Điều phối gom cây nhiều vườn cho đơn hàng nhiều chủng loại không nên bắt đầu bằng tuyến xe mà bằng danh mục đã tách rõ từng loại. Mỗi dòng cần tên đã xác nhận, quy cách, mẫu áp dụng, mã lô, vườn cung cấp, điểm tập kết và đợt dự kiến. Bảng đối chiếu từng chủng loại–lô–đợt giúp bên mua quyết định tách nguồn, giữ mẫu riêng, chấp thuận thay thế và sắp thứ tự gom. Với nhóm cây thân gỗ cỡ nhỏ, cấp thân, phân cành, tán và gói rễ vẫn phải được kiểm theo đúng dòng, không nhập chung kết quả của loại cây khác.
Một đơn hàng nhiều chủng loại dễ rối ngay cả khi từng vườn đều trả lời rằng cây đã sẵn sàng. Loại này có thể đủ ở vườn A, loại khác phải lấy từ vườn B, còn một phần đang chờ bên mua xác nhận mẫu. Nếu người điều phối chỉ theo dõi tổng số cây, xe có thể đến đúng giờ nhưng nhận sai loại, sai lô hoặc lấy phần chưa được duyệt. Một chuyến xe có thể chở nhiều loại cây, nhưng hồ sơ không được biến chúng thành một lô chung.
Tách danh mục thành những dòng có thể giao việc
Người phụ trách chuẩn hóa tên từng chủng loại theo yêu cầu mua, kèm quy cách, số lượng, mục đích sử dụng nếu có và mẫu riêng đã được duyệt. Với nhóm cây thân gỗ cỡ nhỏ, dòng kiểm cần nêu cách đọc cấp thân, phân cành, tán và gói rễ. Một ảnh mẫu không nên được dùng cho nhiều chủng loại chỉ vì chúng có chiều cao gần nhau; tiêu chí quyết định phải đi cùng đúng tên và đúng phạm vi.
Sau đó, mỗi dòng được gắn vườn cung cấp, mã lô, số cây đã xác minh, số đang chờ, điểm tập kết và đợt dự kiến. Nếu một chủng loại lấy từ hai nguồn, hai phần vẫn nằm ở hai dòng con cho tới khi bên mua quyết định có được ghép hay không. Cách tách này giúp phát hiện một nguồn đang thiếu mà không làm sai trạng thái của các loại cây còn lại.
| Dòng cần nối | Thông tin phải khớp | Việc chưa được tự làm |
|---|---|---|
| Chủng loại–mẫu | Tên, mã mẫu, phiên bản và cách đo | Mượn mẫu của loại khác |
| Chủng loại–nguồn | Vườn, mã lô, số đã xác minh | Gộp nguồn chưa được duyệt |
| Lô–đợt | Điểm tập kết, ngày sẵn sàng, trạng thái | Đẩy phần chờ vào lịch xe |
| Đợt–biên nhận | Số nhận, số thay, phần còn lại | Ghi một tổng chung cho cả đơn |
Lịch từng vườn phải chỉ ra đúng phần cây sẵn sàng
Lịch từng vườn không chỉ ghi giờ xe tới. Người điều phối cần biết loại cây nào đã được kiểm, khu nào đang giữ, ai bàn giao, đường tiếp cận và khoảng thời gian có thể bốc. Thứ tự gom phải đi theo mức độ sẵn sàng của từng dòng, không theo lời hẹn chung của cả vườn. Nếu một dòng chưa có quyết định, xe có thể lấy các dòng đã hoàn tất nhưng không tự đổi sang một chủng loại khác để đủ tải.
Điểm tập kết cũng phải có sơ đồ khu nhận. Các nhóm được đặt theo mã chủng loại, nguồn, lô và đợt, có khoảng tách đủ để người kiểm nhận ra ranh giới. Cây đến sớm không được chuyển thẻ sang khu của cây đến muộn. Khi cùng tên cây nhưng khác nguồn, người phụ trách vẫn giữ hai nhận diện cho tới khi hoàn tất việc so sánh và có quyết định của bên mua.
Phần thay thế phải quay lại đúng dòng đã thiếu
Khi một vườn không còn phần phù hợp, người phụ trách đề xuất thay thế bằng cách nêu chủng loại, nguồn mới, lô, quy cách và thời điểm có thể kiểm. Người có quyền của bên mua quyết định chấp thuận, giữ chờ hoặc điều chỉnh thứ tự gom. Mỗi thay thế là một quyết định mới có đúng phạm vi, không phải thao tác sửa tên trên danh sách. Kết quả cũ không được chuyển sang lô mới.
Kiểm theo mẫu không được vượt qua ranh giới chủng loại
Nếu bên mua đồng ý lấy mẫu, từng chủng loại và lô phải có phương pháp chọn, cỡ mẫu, ngưỡng nhận hoặc không nhận và quy tắc lấy thêm mẫu đã duyệt. Người kiểm chỉ kết luận cho cây đã kiểm trong phạm vi được chọn theo cách đó. Một chủng loại có kết quả tốt không bù cho loại khác chưa kiểm; một nguồn có lô đồng đều cũng không xác nhận hộ nguồn khác.
Tại lúc bốc, người điều phối đối chiếu mã trên cây với bảng từng chủng loại–lô–đợt. Họ đếm riêng phần được nhận, phần thay và phần đang chờ. Nếu phát hiện cây đứng sai khu, người bàn giao xác minh mã trước khi đưa lên xe; hình dáng tương tự không phải căn cứ để tự đổi dòng. Danh sách theo xe cần giữ được số lượng của từng lô thay vì chỉ có tổng chuyến.
Biên nhận tại điểm gom và điểm giao ghi đúng chủng loại, nguồn, lô, đợt, số thực nhận cùng sai khác quan sát tại thời điểm bàn giao. Sau chuyến, bên mua có thể đối chiếu phần đã về với danh mục ban đầu và nhìn ra dòng nào còn thiếu. Việc gom nhiều vườn khi đó không còn là chạy xe qua nhiều địa chỉ, mà là giữ từng quyết định đi cùng đúng cây cho tới lúc người nhận xác nhận.