Giữ truy nguyên sau khi giao cho đơn hàng nhiều chủng loại là khả năng bắt đầu từ vị trí đang có cây rồi tìm ngược về đúng chủng loại, mã lô, đợt giao và lần thay đổi liên quan. Danh mục cùng quy cách theo từng chủng loại tạo ranh giới ban đầu; bảng đối chiếu từng chủng loại–lô–đợt và lịch sử thay đổi cho biết phần cây nào thực sự đang có mặt. Với cây thân gỗ cỡ nhỏ, mẫu của một tên cây không được dùng thay cho tên khác.
Sau bàn giao, người vận hành phải tra được cây tại một khu hoặc ô về đúng dòng chủng loại, mã lô và đợt giao. Tên cây là lớp phân loại đầu tiên; mã lô là lớp nhận diện thứ hai. Nếu đơn hàng nhiều chủng loại chỉ được quản lý bằng một danh sách tổng, cây cùng cỡ có thể bị đổi vị trí hoặc dùng nhầm ảnh của nhau. Bên mua cần nhận được danh mục và quy cách theo từng chủng loại, còn đội nguồn cây gắn từng dòng đó với vườn, khu cây và lô cụ thể. Cách tách này cho phép xử lý sai khác ở đúng vị trí mà không mở lại toàn bộ đơn.
Sau giao, mỗi vị trí phải nối về đúng chủng loại và lô
Để tra ngược từ vị trí, mỗi dòng danh mục nên nêu tên gọi đã thống nhất, dấu hiệu nhận biết, cách đo và khoảng chấp nhận. Với nhóm cây thân gỗ cỡ nhỏ, người kiểm cần biết đang đọc chiều cao từ đâu, đánh giá cấp thân thế nào, vị trí phân cành nào phù hợp và tình trạng bầu nào được nhận. Nếu hai chủng loại có tên thương mại dễ nhầm, ảnh mẫu riêng và tên khoa học đã được xác nhận bởi người có chuyên môn sẽ giúp giảm tranh cãi; không nên tự suy đoán tên chỉ từ một ảnh chụp.
| Nội dung | Ghi theo từng tên cây | Không nên gộp |
|---|---|---|
| Yêu cầu mua | Quy cách và số lượng | Một mô tả chung cho cả đơn |
| Căn cứ hình thái | Mẫu riêng, cách đo, sai số | Ảnh của cây tương tự |
| Nhận diện nguồn | Mã vị trí, mã lô, khu giữ | Chỉ ghi tên vườn |
| Kết quả giao | Số theo lô và đợt | Một tổng số cuối chuyến |
Sau khi từng dòng đã rõ, người điều phối mới tách nguồn, mẫu, thay thế và thứ tự gom. Một chủng loại có thể dùng nhiều lô, nhưng mỗi lô phải có kết quả kiểm riêng. Một vườn có thể cung cấp nhiều chủng loại, nhưng việc cùng địa chỉ nguồn không biến chúng thành một nhóm nghiệm thu. Mã vị trí cho biết cây ở khu nào; mã lô cho biết phần cây nào đã được xem theo cùng một căn cứ.
Lịch sử thay lô phải còn nguyên sau bàn giao
Một thay đổi chỉ hợp lệ cho dòng chủng loại được chỉ rõ. Người đề xuất ghi phần đang thiếu, nguồn thay, lô thay, đặc tính đã đối chiếu và thời điểm cần quyết định. Người có quyền phê duyệt nêu rõ thay toàn bộ hay chỉ một số lượng. Lịch sử thay đổi giữ lại đề xuất cũ, quyết định mới và người xác nhận, nhờ vậy người nhận không phải đoán tại sao cây thực tế khác danh sách ban đầu.
Nếu nguồn thay có cùng tên nhưng khác cấp thân, phân cành, tán hoặc quy cách bầu cây, bên mua cần xem sai khác đó có ảnh hưởng đến vị trí sử dụng hay không. Đội điều phối không tự chuyển sự chấp thuận của một chủng loại sang chủng loại khác. Khi chưa có quyết định, phần thay được giữ riêng và chưa đưa vào số sẵn sàng giao.
Sau thay thế, vị trí phải chỉ ra lô đang có mặt
Thứ tự gom phục vụ việc vận chuyển, không được làm mất ranh giới giữa các chủng loại. Khi một phần cây được thay, người phụ trách cập nhật lô đang có mặt tại từng khu hoặc ô, đồng thời giữ lại lô cũ trong lịch sử thay đổi. Thẻ tại cây hoặc sơ đồ vị trí phải giúp người quản lý phân biệt phần thay ngay cả khi hình dáng các chủng loại gần giống. Cách ghi này trả lời được cây nào, thuộc lô nào và hiện ở đâu.
Kiểm theo mẫu cũng phải làm riêng cho từng chủng loại và lô. Bên mua chốt phương pháp chọn, cỡ mẫu, ngưỡng nhận hoặc không nhận và quy tắc lấy thêm mẫu trước khi người kiểm bắt đầu. Cỡ mẫu của tên cây này không bù cho tên cây khác; kết quả ở một lô không đại diện cho lô được bổ sung sau. Khi chưa đủ căn cứ mở rộng kết luận, người kiểm chỉ kết luận cho cây đã kiểm.
Tại điểm nhận, người phụ trách dùng bảng đối chiếu từng chủng loại–lô–đợt như một sơ đồ nhận diện. Mỗi dòng chỉ tới khu hoặc vị trí đang đặt cây, còn lịch sử thay đổi chỉ ra lô từng được đề xuất trước đó. Khi phát hiện một cây không đúng mẫu riêng, người quản lý khoanh đúng chủng loại và lô đang có mặt thay vì mở lại toàn bộ đơn. Bảng này phục vụ tra cây–lô–vị trí, không thay cho việc đối soát chứng từ giao dịch.
Trong phạm vi nguồn cây và điều phối, SADECX cần giữ bảng đối chiếu khớp với phần cây thực tế được chuẩn bị và bàn giao. Bên mua hoặc đơn vị được ủy quyền vẫn chịu trách nhiệm chốt tên cây, mẫu áp dụng và quyền chấp nhận thay thế. Khi hai phía giữ đúng ranh giới này, đơn nhiều chủng loại có thể thay đổi cục bộ mà vẫn tra lại được cây nào thuộc nguồn, lô và đợt nào.