Kết quả của đợt giao đầu tiên không đại diện cho toàn bộ số cây thân gỗ cỡ nhỏ còn lại. Trước mỗi lần xuất, người phụ trách xác định mã nguồn, mã lô, danh sách cây, nhóm quy cách và cách đo áp dụng cho chính đợt đó. Nếu nguồn cũ vẫn cung cấp đúng phần đã xác nhận, bên mua có thể tiếp tục sau khi xem kết quả mới. Nếu nguồn hoặc lô thay đổi, nhóm kiểm lập phần ghi nhận riêng và bên mua quyết định chấp thuận, phân nhóm hay tìm phương án khác.
Khi một đơn được giao theo từng đợt, nguồn ở lần đầu thường trở thành lựa chọn quen thuộc cho các lần sau. Tuy nhiên, cùng tên vườn không có nghĩa những cây chuẩn bị ở hai thời điểm thuộc cùng lô hoặc có cùng đặc tính. Sau đợt đầu, cây có thể được chuyển khu, bổ sung từ lô khác hoặc thay bởi một nguồn khác. Vì vậy, người phụ trách phải xác định lại phần cây trước mỗi lịch xuất, còn bên mua quyết định giữ hay thay nguồn dựa trên kết quả của phần đó.
Mỗi lịch xuất bắt đầu bằng danh sách cây cụ thể
Trước ngày chuẩn bị, người điều phối lập danh sách mã cây hoặc nhóm cây, mã nguồn, mã lô, vị trí tại vườn và đợt dự kiến. Họ ghi thêm nhóm quy cách đã thỏa thuận cho cấp thân, vị trí phân cành, tán và gói rễ. Nếu chỉ có số lượng còn lại của hợp đồng, người kiểm chưa thể biết cây nào sẽ được giao. Họ cần danh sách nhận diện được ngoài vườn trước khi bắt đầu đo hoặc chụp ảnh.
Người kiểm phải dùng cách đo phù hợp với yêu cầu của đơn. Nếu các bên thay đổi điểm đo hoặc cách phân nhóm sau đợt đầu, người có thẩm quyền của bên mua cần xác nhận từ đợt nào cách mới được dùng. Người lập không sửa kết quả cũ theo cách đo mới. Khi họ giữ nguyên nội dung đã ghi, bên mua có thể phân biệt thay đổi thật của cây với khác biệt do hai lần đo không giống nhau.
Giữ nguồn khi phần cây kế tiếp đã được nhận diện và kiểm
Bên mua có thể tiếp tục dùng nguồn cũ khi phần cây của đợt kế tiếp có mã lô rõ, được kiểm theo yêu cầu đang áp dụng và không có sai lệch làm thay đổi quyết định. Người kiểm ghi riêng kết quả của từng đợt, kèm thời gian và người thực hiện. Biên bản trước đó được dùng để tham khảo cách làm và yêu cầu, không được sao sang danh sách mới như thể những cây này đã từng được xem.
Nếu các bên áp dụng lấy mẫu, kế hoạch phải được bên mua duyệt trước, nêu phương pháp chọn, cỡ mẫu, ngưỡng nhận hoặc không nhận và quy tắc lấy thêm mẫu. Người kiểm thực hiện kế hoạch trên đúng lô và đợt được phê duyệt. Nếu chưa có kế hoạch như vậy, họ chỉ kết luận cho những cây đã kiểm và không lấy kết quả đợt trước để đại diện cho cây của đợt sau.
| Tình huống | Việc cần làm | Kết quả bên mua nhận |
|---|---|---|
| Cùng nguồn, cùng lô đã nhận diện | Kiểm phần cây dự kiến giao theo yêu cầu đang áp dụng | Kết quả riêng của đợt mới |
| Cùng nguồn, khác lô | Lập danh sách và kiểm lô mới | Quyết định cho lô mới |
| Khác nguồn | Ghi nguồn, lô, ảnh và kết quả riêng | Chấp thuận, phân nhóm hoặc không dùng |
| Trộn cây chưa rõ lô | Khoanh khu, xác minh từng phần trước khi kiểm | Danh sách đã tách hoặc phần giữ lại |
Thay nguồn giữa hai đợt không được sửa hồ sơ cũ
Khi nguồn cũ thiếu phần phù hợp và bên cung cấp đề nghị nguồn khác, người phụ trách giữ nguyên mã của phần đã giao. Họ tạo dòng mới cho nguồn và lô thay thế, ghi lý do, cây liên quan cùng thời điểm đề nghị. Người kiểm xem xét phần cây mới theo cùng yêu cầu hoặc theo thay đổi đã được bên mua duyệt. Đại diện bên mua sau đó quyết định phần nào được đưa vào đợt giao, thay vì chỉ đồng ý chung bằng tên nguồn.
Một số cây của nguồn cũ có thể tiếp tục dùng, trong khi phần khác cần thay. Khi đó, người lập tách hai nhóm theo mã cây hoặc dải mã. Người điều phối không cộng chúng thành một lô mới cho tiện bốc xếp. Nếu xe chở cả hai nguồn, danh sách giao vẫn phải cho người nhận biết số cây và kết quả của từng phần. Sai lệch của nhóm thay thế không được bù bằng số cây phù hợp của nhóm cũ.
Kết thúc một đợt nhưng không gộp mất thông tin
Tại điểm nhận, hai bên đối chiếu cây thực tế với danh sách của đợt đang giao. Họ ghi số cây theo từng mã nguồn và mã lô, tình trạng thẻ, sai lệch cùng phần phải xử lý tiếp. Biên nhận riêng từng đợt không nên chỉ ghi tổng số toàn xe. Nếu một cây không khớp mã, người nhận để riêng và ghi nhận sự việc; họ không tự chuyển cây sang một lô khác để đủ số.
Sau đợt giao, người quản lý cập nhật phần đã nhận và phần còn lại theo đúng mã. Khi chuẩn bị đợt kế tiếp, họ xem lại những thay đổi chưa giải quyết, nhưng vẫn lập lần kiểm mới cho phần cây sắp xuất. Nhờ đó, quyết định giữ hay thay nguồn phản ánh đúng cây ở từng thời điểm. Bên mua có thể so kết quả giữa các đợt mà không nhầm rằng một quyết định cũ đã bao phủ những cây chưa từng được kiểm.