Đơn cây thân gỗ cỡ nhỏ có nhiều điểm giao phải được tách từ lúc kiểm tại nguồn. Người phụ trách cần biết từng địa chỉ nhận chủng loại nào, áp dụng cách đo và nhóm quy cách nào, ai có quyền nhận, lô cây đi theo tuyến nào và nguồn dự phòng dành cho điểm nào. Người kiểm ghi kết quả theo từng phần lô–điểm giao, không gộp toàn đơn. Trước khi xe đi, người điều phối đối chiếu thẻ cây với danh sách của đúng điểm và giữ riêng mọi phần chưa rõ nơi nhận.
Một xe có thể ghé nhiều địa chỉ, hoặc nhiều xe có thể chở cây của cùng một đơn. Rủi ro không chỉ nằm ở việc giao nhầm số lượng. Hai điểm có thể nhận cùng tên cây nhưng khác nhóm quy cách, cách bố trí, thời gian dỡ hoặc người có quyền ký. Nếu chỉ kiểm theo tổng đơn rồi chia cây lúc xe đến, nhân sự rất khó biết cây nào đã được xem cho yêu cầu nào. Việc phân lô theo điểm cần bắt đầu ngay khi bên mua gửi danh mục.
Từng điểm phải có điều kiện nhận rõ ràng
Người phụ trách lập một dòng riêng cho mỗi tổ hợp điểm giao, chủng loại, mã nguồn và mã lô. Họ ghi địa chỉ, người nhận, khung thời gian đã thống nhất, số cây dự kiến và nhóm quy cách. Với cây thân gỗ cỡ nhỏ, bên mua cần xác nhận cách đo chiều cao, thân, vị trí phân cành, tán và gói rễ. Nếu hai điểm áp dụng tiêu chí nhận khác nhau, người kiểm không dùng kết quả chung dù cây đến từ cùng một vườn.
Người nhận tại điểm cần biết mình được quyền xác nhận những gì. Có nơi người nhận chỉ kiểm số lượng và mã; quyết định về quy cách thuộc một đầu mối khác của bên mua. Có nơi một người được giao cả hai việc. Người lập danh sách ghi rõ phạm vi quyền này để tài xế không yêu cầu nhầm người ký một nội dung họ chưa được giao. Thông tin liên hệ phải được kiểm tra trước khi xe rời khu chuẩn bị.
| Điểm giao | Phần cây | Căn cứ kiểm | Tuyến và người nhận |
|---|---|---|---|
| Địa chỉ đã xác nhận | Chủng loại, mã nguồn, mã lô, số cây | Cách đo, nhóm quy cách, kết quả | Xe hoặc chuyến, thứ tự dỡ, tên người nhận |
| Địa chỉ khác | Danh mục và lô dành riêng cho điểm | Tiêu chí nhận của chính điểm đó | Tuyến riêng hoặc vị trí riêng trên xe |
Ghi kết quả theo phần cây của từng điểm
Tại vườn, người kiểm đọc mã lô và điểm giao trên danh sách trước khi đo. Họ ghi kết quả, ảnh, sai lệch và thời gian vào đúng dòng. Nếu một lô được chia cho hai điểm có cùng tiêu chí, người lập vẫn ghi số cây thuộc từng điểm. Nếu tiêu chí khác nhau, người kiểm phải tách phần cây trước khi đưa ra kết luận. Kết quả của phần dành cho điểm thứ nhất không được sao sang phần của điểm thứ hai.
Khi dùng kế hoạch lấy mẫu, bên mua phải duyệt trước phương pháp chọn, cỡ mẫu, ngưỡng nhận hoặc không nhận và quy tắc lấy thêm mẫu. Người lập còn phải ghi lô và điểm giao được áp dụng. Nếu chưa có kế hoạch đủ các nội dung ấy, người kiểm chỉ kết luận cho cây đã kiểm. Hai phần cây cùng nguồn hoặc cùng chuyến vẫn không phải là căn cứ để suy rộng kết quả từ điểm này sang điểm khác.
Nguồn dự phòng phải được dành cho một phạm vi cụ thể
Nếu một điểm cần nguồn dự phòng, người phụ trách ghi đúng điểm được nhận, chủng loại, số cây dự kiến, mã nguồn và mã lô. Người kiểm lập kết quả cho phần dự phòng như một phần riêng. Bên mua quyết định có dùng hay không và từ thời điểm nào. Nhân sự điều phối không chuyển nguồn dự phòng sang điểm khác chỉ vì điểm đó đang thiếu, trừ khi người có thẩm quyền đã chấp thuận và cập nhật danh sách.
Khi nguồn chính của một điểm có sai lệch, người phụ trách báo cho người nhận của điểm đó và đầu mối có quyền quyết định. Người điều phối không giữ lại phần cây đã xác định rõ cho các điểm còn lại chỉ vì một điểm đang có vướng mắc. Ngược lại, nhân sự cũng không được lấy cây phù hợp của điểm khác để bù mà không có quyết định. Mỗi lần điều chuyển phải nêu mã cây hoặc nhóm cây, nơi đi, nơi nhận mới, người duyệt và thời gian.
- Thẻ cây hoặc thẻ nhóm có mã lô và ký hiệu điểm giao dễ đọc.
- Danh sách xe ghi số cây của từng lô, thứ tự dỡ và người nhận.
- Ảnh kiểm có mã tương ứng với phần cây, không chỉ chụp toàn khu.
- Phần chưa rõ điểm nhận được giữ riêng, không xếp tạm lên xe.
Xếp xe theo trình tự dỡ nhưng không đổi lô
Trước khi chất cây, người điều phối đối chiếu lại tại khu chuẩn bị: mã trên cây, danh sách điểm, tuyến giao và vị trí dự kiến trên xe. Việc xếp cây của điểm cuối vào trước có thể thuận cho dỡ hàng, nhưng không được làm mất thẻ hoặc trộn hai nhóm. Nếu phải chuyển cây sang xe khác, người điều phối cập nhật xe và chuyến; mã nguồn, mã lô cùng kết quả kiểm vẫn giữ theo đúng phần cây.
Tại mỗi điểm, người giao và người nhận kiểm mã lô, số cây thực tế, tình trạng thẻ và sai lệch. Họ lập biên nhận cho chính điểm đó, không chờ cuối tuyến mới chia tổng số. Cây của điểm sau không được tính vào số đã giao chỉ vì đang nằm trên cùng xe. Nếu có cây giao nhầm, hai bên ghi mã và vị trí đang giữ, rồi chờ hướng xử lý từ người có quyền thay vì tự đổi nhãn tại chỗ.
Sau chuyến giao, bên mua cần nhận được danh sách cho biết từng điểm đã nhận chủng loại và lô nào, ai nhận, vào thời điểm nào và phần nào còn chờ. Người quản lý đối chiếu các dòng hồ sơ lập tại vườn để xác định nguồn và nhóm cây có sai lệch. Người nhận tại mỗi điểm chỉ xác nhận phần cây họ thực sự nhận; người quyết định thay nguồn hoặc điều chuyển cây phải được ghi tên cùng thời gian xử lý.