Giữ truy nguyên sau khi giao theo từng đợt là khả năng bắt đầu từ một vị trí đang có cây rồi tìm lại đúng nguồn, lô và lần giao của cây đó. Phân bổ lô, lịch xuất và trạng thái từng đợt là các mốc tra cứu, không phải trọng tâm cộng số. Khi nguồn thay đổi, bên mua cần quyết định giữ hay thay nguồn giữa các đợt và ghi rõ phạm vi vị trí chịu tác động. Hồ sơ lô và biên nhận riêng từng đợt phải dùng cùng mã nhận diện để một sai khác phát hiện muộn vẫn được khoanh đúng phần cây.
Dấu vết hữu ích phải đi được từ vị trí sau giao về lô, không chỉ đi từ lô tới chuyến xe. Khi cây được đưa vào cảnh quan qua nhiều đợt, người quản lý thường phát hiện sai khác tại nơi sử dụng: một hàng cây có tán khác, một cụm có vị trí phân cành thấp hơn hoặc một bầu cây biểu hiện không ổn định. Nếu vị trí không gắn với mã lô và đợt giao, việc kiểm lại dễ lan sang cả khu dù vấn đề chỉ thuộc một phần nhỏ.
Bắt đầu từ nơi cây đang được bố trí
Mỗi khu sử dụng cần có mã vị trí đủ dễ hiểu với người vận hành, chẳng hạn khu, dãy và ô. Khi một đợt cây được đặt vào khu đó, người phụ trách ghi mã lô bên cạnh mã vị trí, ngày tiếp nhận và người đã đối chiếu. Không nhất thiết gắn biển lớn cho từng cây; có thể dùng sơ đồ khu cùng các mốc đầu–cuối rõ ràng, miễn là người khác quay lại vẫn nhận ra ranh giới của phần cây.
| Điểm bắt đầu | Mốc kế tiếp | Thông tin tìm được |
|---|---|---|
| Khu hoặc ô đang có cây | Mã vị trí | Phạm vi cây cần xem lại |
| Mã vị trí | Mã lô và đợt | Nguồn cùng lần cây được đưa tới |
| Mã lô | Lần kiểm của lô | Cấp thân, phân cành, tán và tình trạng bầu đã ghi |
| Đợt giao | Người xác nhận | Quyết định có hiệu lực ở thời điểm đó |
Phân bổ lô cho biết phần cây dự kiến đi vào khu nào; lịch xuất cho biết mốc thời gian để tìm đúng lần giao; trạng thái từng đợt cho biết phần đó đã được chấp thuận, đang chờ làm rõ hay đã đổi nguồn. Ba trường này nên giữ như chỉ mục tra cứu. Người phụ trách tránh biến chúng thành một bảng kế hoạch liên tục bị sửa đè, vì sau vài tuần sẽ không còn biết cây đang đứng ở khu nào thuộc phiên bản nào của kế hoạch.
Nguồn mới phải có ranh giới nhìn thấy được tại nơi sử dụng
Nguồn của đợt sau không kế thừa kết quả của đợt trước. Khi đề xuất lô mới, người phụ trách mô tả cấp thân, vị trí phân cành, dáng tán và quy cách bầu cây của chính phần thay. Bên mua quyết định giữ hay thay nguồn giữa các đợt, đồng thời chỉ rõ khu hoặc dãy sẽ nhận lô mới. Nhờ đó, nếu hình thái giữa hai nguồn khác nhau, người vận hành biết đó là thay đổi đã được duyệt hay một sai khác cần xử lý.
Nếu hai lô được bố trí xen nhau, sơ đồ phải đánh dấu được vị trí của từng lô thay vì chỉ ghi rằng cả khu có hai nguồn. Trường hợp chưa thể gắn tới từng ô, người phụ trách chia dải hoặc cụm có mốc vật lý dễ nhận. Lịch sử thay đổi ghi ngày lô mới bắt đầu được sử dụng, người phê duyệt và lý do; thông tin cũ được giữ lại để tra ngược, không bị thay bởi dòng mới.
- Mã vị trí tại nơi sử dụng dùng cùng cách viết qua các đợt.
- Mã lô trên sơ đồ khớp với mã trong lần kiểm nguồn.
- Lần đổi nguồn giữ cả mốc cũ, mốc mới và phạm vi khu bị tác động.
- Hồ sơ lô và biên nhận riêng từng đợt cùng chỉ tới một mã đợt duy nhất.
Khi phát hiện sai khác ở một đợt cũ
Người vận hành bắt đầu từ mã vị trí của cây có biểu hiện khác, xác định lô và đợt, rồi mới xem phạm vi các vị trí dùng cùng lô. Cách khoanh này tránh suy diễn rằng mọi cây cùng tên đều có chung nguyên nhân. Nếu cây đã được chuyển chỗ, lịch sử vị trí phải cho thấy điểm cũ, điểm mới, thời gian chuyển và người xác nhận. Một cây được chuyển chỗ sau bàn giao vẫn phải giữ được lịch sử vị trí cũ và mới.
Khi cần kiểm lại theo mẫu, bên mua chốt phương pháp chọn, cỡ mẫu, ngưỡng nhận hoặc không nhận và quy tắc lấy thêm mẫu cho đúng lô đang được xem xét. Mẫu được lấy trong phạm vi vị trí đã xác định, không trộn cây của đợt khác chỉ vì chúng ở gần nhau. Nếu chưa có căn cứ suy rộng sang toàn lô, người kiểm chỉ kết luận cho cây đã kiểm.
Ảnh kiểm lại nên chứa một mốc có thể nhận vị trí, thẻ lô nếu còn gắn và đặc điểm đang được xem. Ảnh toàn cảnh giúp nhận khu; ảnh gần giúp thấy cấp thân, điểm phân cành, tán hoặc bầu. Người phụ trách tránh đặt lại tên ảnh theo cảm tính sau khi rời hiện trường. Dấu thời gian và ghi chú tại chỗ giúp phân biệt ảnh của lần giao với ảnh của lần kiểm muộn.
Khi SADECX tham gia ở phần nguồn cây và điều phối giao theo đợt, phạm vi bàn giao cần nêu cách mã lô được chuyển sang mã đợt và mã vị trí do bên mua cung cấp. SADECX giữ thông tin trong phần việc đã thống nhất; bên mua hoặc đơn vị quản lý cảnh quan quyết định cách đặt mã vị trí tại nơi sử dụng và người được quyền chấp thuận thay nguồn.
Giao theo đợt thường kéo dài hơn một lần tiếp nhận, nên giá trị của truy nguyên nằm ở khả năng quay lại đúng phần cây sau nhiều tuần hoặc nhiều lần dịch chuyển. Khi mã vị trí, mã lô, đợt giao và lịch sử thay đổi vẫn nối được với nhau, bên mua có thể xử lý sai khác theo đúng phạm vi. Việc đó khác với đối soát số lượng: câu hỏi ở đây là cây đang đứng ở đâu đã đến từ lô và lần giao nào.