Đối chiếu quy cách theo lô cho nhóm cây thân gỗ cỡ nhỏ trong đơn nhiều chủng loại không thể làm bằng một mẫu chung. Trước buổi kiểm, bên mua cần chốt danh mục theo từng loại cây, mã nguồn, mã lô, nhóm đặc tính và cách đo. Tại vườn, người kiểm ghi kết quả vào đúng dòng chủng loại–lô–đợt, tách cây sai khác và chỉ cho gom những phần đã có quyết định. Với cây thay thế, người kiểm lập kết quả mới thay vì sao chép kết quả đã ghi cho cây hoặc lô ban đầu.
Một đơn nhiều chủng loại thường được mua theo cùng một đợt, nhưng việc kiểm cây không nên gộp thành một kết quả chung. Hai loại cây có thể cùng chiều cao dự kiến mà khác cách phân cấp thân, vị trí phân cành, dáng tán hoặc yêu cầu về gói rễ. Nếu người kiểm lấy một cây đẹp làm mẫu cho toàn đơn, phần sai khác của từng loại sẽ bị che đi. Cách làm chắc chắn hơn là xem mỗi cặp chủng loại và lô như một phần cần nhận diện, đo và quyết định riêng.
Tách danh mục trước khi bước vào khu cây
Bên mua nên gửi danh mục có tên đã xác nhận, mã hàng nếu có, mã nguồn, mã lô dự kiến và nhóm quy cách của từng chủng loại. Đối với cây thân gỗ cỡ nhỏ, các bên cần thống nhất điểm bắt đầu và kết thúc khi đo chiều cao, vị trí đo thân, cách mô tả phân cành, tán và gói rễ. Một cách đo dùng được cho loại này chưa chắc phù hợp với loại khác. Người có chuyên môn cần ghi cách đo ngay trên phiếu dùng cho đúng loại cây đang kiểm.
Mỗi chủng loại cần một mẫu riêng hoặc một quyết định riêng nêu rõ mẫu nào được dùng chung. Người lập biên bản ghi mã mẫu, ảnh, ngày duyệt, người duyệt, nguồn hoặc lô và phạm vi cây được áp dụng. Nếu hai chủng loại có tên gần giống hoặc hình thái tương tự, nhân sự tại vườn vẫn không được dùng chung mẫu khi bên mua chưa xác nhận. Người kiểm chỉ dùng mẫu cho loại cây và phạm vi đã nêu, không lấy mẫu đó làm căn cứ cho mọi cây đứng cạnh.
| Phần cần ghi | Nội dung tại vườn | Người xác nhận |
|---|---|---|
| Chủng loại và nguồn | Tên đã chốt, mã nguồn, mã lô, đợt chuẩn bị | Đầu mối mua hàng |
| Căn cứ kiểm | Mã mẫu, cách đo, nhóm đặc tính áp dụng | Người có chuyên môn |
| Kết quả | Cây đã kiểm, số đo hoặc mô tả, sai lệch | Người kiểm |
| Xử lý | Nhận, giữ riêng, thay thế hoặc kiểm lại | Người được bên mua giao quyền |
Đo và ghi kết quả ở đúng dòng
Trong buổi kiểm, người kiểm đọc mã cây hoặc mã nhóm trước rồi mới ghi số đo. Ảnh nên có thẻ nhận diện đủ để người khác biết ảnh thuộc chủng loại, lô và thời điểm nào. Người kiểm không nhập kết quả của nhiều loại vào một dòng tổng, kể cả khi các cây có vẻ tương đương. Khi phát hiện sai lệch, họ ghi đúng đặc tính chưa phù hợp và đúng cây đã xem; những đặc tính chưa kiểm được để ở trạng thái chưa có kết quả thay vì suy đoán.
Nếu các bên muốn kết luận theo mẫu đại diện, kế hoạch lấy mẫu phải được bên mua duyệt trước và nêu phương pháp chọn, cỡ mẫu, ngưỡng nhận hoặc không nhận cùng quy tắc lấy thêm mẫu. Kế hoạch ấy phải áp dụng riêng cho từng phạm vi đã xác định. Khi chưa có đủ các nội dung này, người kiểm chỉ kết luận cho những cây họ đã kiểm, không suy rộng kết quả của một chủng loại hoặc một lô sang phần còn lại.
Ghi cây thay thế ở một dòng riêng
Khi bên cung cấp đề nghị đổi một cây, người phụ trách ghi riêng phần thay thế với tên cây, mã nguồn, mã lô và thời điểm đưa vào. Người kiểm áp dụng đúng mẫu và cách đo của chủng loại đó rồi lập kết quả mới. Họ không sửa mã trên dòng cũ để biến cây mới thành cây đã được kiểm trước đó. Đại diện có thẩm quyền của bên mua quyết định nhận cây thay thế, yêu cầu lựa chọn khác hoặc giữ phần hàng lại.
Trường hợp thay cả lô cần được ghi rõ hơn nữa. Người lập giữ thông tin lô ban đầu, lý do thay và danh sách cây liên quan; sau đó lập phần riêng cho lô được đề nghị. Nếu chỉ một số cây đổi, quyết định phải chỉ đúng những mã cây ấy. Việc ghi rõ phạm vi tránh tình trạng đội gom đưa cả lô cũ ra ngoài dù bên mua chỉ từ chối một phần, hoặc trộn cây mới vào lô đã chốt mà không ai nhận ra.
Thứ tự gom đi theo tình trạng đã xác nhận
Đội điều phối chỉ đưa cây sang khu gom sau khi nhận danh sách đã được bên mua quyết định. Họ nên gom theo chủng loại, lô và đợt giao, đồng thời giữ riêng cây đang chờ xử lý. Nếu điều kiện bốc xếp buộc phải đổi thứ tự, người điều phối cập nhật vị trí và báo cho người kiểm; việc đổi vị trí không làm thay đổi mã hoặc kết quả. Nhân sự không nên gom theo kích thước nhìn bằng mắt vì hai loại cây gần giống có thể thuộc hai yêu cầu khác nhau.
Trước khi kết thúc buổi làm việc, người kiểm và người điều phối cùng rà bảng đối chiếu. Mỗi dòng phải có số cây đã kiểm, phần phù hợp, phần sai lệch, cây thay thế nếu có và quyết định của bên mua. Người điều phối giữ riêng những cây chưa đủ căn cứ để quyết định, còn người kiểm đánh dấu các dòng hồ sơ tương ứng là đang chờ xử lý. Khi nhận hồ sơ, bên mua có thể xem riêng từng chủng loại–lô–đợt và biết vì sao một cây được gom, giữ lại hay đề nghị thay, thay vì chỉ nhận một con số chung cho cả đơn.