Đơn cây thân gỗ cỡ nhỏ giao theo từng đợt cần một danh sách nguồn có ngày cập nhật và phạm vi riêng cho mỗi lần chuẩn bị. Trước từng đợt, người phụ trách xác minh lại mã lô, nhóm cấp thân, phân cành, tán, gói rễ và phần cây được dành cho lần giao đó. Kết quả kiểm của đợt trước chỉ là căn cứ lịch sử, không chứng minh lô sau vẫn còn phù hợp. Nếu bên mua quyết định đổi nguồn, thay đổi bắt đầu ở phần chưa giao và được ghi bằng lô, người duyệt cùng thời điểm có hiệu lực.
Danh sách nguồn được lập khi chốt đơn không được mặc nhiên dùng nguyên tới đợt giao cuối. Trong khoảng giữa hai đợt, lô được đề xuất có thể đổi, phần cây đã được dành có thể được chia lại và thông tin cũ có thể không còn phản ánh đúng tình trạng hiện tại. Vì vậy, trước mỗi đợt, người phụ trách tạo một bản cập nhật cho phần sắp giao; họ không sao chép kết quả của đợt trước rồi chỉ thay ngày.
| Phần | Nội dung | Mục đích |
|---|---|---|
| Nhu cầu của đợt | Chủng loại, nhóm đặc tính và phạm vi cần nhận | Biết phần nào của tổng đơn đang được chuẩn bị |
| Nguồn và lô | Đầu mối, mã lô, phần cây được đề xuất | Không lấy kết quả từ một lô khác |
| Kết quả xác minh | Người kiểm, thời gian, căn cứ và giới hạn | Quyết định giữ hay thay nguồn trên thông tin mới |
| Hồ sơ sau giao | Hồ sơ lô và biên nhận riêng của đợt | Giữ lịch sử của phần đã hoàn tất |
Đợt mới cần kết quả mới cho đúng phần cây
Người kiểm xem mã lô và dấu nhận diện của nhóm được dành cho đợt sắp tới. Với cây thân gỗ cỡ nhỏ, họ ghi cấp thân, phân cành, tán và gói rễ theo yêu cầu của nhóm đó. Nếu lô không đổi nhưng cây được dành cho đợt đã đổi, phạm vi kiểm cũng phải cập nhật. Người phụ trách không mặc nhiên dùng một kết quả kiểm cho những cây chưa xuất hiện trong phạm vi ban đầu.
Người mua xem ngày trên ảnh hoặc biên bản để biết căn cứ được tạo lúc nào, nhưng không thể chỉ dựa vào ngày đó để kết luận lô vẫn nguyên trạng. Khi thời gian giữa hai đợt dài, hoặc đầu mối báo phần cây đã được phân bổ lại, người phụ trách xác định nội dung nào cần kiểm lại. Mức kiểm lại phụ thuộc thay đổi thực tế và quyết định đang xét; không có một khoảng ngày cố định phù hợp cho mọi đơn.
Giữ nguồn hay thay nguồn phải nói rõ từ đợt nào
Giữ cùng nguồn vẫn là một quyết định có căn cứ cho đợt mới. Người duyệt xem đúng lô, đúng nhóm cây và kết quả cập nhật trước khi xác nhận. Nếu dùng lô mới tại cùng một nguồn, người lập ghi mã mới và lần kiểm mới; họ không tiếp tục dùng mã cũ để che việc lô đã thay đổi.
Khi đổi sang nguồn khác, người có thẩm quyền của bên mua nêu phần chưa giao nào sẽ chuyển, đợt bắt đầu áp dụng và lý do. Thay đổi được ghi thành quyết định mới, không sửa nguồn trong hồ sơ của các đợt đã nhận. Nếu chỉ một nhóm cấp thân phải đổi, phần còn lại vẫn giữ nguồn cũ và mã lô cũ theo quyết định đang có.
So độ đồng đều nhưng vẫn ghi rõ khi đổi lô
Hai đợt có thể cần mức đồng đều nhất định, nhưng người phụ trách không được giữ nguyên mã nguồn trên giấy nếu lô thực tế đã đổi chỉ để các đợt trông giống nhau. Họ mô tả phần quan sát được của cấp thân, phân cành, tán và gói rễ, rồi trình sai khác cho người có quyền quyết định. Nếu bên mua chấp nhận phối hợp hai lô, biên bản nêu phạm vi và cách phân nhóm; không nhập hai lô thành một.
Mã lô có thể trùng giữa hai nguồn hoặc được tái sử dụng nội bộ. Danh sách của đơn nên đi kèm nhận diện nguồn và số đợt để người nhận không chọn nhầm. Khi đổi ký hiệu, người lập giữ cả mã cũ và mã mới cùng người xác nhận. Họ không sửa toàn bộ tài liệu cũ theo mã mới, để người kiểm vẫn đối chiếu được ảnh và biên nhận của từng đợt.
Lưu hồ sơ riêng cho mỗi đợt
Sau giao, người phụ trách lưu hồ sơ lô và biên nhận riêng từng đợt. Người lập ghi trên biên nhận đúng phần đã bàn giao, người giao, người nhận, thời gian và sai khác nếu có. Danh sách nguồn của đợt sau chỉ dùng biên nhận này để biết phần nào đã hoàn tất; người lập không thay số hoặc nguồn trong biên nhận cũ nhằm làm cho tổng đơn trông đồng nhất.
Khi một nhóm dự kiến ở đợt sau được chuyển sang đợt hiện tại, người có quyền xác nhận việc chuyển và phạm vi. Người lập ghi thay đổi ở cả kế hoạch phần chưa giao lẫn hồ sơ của đợt thực tế, nhưng vẫn giữ dấu vết của phân bổ ban đầu. Nếu một nhóm bị lùi lại, bản cập nhật nêu lý do và người chịu trách nhiệm xác minh lại trước đợt mới.
Trước khi chốt lần chuẩn bị kế tiếp, người quản lý chọn một dòng và tìm lại toàn bộ: yêu cầu của đợt, nguồn, lô, kết quả kiểm, người duyệt và phần cây tương ứng. Sau đó họ chọn một mã lô để xem lô ấy đã xuất hiện ở những đợt nào. Nếu hai cách tra cho kết quả khác nhau, danh sách cần được làm rõ trước khi tiếp tục.
Với đơn giao theo đợt, người phụ trách cần lưu hồ sơ riêng cho từng lần giao và lập bảng tổng hợp các quyết định giữ hoặc thay nguồn trong toàn đơn. Họ giữ nguyên kết quả của đợt trước, chỉ ghi nguồn cho đợt sau khi đã có căn cứ và giới hạn mỗi quyết định ở phần chưa giao. Nhờ ghi rõ như vậy, bên mua biết thay đổi nào đã xảy ra và không phải dựa vào một danh sách nguồn đã cũ.