Giữ truy nguyên cho đơn hàng có nhiều điểm giao là khả năng đứng tại một vị trí cụ thể rồi tìm lại đúng mã lô, điểm nhận và người đã tiếp nhận phần cây. Địa chỉ, tiêu chí nhận và danh mục cho từng điểm tạo ranh giới ban đầu; quyết định phân lô, tuyến và nguồn dự phòng theo điểm phải được phản ánh vào bảng nối lô–điểm giao–người nhận. Thứ tự dỡ chỉ là một mốc vận chuyển, còn dấu vết dài hạn nằm ở mã vị trí sau giao và lịch sử mọi lần cây được chuyển.
Sau giao, vị trí cây quan trọng hơn vị trí cây từng nằm trên xe. Một cây ở sảnh tòa nhà, dải ven đường hay khu chờ trồng phải tra được về đúng mã lô và điểm tiếp nhận, kể cả khi chuyến xe đã kết thúc. Với đơn hàng có nhiều điểm giao, bảng nối lô–điểm giao–người nhận cần được tiếp tục bằng mã vị trí sau giao. Nếu dừng ở thông tin vận chuyển, dấu vết sẽ đứt ngay khi cây được dỡ xuống.
Gắn mã lô với nơi cây thực sự được đặt
Mỗi điểm giao tự xây cách gọi vị trí phù hợp với mặt bằng: tên khu, tầng, dãy, ô hoặc mốc cảnh quan. Người phụ trách ghi mã vị trí đó cạnh mã lô ngay khi phần cây được đưa tới khu sử dụng hoặc khu chờ. Thứ tự dỡ có thể giúp xác định nhóm đầu tiên trong lúc bàn giao, nhưng không nên trở thành cách duy nhất để nhận biết cây sau đó.
Địa chỉ, tiêu chí nhận và danh mục cho từng điểm vẫn là căn cứ phân biệt phạm vi. Hai điểm có thể nhận cùng tên cây nhưng dùng cấp thân, vị trí phân cành, dáng tán hoặc quy cách bầu cây khác nhau. Vì vậy, mã lô chỉ có nghĩa khi đi cùng điểm giao và vị trí. Một ảnh lô tại nguồn không cho biết cây trong ảnh cuối cùng đã được đặt ở địa chỉ nào.
| Tra từ | Tìm tới | Dùng khi |
|---|---|---|
| Mã vị trí | Điểm giao, mã lô, người tiếp nhận | Phát hiện cây có sai khác tại chỗ |
| Mã lô | Các điểm và vị trí đang dùng lô | Cần khoanh phạm vi của một lô |
| Người tiếp nhận | Phần cây và khu đã bàn giao | Cần làm rõ việc chuyển vị trí |
| Lần thay đổi | Vị trí cũ, vị trí mới, người xác nhận | Cây đã được điều chuyển sau giao |
Người tiếp nhận phải gắn với một phạm vi cụ thể
Người tiếp nhận là một mốc trách nhiệm, không phải tên để điền cho đủ. Bảng ghi cần nêu người đó tiếp nhận lô nào tại khu nào và quyền xử lý của họ tới đâu. Một đầu mối vận hành có thể xác nhận cây đã tới đúng khu nhưng không nhất thiết có quyền chấp thuận đổi nguồn hoặc nới tiêu chí. Khi quyền khác nhau, quyết định thay lô phải chỉ tới đúng người được bên mua ủy quyền.
Nếu cây được bàn giao ở khu chờ rồi chuyển sang vị trí chính thức, cả hai mốc đều được giữ. Chuyển cây sang khu khác phải tạo thêm lịch sử, không được xóa vị trí ban đầu. Dòng thay đổi ghi vị trí cũ, vị trí mới, thời điểm, lý do và người xác nhận. Nhờ vậy, khi đội chăm sóc tìm một cây ở vị trí cũ nhưng không thấy, họ có thể biết cây đã được điều chuyển chứ không vội kết luận là giao thiếu.
Nguồn dự phòng phải để lại ranh giới cũ và mới tại từng điểm
Quyết định phân lô, tuyến và nguồn dự phòng theo điểm cần được chuyển thành thông tin tại nơi bố trí. Nếu điểm A dùng lô thay còn điểm B giữ lô ban đầu, bảng vị trí phải phản ánh đúng khác biệt đó. Người phụ trách không đổi tất cả về một mã chung sau khi giao. Khi có sai khác hình thái, bên mua sẽ thấy ngay phần nào thuộc nguồn thay và phần nào thuộc nguồn ban đầu.
Giao nhầm cần được xử lý như một lần thay đổi vị trí có nguyên nhân, không phải xóa dòng cũ rồi nhập lại. Người phụ trách khoanh cây liên quan, giữ mã lô, ghi điểm đã dỡ nhầm, điểm chuyển tới và người cho phép chuyển. Nếu cây đã được trồng hoặc bầu đã bị tác động, bên mua đánh giá tình trạng trước khi điều chuyển; đội giao không tự suy ra rằng cùng tên cây thì có thể đổi chỗ.
Khi cần kiểm lại theo mẫu tại một điểm, bên mua xác định phương pháp chọn, cỡ mẫu, ngưỡng nhận hoặc không nhận và quy tắc lấy thêm mẫu cho đúng lô cùng khu vị trí. Cây ở điểm khác không được ghép vào mẫu để làm kết quả đẹp hơn hoặc xấu hơn. Nếu chưa có căn cứ mở rộng kết luận, người kiểm chỉ kết luận cho cây đã kiểm.
Ảnh kiểm tại chỗ nên cho thấy mốc vị trí và đặc điểm cần xem, thay vì chỉ chụp tán cây không có bối cảnh. Với nhóm cây thân gỗ cỡ nhỏ, một ảnh toàn cảnh xác định dãy, còn ảnh gần cho thấy cấp thân, điểm phân cành và tình trạng bầu nếu còn tiếp cận được. Tên ảnh hoặc ghi chú sử dụng cùng mã vị trí trong bảng để người khác không phải nhận cây bằng trí nhớ.
Trong phần nguồn cây và điều phối của SADECX, bảng nối có thể được bàn giao theo cấu trúc mà bên mua thống nhất cho từng điểm. Bên mua hoặc đơn vị quản lý tại địa chỉ quyết định hệ mã vị trí và người có quyền cập nhật việc chuyển cây sau giao. SADECX giữ quan hệ tới lô trong phạm vi đã nhận, nhưng không thay đầu mối vận hành xác nhận một vị trí mà SADECX không quản lý.
Nhiều điểm giao làm tăng số nơi cây có thể được chuyển sau khi xe rời đi. Dấu vết bền không nằm ở việc ghi thật nhiều thông tin chuyến, mà ở khả năng tra hai chiều giữa mã lô và vị trí đang sử dụng. Khi bảng nối lô–điểm giao–người nhận đi cùng lịch sử thay đổi, bên mua có thể khoanh đúng cây, đúng địa chỉ và đúng người phụ trách mỗi khi cần xem lại.