Khi đơn cây thân gỗ cỡ nhỏ đã chốt mẫu nghiệm thu từ đầu, buổi kiểm tại nguồn là lúc đối chiếu lô cây với đúng mẫu đó, không phải một vòng chọn mẫu mới. Hồ sơ cần nêu mã mẫu, phiên bản, ảnh, ngày duyệt, người duyệt, cách đo, sai số đã thỏa thuận và phạm vi áp dụng. Người kiểm nhận diện lô trước khi đo, ghi kết quả cho đúng cây và tách mọi sai lệch. Nếu mẫu không còn phù hợp hoặc phạm vi chưa rõ, người có thẩm quyền của bên mua phải quyết định trước khi nhóm kiểm tiếp tục.
Khi các bên dùng mẫu nghiệm thu cố định, họ chỉ có chung một căn cứ nếu nhận đúng mẫu và hiểu đúng phạm vi. Ở vườn, một cây có hình thức đẹp hơn có thể khiến người kiểm muốn dùng làm chuẩn mới. Việc đó làm thay đổi điều đã được bên mua chấp thuận và khiến kết quả không còn so sánh được. Người kiểm cần mang theo thông tin của mẫu đã chốt, nhận diện đúng lô rồi mới bắt đầu đối chiếu.
Xác minh mẫu trước khi nhìn vào cây của lô
Người lập hồ sơ mẫu ghi mã mẫu, phiên bản, ảnh mẫu, ngày duyệt, tên người duyệt và phạm vi áp dụng. Họ nêu rõ chủng loại, nguồn hoặc lô, nhóm quy cách và khoảng thời gian nếu các bên có quy định. Nếu có nhiều ảnh, người lập phải cho biết ảnh nào dùng để nhận diện tổng thể, ảnh nào thể hiện thân, phân cành, tán hoặc gói rễ. Người kiểm không lấy một ảnh chưa có mã từ cuộc trò chuyện cũ làm căn cứ.
Trước buổi kiểm, người phụ trách đối chiếu phiên bản trên phiếu với phiên bản bên mua đã xác nhận. Nếu hai bản khác nhau hoặc cùng mã nhưng nội dung không giống nhau, họ dừng phần liên quan và mời bên mua làm rõ. Họ không chọn bản có lợi cho việc nhận cây. Khi bên mua ban hành thay đổi, người lập ghi thời điểm áp dụng và phần cây chịu ảnh hưởng; kết quả đã lập trước đó vẫn giữ căn cứ cũ.
Đo lô cây theo đúng cách đã chốt
Người kiểm đọc mã lô và mã cây hoặc nhóm cây trước khi ghi. Với cây thân gỗ cỡ nhỏ, họ áp dụng cách đo đã thống nhất cho chiều cao, thân, vị trí phân cành, cấu trúc tán và gói rễ. Họ không đổi điểm đo để kết quả gần với mẫu hơn. Ảnh kiểm cần có thẻ nhận diện và thời gian; ảnh toàn khu chỉ mô tả bối cảnh, không thay ảnh của phần cây đang được đối chiếu.
Các bên chỉ áp dụng sai số khi bên mua và bên cung cấp đã thỏa thuận rõ đặc tính nào có sai số, cách tính và phạm vi. Người tại vườn không tự đặt một khoảng chấp nhận bằng kinh nghiệm cá nhân. Khi một đặc tính nằm ngoài phần đã chốt hoặc cách ghi chưa rõ, người kiểm đánh dấu chờ quyết định. Cách làm này phân biệt một sai lệch thực tế với một nội dung chưa có tiêu chí để kết luận.
| Mục | Cách ghi | Kết quả cần tách |
|---|---|---|
| Căn cứ | Mã mẫu, phiên bản, cách đo, phạm vi áp dụng | Mẫu hoặc phiên bản chưa xác định |
| Phần đã kiểm | Mã lô, mã cây hoặc nhóm cây, người và thời gian | Cây chưa được kiểm |
| Đặc tính | Số đo hoặc mô tả theo yêu cầu đã chốt | Đặc tính chưa có kết quả |
| Quyết định | Nhận, phân nhóm, kiểm thêm hoặc thay lô | Phần đang chờ người có quyền |
Không nhận cả lô chỉ từ kết quả của một cây
Người kiểm dùng mẫu nghiệm thu cố định để so sánh, nhưng không dựa vào mẫu đó để tự xác định số cây cần kiểm. Nếu bên mua muốn áp dụng kết quả lấy mẫu cho cả một phạm vi, kế hoạch lấy mẫu phải được duyệt trước, gồm phương pháp chọn, cỡ mẫu, ngưỡng nhận hoặc không nhận và quy tắc lấy thêm mẫu. Nếu chưa có kế hoạch đó, người kiểm chỉ kết luận cho cây đã kiểm; họ không dùng việc lô cây trông đồng đều để suy ra phần chưa xem.
Xử lý sai lệch mà không thay mẫu giữa buổi
Khi gặp cây khác mẫu, người kiểm ghi riêng cây có sai lệch, đặc tính liên quan, ảnh và thời gian. Họ tiếp tục kiểm phần khác nếu vẫn nhận diện được rõ, nhưng không tự chuyển cây sai lệch sang một nhóm mới để coi là phù hợp. Người được bên mua giao quyền xem kết quả rồi quyết định nhận trong phạm vi đã thỏa thuận, phân nhóm, yêu cầu kiểm thêm hoặc đề nghị thay cây.
Nếu nhiều cây của một lô có cùng sai lệch, người phụ trách báo đúng phạm vi đã ghi nhận. Bên cung cấp có thể đề nghị một lô khác, nhưng lô thay thế cần mã, danh sách và kết quả riêng. Nhóm kiểm dùng lại mẫu cố định nếu mẫu vẫn được bên mua xác nhận cho lô mới; họ không tự chọn lại mẫu từ lô thay thế. Nếu phạm vi mẫu không bao gồm lô mới, bên mua phải chấp thuận việc áp dụng trước.
Giữ đúng căn cứ tới lúc bàn giao
Trước khi cây rời vườn, người điều phối so danh sách được nhận với mã trên cây và biên bản đối chiếu từng lô. Cây đang chờ quyết định được giữ riêng. Tại điểm giao, người nhận kiểm mã lô, số cây và tình trạng thẻ; họ không cần đánh giá lại mẫu nếu nhiệm vụ chỉ là xác nhận đúng phần đã được duyệt. Sai khác tại lúc nhận vẫn được ghi theo đúng mã để người có quyền xử lý.
Người nhận nên ghi riêng những cây có thẻ mờ, mất mã hoặc khác danh sách. Họ chụp ảnh tại vị trí nhận, ghi thời gian và báo đúng đầu mối đã được chỉ định. Trong lúc chờ phản hồi, những cây này không được nhập chung với phần đã nhận, vì việc đặt chúng cạnh nhau không đủ để xác định cùng lô.
Một hồ sơ hoàn chỉnh cho phép bên mua trả lời ba câu: mẫu nào đã được dùng, mẫu đó áp dụng cho phần cây nào và từng cây hoặc nhóm cây có kết quả ra sao. Nếu thiếu một trong ba, người phụ trách cần bổ sung bằng thông tin có thể kiểm tra hoặc ghi rõ phần ấy vẫn chờ quyết định. Giữ đúng mã mẫu, phiên bản và phạm vi giúp các bên xử lý lô không phù hợp mà không phải tranh luận lại về một mẫu khác được chọn sau buổi kiểm.