Một đơn cây thân gỗ cỡ nhỏ có nhiều điểm giao cần nhiều quyết định chọn nguồn riêng, dù các điểm cùng nằm trong một hợp đồng. Người phụ trách trước hết tách danh mục, tiêu chí nhận, mốc cần cây và người xác nhận của từng nơi. Sau đó, mỗi đầu mối được xem xét cho đúng nhóm cây và lô dự kiến, kèm phần năng lực còn phải kiểm. Người có thẩm quyền của bên mua mới quyết định thứ tự ưu tiên và nguồn dự phòng cho từng điểm. Người lập chỉ ghi khả năng đáp ứng khi đã có mã lô, người kiểm, thời điểm kiểm và kết quả xác minh cho đúng phần cây.
Mỗi nơi nhận là một phạm vi lựa chọn riêng. Cùng một chủng loại cây thân gỗ cỡ nhỏ có thể được yêu cầu khác nhau về cấp thân, vị trí phân cành, dạng tán hoặc gói rễ; người xác nhận tại từng nơi cũng có thể khác. Vì vậy, người phụ trách không lập một danh sách tên nguồn rồi dùng chung cho toàn đơn. Họ tạo từng phần theo điểm, ghi nhóm cây cần tìm và điều kiện mà ứng viên phải được kiểm trước khi trình lựa chọn.
Tách yêu cầu từng nơi trước khi ghi tên nguồn
Người phụ trách nhận từ bên mua tên và địa chỉ điểm giao, danh mục cây, nhóm quy cách, mốc cần có quyết định và tên người được giao xác nhận. Những thông tin ấy được ghi cùng một chỗ để tránh dùng tiêu chí của nơi này cho nơi khác. Nếu một điểm chưa chốt người nhận hoặc còn hai cách hiểu về quy cách, người lập ghi phần đang chờ và chưa xếp hạng nguồn cho phần đó.
| Phần cần ghi | Nội dung cụ thể | Ai xác nhận |
|---|---|---|
| Điểm và người nhận | Tên điểm, đầu mối nhận, phạm vi được giao quyền | Đại diện bên mua |
| Nhóm cây | Chủng loại, cấp thân, phân cành, tán, gói rễ cần xem | Người phụ trách chuyên môn |
| Nguồn và lô dự kiến | Đầu mối nguồn, dấu nhận diện lô, phần cây được đề xuất | Người trực tiếp kiểm |
| Tình trạng lựa chọn | Ưu tiên, dự phòng hoặc chưa đủ căn cứ | Người có thẩm quyền của bên mua |
Sau khi tách điểm, người phụ trách mới đưa các đầu mối vào từng phần. Mục tiêu là ưu tiên nguồn theo từng điểm, không xếp một thứ tự chung cho toàn đơn. Một đầu mối có thể xuất hiện ở hai nơi, nhưng mỗi lần xuất hiện phải gắn với nhóm cây và lô dự kiến của chính nơi đó. Thông tin đã kiểm cho một phần cây không được sao sang dòng khác chỉ vì cùng tên cơ sở. Khi chưa có lô nhận diện được, tên ấy vẫn là ứng viên để liên hệ, chưa phải nguồn đã được chọn.
Với mỗi ứng viên, người lập danh sách ghi rõ năng lực cần kiểm thay vì tự kết luận. Nội dung có thể gồm khả năng tách đúng nhóm cấp thân, duy trì dấu lô, cung cấp ảnh có mã hoặc bố trí người cho phép kiểm phần cây được đề xuất. Đây là câu hỏi cần xác minh cho giao dịch hiện tại. Kinh nghiệm cũ, lời giới thiệu hoặc việc từng có cây tương tự không thay thế câu trả lời gắn với đúng lô và thời điểm.
Xếp hạng đầu mối trong phạm vi một điểm
Đại diện có thẩm quyền của bên mua chọn thứ tự ưu tiên sau khi xem yêu cầu của điểm, phần đã xác minh và khoảng trống còn lại. Họ có thể ưu tiên một nguồn cho nhóm đã có lô rõ, giữ nguồn khác ở mức dự phòng, hoặc yêu cầu kiểm thêm trước khi quyết định. Người tổng hợp không tự nâng một ứng viên lên nguồn chính chỉ vì phản hồi nhanh hoặc có nhiều ảnh.
Lý do ưu tiên cần đủ cụ thể để người tiếp quản hiểu quyết định: nguồn nào, lô nào, nhóm cây nào, điểm nào và căn cứ được ghi lúc nào. Nếu quyết định chỉ áp dụng cho một cấp thân, các cấp còn lại tiếp tục có trạng thái riêng. Nếu bên mua đổi yêu cầu tại một điểm, người phụ trách cập nhật phần đó và trình lại; họ không tự sửa thứ tự ưu tiên của những điểm không bị ảnh hưởng.
Ghi rõ từng lô giao ở đâu và ai nhận
Trước khi chốt danh sách, người tổng hợp ghi rõ từng lô dự kiến sẽ giao đến điểm nào và ai là người được bên mua giao quyền xác nhận tại điểm đó. Nếu một lô được đề xuất cho hai điểm, người phụ trách tách nhóm cây hoặc dải mã dành cho từng nơi theo xác nhận của bên mua. Cách ghi này giúp người xem biết quyết định lựa chọn áp dụng ở đâu; kế hoạch tổ chức chuyến và biên bản nhận cây vẫn được lập riêng khi thực hiện.
- Một điểm chỉ dùng tiêu chí nhận đã được người có quyền của điểm đó xác nhận.
- Người phụ trách chỉ đánh dấu lô đã chọn trong phạm vi nhóm cây được nêu.
- Một người nhận chỉ xác nhận trong phần việc đã được bên mua giao.
- Một thay đổi phải được trình cho người có quyền trước khi danh sách đổi trạng thái.
Nếu tên điểm giống nhau nhưng người nhận hoặc tiêu chí khác nhau, người phụ trách vẫn giữ hai phần riêng. Nếu người nhận thay đổi, đại diện bên mua xác nhận người mới và phạm vi quyền của họ trước khi cập nhật. Những thao tác này ngăn một lựa chọn hợp lệ ở nơi này bị hiểu là đã được chấp thuận ở nơi khác, đồng thời cho phép bên mua biết chính xác phần nào còn thiếu người quyết định.
Ghi phương án dự phòng riêng cho từng điểm
Người phụ trách không tạo một cột dùng chung cho cả đơn. Họ ghi nguồn dự phòng theo điểm, cạnh nhóm cây mà ứng viên có thể được xem xét, kèm tình huống mà bên mua sẽ cân nhắc thay nguồn. Khi tình huống đó xảy ra, người được giao kiểm cập nhật đúng lô, còn người có thẩm quyền quyết định có thay nguồn hay không. Nguồn dự phòng của điểm thứ nhất chỉ được dùng cho điểm thứ hai sau khi bên mua kiểm lại yêu cầu, lô dự kiến và ra quyết định riêng.
Danh sách hoàn tất khi từng điểm cho thấy nhóm cây, đầu mối, lô dự kiến, năng lực cần kiểm, trạng thái xác minh, nguồn được ưu tiên, phương án dự phòng và người quyết định. Phần chưa đủ căn cứ vẫn được ghi thẳng là đang chờ. Nhờ cách ghi này, người mua biết nguồn nào mới đang được liên hệ, nguồn nào đã được chọn cho một nhóm cây cụ thể và phần nào còn chờ kiểm. Người phụ trách không ghi khả năng cung ứng cho phần cây chưa có lô hoặc chưa được kiểm.