Một mẫu đã khóa chỉ có tác dụng khi mọi vườn dùng chung cách đo nhưng vẫn giữ kết quả riêng cho từng nguồn. Người phụ trách phát hành đúng mã mẫu, phiên bản, sai số và phạm vi áp dụng; từng vườn xác nhận đã nhận đúng bản trước khi kiểm. Lịch từng vườn và mã lô đi cùng ảnh mẫu, ảnh của chính lô và biên bản đối chiếu từng lô. Bên mua nhờ đó có thể nhận, phân nhóm hay thay lô mà không nới mẫu cho nguồn đến sau.
Khi nhiều vườn cùng chuẩn bị một nhóm cây thân gỗ cỡ nhỏ, cụm từ “làm theo mẫu” rất dễ bị hiểu thành nhìn ảnh rồi chọn cây tương tự. Vườn này đo từ mặt bầu, vườn khác đo từ mặt đất; nơi ghi chu vi, nơi ước lượng đường kính; người sau lại dùng ảnh đã chỉnh sửa thay cho bản được duyệt. Điều phối gom cây nhiều vườn cho đơn hàng khóa mẫu nghiệm thu từ đầu phải khóa cả cách đọc mẫu. Một mẫu chung không biến nhiều nguồn thành một lô chung.
Phát hành mẫu như một căn cứ dùng chung
Bộ mẫu cần có mã mẫu, phiên bản, ngày hiệu lực, người duyệt và phạm vi áp dụng. Phần mô tả nêu rõ chủng loại, điểm bắt đầu và kết thúc của từng phép đo, các đặc tính cần quan sát, góc ảnh bắt buộc nếu có và sai số được chấp thuận. Với cây thân gỗ cỡ nhỏ, bên mua có thể cần phân biệt cấp thân, vị trí phân cành, độ cân của tán và gói rễ. Chỉ những nội dung thật sự liên quan đến quyết định mua mới nên được khóa.
Người điều phối gửi cùng một bản cho các vườn và yêu cầu đầu mối xác nhận mã cùng phiên bản đã nhận. Khi có sửa đổi, bản mới phải ghi thời điểm hiệu lực và những lô chịu tác động. Người kiểm không dùng lẫn ảnh cũ với hướng dẫn mới. Nguồn đến sau không được hưởng một khoảng sai số rộng hơn chỉ vì lịch xe đã chốt.
- Mã và phiên bản xuất hiện trên phiếu kiểm của từng nguồn.
- Cách đo được diễn giải giống nhau cho người kiểm tại các vườn.
- Sai số được chốt trước khi kết quả của các lô được tập hợp.
- Phạm vi áp dụng nói rõ chủng loại, nguồn, lô và đợt liên quan.
Tách kết quả trước khi so các nguồn
Tại mỗi vườn, người kiểm ghi mã lô, khu giữ, số cây đã xem và kết quả theo đúng các đặc tính đã khóa. Ảnh mẫu đi cùng hồ sơ để nhắc căn cứ, nhưng ảnh của chính lô mới cho thấy phần cây đang được đề xuất. Khi một lô có nhiều nhóm hình thái, người kiểm tách nhóm thay vì lấy vài cây đẹp nhất làm đại diện. Cùng một mẫu, mỗi lô vẫn phải tự trả lời bằng kết quả của chính nó.
Lịch từng vườn cần đủ khoảng thời gian cho việc kiểm và xử lý sai khác trước lúc bốc. Nếu một vườn chỉ đưa cây ra ngay khi xe tới, người điều phối không nên coi việc nhìn nhanh ở mép đường là hoàn tất nghiệm thu. Họ ghi đúng phạm vi đã xem, giữ phần chưa rõ tại chỗ và báo người có quyền quyết định. Việc xe chờ không làm một phiên bản mẫu mất hiệu lực.
| Trường thông tin | Ghi tại từng vườn | Dùng để quyết định |
|---|---|---|
| Căn cứ | Mã mẫu, phiên bản, sai số | Các nguồn có dùng cùng bản không |
| Nhận diện | Vườn, mã lô, khu giữ, thời điểm | Kết quả thuộc đúng phần cây nào |
| Kết quả | Dải đo, nhóm hình thái, phần sai khác | Nhận, chia nhóm hay yêu cầu thay |
| Bàn giao | Số được duyệt, số giữ lại, điểm tập kết | Phần nào được phép đưa vào lịch gom |
Lấy mẫu phải có cùng nguyên tắc ở các vườn
Nếu không kiểm từng cây, bên mua cần duyệt phương pháp chọn, cỡ mẫu, ngưỡng nhận hoặc không nhận và quy tắc lấy thêm mẫu. Phương pháp phải xử lý được cách bố trí khác nhau giữa các vườn, chẳng hạn cây chia thành nhiều khu hoặc nhiều đợt chăm sóc. Khi chưa thống nhất đủ bốn nội dung, người kiểm chỉ kết luận cho cây đã kiểm. Kết quả tốt ở một nguồn không được bù cho nguồn khác có phạm vi kiểm hẹp hơn.
Điểm tập kết không phải nơi xóa ranh giới lô
Khi cây về điểm tập kết, người nhận đối chiếu thẻ nguồn với biên bản của từng vườn. Các lô có thể đứng gần nhau để thuận tiện xếp xe, nhưng vẫn cần ranh giới nhận diện. Nếu phát hiện hai nguồn có khác biệt rõ dù đều nằm trong khoảng đã duyệt, bên mua quyết định cách bố trí hoặc phân nhóm; đội vận chuyển không tự trộn để tạo cảm giác đồng đều.
Người có thẩm quyền căn cứ vào từng biên bản để nhận, phân nhóm hay thay lô. Quyết định phải ghi số cây hoặc mã nhóm chịu tác động và mẫu đang áp dụng. Trường hợp thay lô, phần mới được kiểm lại bằng đúng phiên bản có hiệu lực; kết quả của cây cũ không chuyển sang cây thay. Như vậy, sự linh hoạt nằm ở quyết định mua chứ không nằm ở việc sửa mẫu sau khi thấy hàng.
Bộ hồ sơ hoàn tất cần cho thấy lịch từng vườn, mã lô, điểm tập kết, ảnh mẫu, ảnh của từng lô và quyết định tương ứng. Người mua có thể so các nguồn mà không mất dấu cây đã giao. Quan trọng hơn, nhà vườn hiểu trước mình phải chuẩn bị gì và người kiểm dùng cùng một ngôn ngữ đo lường. Khi đó, mẫu đã khóa thực sự giữ được vai trò từ khâu chọn nguồn tới lúc bàn giao.