Khi mẫu nghiệm thu đã được khóa, nhiệm vụ lập danh sách nguồn không bao gồm việc tranh luận lại mẫu đẹp hay chưa, tiêu chí có nên đổi hay mức sai khác có hợp lý hay không. Người phụ trách nhận đúng mã mẫu, phiên bản có hiệu lực, phạm vi áp dụng và người đã phê duyệt; sau đó ghi từng nguồn, lô và kết quả đối chiếu theo đúng bộ căn cứ ấy. Trường hợp mã mẫu, lô hoặc biên bản chưa khớp được ghi là đang chờ làm rõ. Chỉ người có thẩm quyền của bên mua mới quyết định nhận, tách nhóm hoặc thay lô.
Người phụ trách nhận đủ căn cứ đã khóa trước khi ghi nguồn. Họ cần có mã mẫu, phiên bản đang có hiệu lực, phạm vi áp dụng, ngày phê duyệt và người đã phê duyệt trước khi gọi hoặc xếp bất kỳ đầu mối nào. Nếu chỉ có một ảnh được chuyển tiếp mà không biết ảnh thuộc phiên bản nào, họ chưa thể đối chiếu lô cây với quyết định đã khóa. Lúc đó, họ yêu cầu người có thẩm quyền xác nhận đúng ảnh và phiên bản, không tự chọn một ảnh gần giống để tiếp tục.
Nhận bộ căn cứ đã khóa mà không sửa nội dung
Người tiếp nhận kiểm đủ tên gọi của mẫu, mã, phiên bản, ngày hiệu lực và phần cây mà quyết định bao phủ. Họ cũng ghi nơi lưu ảnh mẫu và biên bản xác nhận để người kiểm dùng đúng bản. Nếu có hai tệp mang cùng tên nhưng nội dung khác nhau, người tiếp nhận không chọn theo ngày sửa gần nhất; họ hỏi người đã phê duyệt hoặc đại diện được bên mua giao quyền xác định bản đang áp dụng.
Trong quá trình tìm nguồn, người phụ trách giữ nguyên nội dung đã được phê duyệt. Họ không thêm tiêu chí vì thấy một lô có đặc điểm mới, cũng không bỏ tiêu chí để một nguồn dễ được đưa vào danh sách hơn. Nếu bên mua muốn thay đổi căn cứ, người có thẩm quyền ban hành phiên bản mới và nêu thời điểm cùng phạm vi hiệu lực. Cho tới lúc đó, mọi nguồn vẫn được xem xét theo phiên bản đang được viện dẫn.
| Thành phần | Cách ghi | Nếu còn thiếu |
|---|---|---|
| Nguồn và đầu mối | Tên dùng trong giao dịch, người cung cấp thông tin, thời điểm liên hệ | Giữ ở mức ứng viên |
| Nhóm cây và lô | Chủng loại, nhóm quy cách, dấu nhận diện lô | Chưa đối chiếu |
| Căn cứ đã khóa | Mã mẫu, phiên bản và phạm vi áp dụng | Chờ người có quyền xác nhận |
| Kết quả theo lô | Ảnh có mã, người kiểm, biên bản đối chiếu từng lô | Không chuyển trạng thái |
Cùng một nguồn có thể đề xuất nhiều lô, và mỗi lô có thể thuộc một phần khác nhau của mẫu đã khóa. Người lập tạo dòng riêng để mã mẫu, phiên bản và phạm vi không bị nhập nhằng. Nếu mẫu chỉ áp dụng cho một nhóm cấp thân, người lập không ghi cùng kết quả cho phần còn lại của lô. Cách ghi này cho phép bên mua xem đúng phần cây đã được đối chiếu mà không phải đoán từ tên nguồn.
Gắn từng lô vào đúng phiên bản đang có hiệu lực
Người kiểm đặt mã lô, mã mẫu và phiên bản cạnh nhau trên phiếu ghi nhận. Ảnh chụp cần cho thấy dấu nhận diện phù hợp với dòng đang kiểm; ngày và người ghi nhận được lưu cùng bộ ảnh. Khi một lô được xem ở hai thời điểm theo hai phiên bản khác nhau, người lập không gộp kết quả. Họ giữ hai lần đối chiếu và để người có thẩm quyền xác định lần nào được dùng cho quyết định hiện tại.
Phiên bản mới không tự sửa lại các quyết định cũ. Người phụ trách nêu rõ từ thời điểm nào, với lô hoặc phần đơn nào, bản mới bắt đầu được dùng. Những lô đã có quyết định theo bản trước vẫn giữ dấu vết đó. Nếu bên mua yêu cầu đối chiếu lại, đây là một quyết định mới có người yêu cầu và phạm vi cụ thể, chứ không phải thao tác đổi số phiên bản trên giấy tờ đã hoàn tất.
Chỉ ghi kết quả cho đúng lô, nhóm cây và phạm vi đã duyệt
Sau khi đối chiếu, người tổng hợp tách phần không thuộc phạm vi ra khỏi kết quả. Họ có thể ghi một lô có nhóm đã được xem xét theo mẫu, nhóm đang chờ quyết định và nhóm chưa nằm trong phạm vi. Cụm từ “nguồn phù hợp” nếu không có giới hạn sẽ dễ bị hiểu thành toàn bộ cây ở nguồn đã được chấp nhận. Người tổng hợp vì thế ghi rõ đúng lô, đúng nhóm và đúng phiên bản cho từng kết quả.
Người lập ghi riêng năng lực cần kiểm và kết quả đối chiếu. Một đầu mối có thể cung cấp ảnh rõ và giữ mã lô tốt, nhưng người mua không vì vậy mà chấp nhận lô. Kết quả của một lô cũng không chứng minh các lô khác tại cùng nơi được quản lý giống nhau. Người lập danh sách chỉ mô tả những gì người có trách nhiệm đã kiểm cho giao dịch đang xét.
- Không dùng ảnh mẫu thiếu mã để suy ra phiên bản.
- Không gộp hai lô chỉ vì chúng được đề xuất từ cùng một đầu mối.
- Không mở rộng phạm vi từ nhóm cây đã nêu sang phần còn lại.
- Không đổi kết luận khi người có thẩm quyền chưa ban hành quyết định mới.
Mã mẫu và biên bản không khớp thì chờ xác nhận
Nếu mã mẫu trên ảnh của lô khác với phiên bản ghi trong biên bản, người phụ trách nêu rõ chỗ không khớp và chờ người có thẩm quyền xác nhận. Họ không nhìn hình dáng cây để tự chọn tài liệu “có vẻ đúng”, bởi nhiệm vụ ở đây là dùng căn cứ đã khóa, không đánh giá lại mẫu. Trong lúc chờ, người lập vẫn ghi lô trên danh sách, nêu chính xác thông tin còn thiếu và tên người cần trả lời.
Nếu đầu mối đề xuất thay lô, người kiểm lập bộ ảnh và biên bản cho lô mới, vẫn viện dẫn mã mẫu, phiên bản và phạm vi đang áp dụng. Người lập không dùng kết quả của lô cũ để ghi trạng thái cho lô mới chỉ vì hai lô cùng một nguồn. Nếu thay đổi vượt ngoài phạm vi hiện có, đại diện bên mua quyết định có tổ chức một lần phê duyệt khác hay không; người lập danh sách không tự nới phạm vi để giữ tiến độ.
Danh sách đủ dùng khi mỗi dòng trả lời được nguồn nào, nhóm cây nào, lô nào, đang đối chiếu theo mã mẫu và phiên bản nào, phạm vi đến đâu, ảnh cùng biên bản ở đâu, ai đã kiểm và ai có quyền quyết định. Những dòng chưa trả lời đủ vẫn ghi là đang chờ làm rõ. Nhờ vậy, người mua có thể nhận, phân nhóm hoặc thay lô trên căn cứ rõ ràng mà mẫu nghiệm thu đã khóa không bị âm thầm sửa lại.