Điều phối gom cây nhiều vườn cho đơn hàng giao theo từng đợt đòi hỏi phân bổ lô ngay từ đầu, không đợi tới sát ngày xuất mới tìm phần còn lại. Người phụ trách cần giữ lịch từng vườn, mã lô, điểm tập kết và trạng thái của mỗi đợt trong cùng một hồ sơ lô. Biên nhận riêng từng đợt cho biết phần đã giao, phần còn giữ và mọi thay đổi nguồn. Khi một vườn không tiếp tục cung cấp được dải cây đã duyệt, bên mua có căn cứ quyết định giữ hay thay nguồn giữa các đợt mà không gộp kết quả mới vào kết quả cũ.
Đợt đầu thường lấy phần dễ chuẩn bị nhất; nếu không giữ trước phần còn lại, đợt sau có thể buộc phải đổi nguồn. Với cây thân gỗ cỡ nhỏ, sự thay đổi ấy có thể lộ ra ở cấp thân, phân cành, tán hoặc gói rễ dù tên cây và khoảng chiều cao vẫn giống nhau. Vì vậy, kế hoạch nhiều đợt phải quản lý cả phần chưa giao, không chỉ ghi những chuyến đã hoàn thành.
Phân bổ nguồn cho từng đợt trước khi xe đầu tiên tới
Người phụ trách lập phân bổ lô theo vườn, mã lô, tổng số cây đã xác minh, số dành cho từng đợt và số dự phòng. Lịch xuất đi cùng lịch từng vườn để biết phần cây nào có thể được giữ tới ngày giao. Trạng thái từng đợt cần tách rõ phần đã dành, đang chờ xác nhận và chưa có nguồn. Nếu nhà vườn không cam kết giữ đúng phần đã kiểm, trạng thái phải ghi là chưa chắc chắn; bên mua cân nhắc kiểm lại gần ngày xuất hoặc chuẩn bị một nguồn khác.
Phần dành cho các đợt sau cần vị trí giữ và thẻ nhận diện riêng. Người tại vườn ghi mọi lần di chuyển, cây bị thay hoặc số lượng thay đổi. Nếu cây tiếp tục được chăm sóc trong khoảng chờ, các bên xác định đặc tính nào cần xem lại trước khi xuất. Không nên lấy một ảnh của ngày đầu để xác nhận tình trạng nhiều tuần sau mà không kiểm đúng phần cây còn giữ.
| Nội dung | Ở cấp toàn đơn | Ở từng đợt |
|---|---|---|
| Nguồn | Các vườn được duyệt và vai trò của từng nơi | Vườn và mã lô thực tế cung cấp |
| Số lượng | Tổng đã xác minh và phần dự phòng | Số dự kiến, số kiểm, số giao, số giữ lại |
| Thời gian | Chuỗi lịch xuất | Giờ kiểm, giờ tập kết, giờ bàn giao |
| Trạng thái | Phân bổ lô còn hiệu lực | Đã nhận, có điều kiện, thay nguồn hoặc chờ |
Mỗi lần gom phải xác nhận đúng phần được đưa ra
Trước ngày giao, người điều phối đối chiếu lịch xuất với vị trí cây tại từng vườn. Người kiểm xác nhận mã lô, số cây, dải đặc tính và phần sai khác trong đúng nhóm chuẩn bị cho đợt đó. Cây đứng gần nhưng không nằm trong phân bổ không được đưa vào cho đủ số. Khi thẻ bị mất, phần cây được giữ lại cho tới khi nhận diện được bằng hồ sơ và người bàn giao.
Nếu bên mua cho phép lấy mẫu, từng đợt và từng nguồn phải có phương pháp chọn, cỡ mẫu, ngưỡng nhận hoặc không nhận và quy tắc lấy thêm mẫu đã duyệt. Khi chưa có đủ nội dung, người kiểm chỉ kết luận cho cây đã kiểm. Kết quả của đợt trước không xác nhận hộ phần mới đưa vào, kể cả khi cây đến từ cùng một vườn.
Đổi nguồn là một quyết định mua mới trong phạm vi còn thiếu
Một thay đổi nguồn giữa hai đợt phải được nhìn như một lần xác minh mới. Người phụ trách nêu lý do thay, số cây liên quan, vườn mới, mã lô, thời điểm có thể kiểm và ảnh của chính phần đề xuất. Bên mua so kết quả với dải đã duyệt rồi quyết định dùng nguồn mới, giữ nguồn cũ cho một phần hoặc điều chỉnh phân bổ các đợt sau.
Khi hai nguồn cùng xuất hiện trong một đợt, người điều phối không tạo một mã lô chung. Mỗi phần giữ thẻ tới điểm tập kết và danh sách xe. Nếu bên mua chấp thuận trộn khi bố trí, quyết định phải nêu phạm vi và cách chia; việc ghép để vận chuyển không xóa nguồn của cây. Nhờ đó, sai khác ở điểm giao vẫn được khoanh về đúng phần.
Biên nhận riêng từng đợt phải cập nhật phần còn lại
Tại điểm tập kết, người giao và người nhận ghi mã nguồn, mã lô, số cây, trạng thái và sai khác quan sát được. Biên nhận riêng từng đợt không xác nhận thay cho toàn đơn. Nếu có cây chờ xử lý, biên nhận chỉ đúng mã và vị trí đang giữ; phần đó không được tính vào số đã hoàn tất.
Sau khi giao, người quản lý cập nhật hồ sơ lô bằng số đã nhận, số còn ở từng vườn, cây đã thay và lịch dự kiến tiếp theo. Kết quả cũ được giữ nguyên để so sánh, không sửa thành tên nguồn mới. Nếu điều chỉnh phân bổ, người có quyền xác nhận thời điểm thay đổi và các đợt chịu tác động.
Biên nhận không chỉ khép một chuyến; nó còn xác định phần nào vẫn đang được giữ cho những chuyến kế tiếp. Khi hồ sơ được duy trì như vậy, câu hỏi giữ hay thay nguồn không còn dựa vào trí nhớ hoặc lời hẹn. Bên mua nhìn được đúng lô đã nhận, đúng phần đang chờ và căn cứ của mỗi lần đổi nguồn trước khi chuyến sau bắt đầu.