Khi đơn hàng khóa mẫu nghiệm thu từ đầu, đánh giá độ đồng đều của lô không phải là tìm vài cây giống ảnh mẫu. Bên mua cần xác định mã mẫu, phiên bản, cách đo, sai số được chấp thuận và phạm vi áp dụng cho từng lô cây thân gỗ cỡ nhỏ. Người kiểm đối chiếu phân bố kích thước, ảnh toàn lô, tỷ lệ sai lệch và ảnh mẫu ở đúng thời điểm kiểm. Biên bản đối chiếu từng lô phải đủ rõ để người có thẩm quyền quyết định nhận, phân nhóm hay thay lô mà không thay đổi mẫu sau khi đã nhìn thấy hàng.
Một lô cây thân gỗ cỡ nhỏ có thể nhìn khá giống mẫu ở khoảng cách xa nhưng vẫn lệch ở cấp thân, điểm phân cành, độ cân của tán hoặc kích thước gói rễ. Khi bên mua đã khóa mẫu nghiệm thu, việc kiểm lô phải trả lời hai câu hỏi riêng: mẫu nào đang có hiệu lực và phần cây nào thực sự nằm trong khoảng được chấp thuận. Một cây gần giống mẫu không đủ để xác nhận cả lô.
Mẫu phải có mã và thời điểm có hiệu lực
Mẫu dùng để nghiệm thu phải được nhận diện như một căn cứ có phiên bản, không phải một bức ảnh truyền tay. Hồ sơ nên ghi mã mẫu, ngày xác nhận, người duyệt, chủng loại, đặc tính cần so, cách đo và phạm vi áp dụng. Nếu có mẫu vật tại vườn, thẻ của cây mẫu phải nối được với cùng mã. Nếu chỉ có bộ ảnh, mỗi ảnh cần cho thấy góc chụp, thước đo hoặc mốc so sánh phù hợp và thời điểm ghi nhận.
Phiên bản rất quan trọng khi bên mua đã điều chỉnh một đặc tính sau lần xem đầu tiên. Người kiểm không tự chọn bản “gần nhất” giữa ảnh cũ, tin nhắn mới và phiếu đã ký. Nếu không truy được mẫu đang dùng tới quyết định đã duyệt, người kiểm dừng đối chiếu và yêu cầu xác nhận lại. Cách làm này tránh tình trạng lô được chọn theo một mẫu nhưng lại bị nghiệm thu bằng mẫu khác.
| Nội dung | Cách ghi đủ rõ | Rủi ro nếu bỏ trống |
|---|---|---|
| Nhận diện | Mã mẫu, phiên bản, người duyệt và thời điểm hiệu lực | Dùng nhầm ảnh hoặc bản đã thay |
| Đặc tính | Chiều cao, cấp thân, phân cành, tán, gói rễ và cách đo | Mỗi người hiểu một kiểu |
| Sai số | Khoảng được chấp thuận cho từng đặc tính | Thay ngưỡng sau khi đã xem lô |
| Phạm vi | Chủng loại, nguồn, lô hoặc đợt mà mẫu được áp dụng | Lấy một mẫu xác nhận cho phần cây khác |
Khoảng sai số phải được chốt trước khi nhìn kết quả
Cây là vật liệu sống nên hai cây không thể trùng nhau tuyệt đối. Vì vậy, bên mua cần chốt sai số cho từng đặc tính có ảnh hưởng tới mục đích sử dụng, thay vì nói chung rằng cây phải “giống mẫu”. Một khoảng chiều cao được chấp thuận không tự động cho phép tán lệch hoặc gói rễ khác rõ. Ngược lại, một khác biệt hình thức không nằm trong tiêu chí đã khóa cũng không nên trở thành lý do loại cây sau khi kiểm.
Người kiểm ghi phân bố kích thước để thấy phần lớn cây tập trung ở đâu và những cây nằm ngoài khoảng nào. Ảnh toàn lô cho biết cách cây được bố trí, có cụm nào tách biệt hay không; ảnh cận cảnh phải gắn mã cây hoặc mã nhóm. Nếu các bên tính tỷ lệ sai lệch, biên bản phải ghi số cây đã kiểm, số cây lệch và đúng phạm vi mà tỷ lệ đại diện, không chỉ đưa một con số phần trăm.
Lấy mẫu chỉ có giá trị khi cách chọn đã được duyệt
Với lô lớn, bên mua có thể đồng ý kiểm một phần thay vì xem từng cây. Trước khi bắt đầu, người có thẩm quyền phải duyệt phương pháp chọn, cỡ mẫu, ngưỡng nhận hoặc không nhận và quy tắc lấy thêm mẫu. Cách chọn cần bao phủ các vị trí và nhóm hình thái có trong lô. Khi chưa đủ các điều kiện này, người kiểm chỉ kết luận cho cây đã kiểm, không suy rộng từ vài cây đạt sang toàn bộ số lượng.
Biên bản phải dẫn tới một quyết định có phạm vi
Biên bản đối chiếu từng lô nên đặt kết quả bên cạnh mã mẫu và phiên bản đã dùng. Người lập ghi phần phù hợp, phần nằm sát biên, phần vượt sai số và cây chưa thể xác nhận. Ảnh mẫu cùng ảnh toàn lô cần có dấu thời gian và nhận diện tương ứng. Nếu lô được chia thành nhiều khu, mỗi khu phải có mã để người điều phối không nhập lại phần đang chờ xử lý.
Người được bên mua giao quyền mới quyết định nhận, phân nhóm hay thay lô. Quyết định phải nêu rõ số cây hoặc mã nhóm chịu tác động, thời điểm có hiệu lực và cách xử lý phần còn lại. Nhân sự tại vườn không đổi mã mẫu, nới sai số hoặc chuyển cây giữa các nhóm chỉ để làm biên bản trông phù hợp hơn.
Trước khi gom, người điều phối đối chiếu thẻ cây với biên bản đã duyệt. Cây thay thế được kiểm bằng đúng mẫu đang có hiệu lực và có kết quả riêng; cây cũ không chuyển kết quả sang cây mới. Bộ hồ sơ cuối cùng phải cho bên mua biết lô nào đã được xem, mẫu nào được dùng và quyết định áp dụng cho phần nào. Đó là cách mẫu nghiệm thu giữ được ý nghĩa từ lúc chọn nguồn tới lúc giao cây.