Nhiều địa chỉ nhận đòi hỏi người phụ trách bắt đầu từ yêu cầu tại từng nơi, không bắt đầu từ việc lấp đầy xe. Người phụ trách tách danh mục, tiêu chí nhận và đầu mối của từng điểm; sau đó mới phân lô, tuyến và nguồn dự phòng. Lịch từng vườn, mã lô và điểm tập kết được nối với đúng người nhận. Nhờ vậy, một thay đổi trên đường đi không làm cây của điểm này bị chuyển sang điểm khác mà chưa có quyết định của bên mua.
Đơn hàng có nhiều điểm giao thường phát sinh lỗi trước khi xe rời điểm tập kết. Cùng một chủng loại nhưng văn phòng A cần dải kích thước khác khu thương mại B; công trình C lại có giờ nhận và lối dỡ riêng. Điều phối gom cây nhiều vườn vì thế phải giữ yêu cầu của từng nơi nhận. Nếu đội gom chỉ chia theo tổng số lượng, cây đúng quy cách vẫn có thể đến sai địa chỉ. Điểm giao quyết định cây nào được nhận; dung lượng xe chỉ quyết định cách chở.
Tách yêu cầu nhận trước khi phân nguồn
Bên mua nên cung cấp địa chỉ, khung giờ, đầu mối, danh mục cho từng điểm và tiêu chí nhận tương ứng. Với nhóm cây thân gỗ cỡ nhỏ, các dòng cần thể hiện cách đọc chiều cao, cấp thân, vị trí phân cành, tán và gói rễ nếu những đặc tính này ảnh hưởng đến việc bố trí. Trường hợp các điểm dùng cùng một tiêu chí, người phụ trách vẫn giữ dòng số lượng riêng để tránh lấy phần đã dành cho nơi khác.
Sau khi yêu cầu đã rõ, người điều phối mới gắn mỗi dòng với vườn, mã lô, khu giữ và ngày sẵn sàng. Một điểm giao có thể nhận từ nhiều vườn, nhưng từng phần phải giữ nhận diện riêng. Ngược lại, một lô có thể được chia cho nhiều địa chỉ khi bên mua đã duyệt cách chia. Bảng nối lô–điểm giao–người nhận là căn cứ để biết phần nào được phép lên từng xe.
| Mối nối | Thông tin cần có | Quyết định phụ thuộc |
|---|---|---|
| Lô–điểm giao | Chủng loại, mã lô, số dành riêng | Phân lô cho địa chỉ nào |
| Điểm giao–tuyến | Giờ nhận, lối tiếp cận, thứ tự dỡ | Xếp xe và thứ tự giao |
| Lô–người nhận | Đầu mối, tiêu chí nhận, quyền xử lý sai khác | Ai được ký hoặc từ chối |
| Điểm giao–nguồn thay | Vườn dự phòng, lô đề xuất, trạng thái kiểm | Có được chuyển nguồn hay không |
Lịch từng vườn phải ăn khớp với thứ tự dỡ
Lịch từng vườn cần nêu đúng phần cây sẽ lấy, người bàn giao, vị trí bốc và thời điểm có thể tiếp cận. Người điều phối so lịch này với thứ tự dỡ trên xe: cây giao cuối thường phải được xếp trước, nhưng việc xếp không được làm mất thẻ nguồn. Nếu xe lấy ở nhiều vườn, danh sách xếp hàng phải cho thấy vị trí của từng lô để đội giao không phải nhận diện lại bằng mắt tại mỗi điểm.
Điểm tập kết là nơi kiểm lại sự khớp giữa cây, thẻ và chuyến. Người phụ trách chia khu theo tuyến nhưng vẫn giữ ranh giới nguồn và mã lô. Họ chỉ chuyển cây sang khu chờ xe sau khi đối chiếu với danh mục của điểm nhận. Một thay đổi tuyến không đồng nghĩa với quyền đổi lô. Nếu phương tiện hoặc giờ nhận thay đổi, người điều phối cập nhật chuyến; việc đổi cây cần một quyết định riêng.
Nguồn dự phòng phải được duyệt theo từng điểm
Một nguồn thay có thể phù hợp với điểm này nhưng không phù hợp với điểm khác vì mẫu, không gian sử dụng hoặc tiêu chí nhận khác nhau. Khi đề xuất nguồn dự phòng theo điểm, người phụ trách nêu vườn, mã lô, số lượng, dải đặc tính và thời gian có thể kiểm. Bên mua quyết định điểm nào được chuyển, điểm nào giữ nguồn ban đầu và liệu việc đổi có làm thay đổi lịch hay không. Không nên dùng một phê duyệt chung cho toàn bộ các địa chỉ.
Kiểm mẫu theo nguồn và theo phần dành cho từng địa chỉ
Nếu bên mua chấp thuận kiểm theo mẫu, người có thẩm quyền phải duyệt phương pháp chọn, cỡ mẫu, ngưỡng nhận hoặc không nhận và quy tắc lấy thêm mẫu. Cách chọn cần phản ánh đúng các nguồn và phần cây dành cho từng điểm giao. Khi chưa có những nội dung này, người kiểm chỉ kết luận cho cây đã kiểm; kết quả ở một vườn hoặc một địa chỉ không tự đại diện cho phần còn lại.
Trước khi xe đi, người phụ trách đối chiếu mã trên cây với bảng nối, đếm riêng từng lô và ghi phần thay đổi. Danh sách theo xe cần thể hiện thứ tự dỡ, nhưng biên bản tại điểm nhận vẫn ghi vườn, mã lô, chủng loại và số thực nhận. Người nhận cần biết mình đang ký cho lô nào, không chỉ ký cho một tổng số cây. Nếu có sai khác, họ khoanh đúng phần đang giữ lại thay vì chặn hoặc chấp thuận cả chuyến.
Sau mỗi lần giao, người điều phối cập nhật số đã nhận, số đang trên đường, số còn ở vườn và phần phải bổ sung cho từng địa chỉ. Thông tin này giúp chuyến sau không lấy lại số đã giao hoặc bù nhầm cho một điểm khác. Khi từng quyết định được giữ theo lô và điểm nhận, việc gom nhiều vườn trở thành bài toán điều phối có thể kiểm soát, thay vì một chuỗi cuộc gọi để tìm cây sau mỗi lần phát sinh.