Người phụ trách trình kết quả kiểm, số cây còn đạt, phương án tách phần và lô thay nếu có. Quyết định giữ hay thay nguồn giữa các đợt phải nêu mã lô, số lượng và lần giao được áp dụng. Duyệt thay cho một đợt không tự động mở quyền đổi các đợt sau.
Mỗi đợt tự mang bằng chứng của nó. Hồ sơ lô ghi nguồn, mã, căn cứ kiểm và những thay đổi trước lúc xuất; biên nhận ghi số giao, số nhận, phần loại và lý do. Sau khi đối soát, người phụ trách đóng đợt và cập nhật số còn. Nếu một mã được tách sang lịch mới, dòng cũ phải chỉ sang dòng mới để không xuất hiện hai lần.
Trước khi lập lịch kế tiếp, người phụ trách so số còn trên hồ sơ với phần cây đang giữ tại vườn. Sai khác được xử lý theo đúng mã lô; không lấy số dự kiến chưa kiểm để bù vào phần đã thiếu.
Sự đồng đều được giữ bằng cùng cách phân nhóm, không phải bằng giả định rằng cây ở vườn luôn đứng yên. Khi ảnh hoặc kết quả đo giữa các đợt khác nhau đáng kể, người có thẩm quyền quyết định kiểm thêm, phân nhóm lại hoặc thay phần lô. Đội điều phối không tự nới dải quy cách để khớp số dự kiến.
SADECX có thể hỗ trợ bên mua lập phân bổ lô, cập nhật trạng thái cây, điều phối thứ tự xe và tổng hợp hồ sơ bàn giao theo từng đợt. Bên mua chốt yêu cầu, phương pháp kiểm và quyền đổi nguồn. Cách làm này biến một đơn kéo dài thành chuỗi quyết định có thể đối chiếu, thay vì để lần giao cuối phụ thuộc vào những gì còn lại trong vườn.