Giữ độ đồng đều khi một đơn cây được giao qua nhiều đợt

Đơn hàng giao theo từng đợt không thể dùng kết quả của đợt đầu để mặc nhiên xác nhận các đợt sau. Ngay từ lúc phân bổ lô, người phụ trách cần ghi lịch xuất, số lượng, trạng thái từng đợt và dải kích thước dự kiến. Mỗi lần xuất có ảnh toàn lô, kết quả kiểm, tỷ lệ sai lệch trong đúng phạm vi và biên nhận riêng từng đợt. Khi hình thái hoặc độ trải thay đổi rõ, bên mua dựa vào hồ sơ lô để quyết định giữ hay thay nguồn thay vì chờ đến đợt cuối mới phát hiện.

Khi một đơn cây thân gỗ cỡ nhỏ được giao theo từng đợt, rủi ro không chỉ là thiếu cây. Đợt đầu có thể gồm phần dễ chọn và đồng đều, còn phần nằm sâu trong lô xuất hiện ở đợt sau. Cũng có trường hợp thời gian giữa hai đợt đủ dài để vị trí tập kết, thẻ nhận diện hoặc tình trạng cây thay đổi. Vì vậy, kết quả tốt ở lần đầu là mốc so sánh chứ không phải giấy xác nhận trước cho toàn bộ số cây còn lại.

Phân bổ lô trước khi tách cây cho chuyến đầu

Người phụ trách lập phân bổ lô gồm mã nguồn, mã lô, tổng số cây, số dự kiến cho từng đợt, lịch xuất và vị trí giữ cây. Họ ghi dải quy cách đã duyệt cùng trạng thái từng đợt: chưa chuẩn bị, đang kiểm, đã được nhận, đang chờ hoặc đã giao. Nếu một lô không đủ cho toàn đơn, phần dự kiến bổ sung từ nguồn khác phải được thể hiện ngay, không để đến ngày giao mới đổi nhãn.

Cách chia cũng ảnh hưởng cảm nhận đồng đều. Nếu đội vườn lấy toàn bộ cây ở một đầu dải cho chuyến đầu, đợt sau có thể khác rõ dù cả hai vẫn nằm trong khoảng chung. Người điều phối cần bám phương án phân bổ đã được bên mua chấp thuận: chia theo hạng, phân bổ xen kẽ có kiểm soát hoặc dành một dải cho mục đích cụ thể. Họ không tự chọn cách tiện bốc nhất nếu cách đó làm thay đổi phần mà từng đợt sẽ nhận.

Mỗi đợt là một lần ghi nhận riêng

Trước khi xuất, người kiểm chụp ảnh toàn lô của phần dành cho đợt đó, ghi số cây đã xem, phân bố kích thước và cây có sai lệch. Nếu các bên dùng tỷ lệ sai lệch, con số phải đi cùng mẫu số và mã đợt. Người kiểm so sánh với dải đã chốt cũng như kết quả các đợt trước, nhưng không kéo kết luận cũ sang những cây chưa được xem.

Khi độ trải của đợt mới khác đáng kể về mặt sử dụng, người kiểm mô tả đặc tính thay đổi và chỉ đúng phần cây. Người có quyền của bên mua quyết định vẫn nhận, phân nhóm, kiểm thêm hay đề nghị một nguồn khác. Nhân sự tại vườn không tự sửa dải của đợt trước để hai kết quả trông giống nhau, và cũng không gộp hai đợt thành một tỷ lệ nhằm làm mờ phần đang lệch.

Lấy mẫu phải gắn với đúng đợt và phần cây

Nếu kết quả lấy mẫu được dùng cho toàn bộ phần cây của một đợt, bên mua phải duyệt trước phương pháp chọn, cỡ mẫu, ngưỡng nhận hoặc không nhận và quy tắc lấy thêm mẫu. Người lập ghi rõ lô, đợt và khu cây thuộc phạm vi. Khi chưa có thỏa thuận đủ nội dung, người kiểm chỉ kết luận cho cây đã kiểm; kết quả của đợt trước không thay thế cho phần chưa kiểm ở đợt sau.

Biên nhận riêng từng đợt giữ được phần còn lại

Tại điểm giao, người nhận đối chiếu mã đợt, mã lô, số cây và tình trạng thẻ. Hai bên lập biên nhận riêng từng đợt, ghi phần đã nhận, cây sai khác tại lúc dỡ và phần còn chờ xử lý. Người nhận không ký cho toàn đơn chỉ vì lịch ban đầu ghi tổng số. Hồ sơ lô sau đó được cập nhật số còn lại và vị trí giữ, nhưng kết quả đã lập cho đợt cũ vẫn được bảo toàn.

Nếu bên mua quyết định giữ hay thay nguồn, quyết định phải nêu từ đợt nào, số cây nào và căn cứ nào được dùng cho phần thay. Nguồn mới cần mã lô và kết quả của chính nó. Những cây còn từ nguồn cũ phải được nhìn riêng; đội điều phối không trộn hai nguồn dưới một mã chung để hoàn thành số lượng.

Sau mỗi lần giao, người quản lý có thể đối chiếu tổng dành cho đơn với tổng đã giao, phần đang chờ và phần còn ở vườn. Sự liên tục này giúp phát hiện sớm một đợt đang nhận dải cây khác với phần đã thống nhất. Đến đợt cuối, bên mua không phải đoán vì sao cây thay đổi: hồ sơ đã chỉ ra cách phân bổ, thời điểm kiểm và quyết định áp dụng cho từng lần xuất.