Đơn cây thân gỗ cỡ nhỏ có nhiều điểm giao cần được tách theo đúng số cây dành cho từng địa chỉ. Người điều phối lập phân bổ lô–địa chỉ–người nhận trước giờ xếp xe, ghi mã nguồn, mã lô, số cây, tiêu chí nhận và tuyến giao. Nếu dùng nguồn dự phòng, phần thay thế được trình và quyết định riêng cho đúng điểm. Người phụ trách hồ sơ ghi mã tương ứng trên ảnh, kết quả kiểm, phiếu giao và biên nhận để sai khác tại một địa chỉ không làm thay đổi hồ sơ của các điểm còn lại.
Khi một đơn đi tới nhiều địa chỉ, cùng tên cây và cùng ngày giao vẫn chưa đủ để xếp chung. Mỗi điểm có thể có lối vào, giờ nhận, người ký và tiêu chí nhận khác nhau. Nếu đội giao chỉ cầm một danh sách tổng, vài cây dành cho điểm sau rất dễ bị dỡ ở điểm trước. Người phụ trách dùng mã lô để nhận ra nhóm cây, rồi tra bảng phân bổ để biết địa chỉ và người tiếp quản.
Người điều phối bắt đầu từ số cây dành cho từng địa chỉ, không bắt đầu từ số xe. Họ ghi mã điểm, địa chỉ đầy đủ, đầu mối liên hệ, khung giờ được nhận, mã nguồn, mã lô và số cây. Với cây thân gỗ cỡ nhỏ, tiêu chí nhận còn nêu cấp thân, phân cành, tán và gói rễ theo yêu cầu của điểm. Các thông tin khác nhau phải được giữ thành những dòng riêng dù cùng một chuyến.
Lập bảng phân bổ để đội tại bãi dùng ngay
Trong bảng phân bổ lô–địa chỉ–người nhận, nhân sự tại bãi phải đọc thẻ trên cây rồi xác định được đúng điểm giao. Khi xem một địa chỉ, họ cũng phải thấy toàn bộ phần cây sẽ đến đó. Nếu bảng chỉ có tổng số theo chủng loại, đội xếp xe vẫn phải hỏi lại bằng lời và nguy cơ giao nhầm vẫn còn.
| Nội dung | Thông tin cần ghi | Người dùng tại hiện trường |
|---|---|---|
| Nhận diện phần cây | Mã nguồn, mã lô, mã cây hoặc nhóm cây | Người kiểm và đội xếp xe |
| Nơi giao | Mã điểm, địa chỉ, vị trí dỡ được thống nhất | Lái xe và người điều phối |
| Người tiếp nhận | Họ tên hoặc vai trò, số liên hệ, giới hạn quyền | Người giao và người nhận |
| Điều kiện nhận | Số cây, nhóm đặc tính, chứng từ phải bàn giao | Đại diện hai bên tại điểm |
Người điều phối ghi rõ người nhận tại điểm và phạm vi người ấy có quyền xác nhận. Một bảo vệ có thể hướng dẫn xe vào nhưng không nhất thiết có quyền ký nhận quy cách. Một quản lý cơ sở có thể ký số lượng nhưng chưa chắc có quyền quyết định thay chủng loại. Nếu quyền chưa rõ, bên mua cần chỉ định trước; đội giao không suy ra quyền từ chức danh hoặc từ việc người đó có mặt.
Xếp xe theo điểm dỡ nhưng giữ nguyên mã lô
Người điều phối dựa vào tuyến giao để chọn thứ tự chất và dỡ cây. Cây dành cho điểm cuối có thể được xếp trước để nằm sâu hơn, song đội kiểm vẫn phải nhìn được mã lô và mã điểm. Nếu một xe chở phần của nhiều lô, người phụ trách tách danh sách theo mã. Nếu một lô được chia cho nhiều địa chỉ, mỗi điểm có dải mã cây hoặc số lượng đã xác định, không chia miệng khi xe đang chạy.
Người xếp xe và người điều phối cùng đối chiếu số cây theo từng dòng. Nếu phát hiện thẻ thiếu hoặc cây đứng sai khu, họ tách cây ra để xác minh. Họ không gắn mã của nhóm gần nhất để kịp giờ. Một cây chưa rõ điểm đến được giữ ngoài số đã xếp cho đến khi có thông tin đủ để xác định.
Chỉ đưa nguồn dự phòng vào đúng điểm đã được duyệt
Nguồn dự phòng không được đưa vào mọi điểm chỉ vì một địa chỉ thiếu cây. Người phụ trách xác định điểm bị thiếu, phần cây cần thay, mã nguồn mới, mã lô mới và sự khác biệt về đặc tính. Đại diện có thẩm quyền của bên mua xem phần thay thế và quyết định phạm vi sử dụng. Người điều phối giữ nguyên phân bổ đã chốt ở những điểm không liên quan.
Nếu cây dự phòng được nhận cho điểm A nhưng không được nhận cho điểm B, người lập ghi riêng hai kết quả. Họ không dùng biên nhận ở A để hợp thức hóa phần sẽ tới B. Tương tự, nếu tiêu chí của hai điểm giống nhau, kết quả kiểm vẫn phải chỉ ra cây hoặc lô đã được xem; việc áp dụng rộng hơn chỉ thực hiện theo kế hoạch lấy mẫu đã được bên mua chấp thuận trước.
- Người chụp ghi mã lô, mã cây hoặc nhóm cây và thời gian vào chú thích ảnh.
- Người giao ghi đúng địa chỉ, số cây theo mã và tên mình trên phiếu.
- Người nhận ghi thời gian dỡ cùng phần thiếu, thừa hoặc khác yêu cầu.
- Người lập hồ sơ giữ liên kết ảnh và chứng từ bằng một mã chung để người quản lý không phải ghép tệp bằng phỏng đoán.
Sai khác được xử lý tại điểm nào thì ghi tại điểm đó
Tại nơi giao, người giao và người nhận kiểm số thực tế trước khi ký. Sai khác về số lượng, mã lô hoặc nhóm đặc tính được tách ngay tại địa chỉ phát sinh. Người nhận ghi phần đã tiếp quản và phần đang chờ người có thẩm quyền quyết định. Họ không lấy cây thừa của điểm này bù vào số thiếu của điểm khác khi chưa có quyết định điều chuyển.
Nếu cần chuyển một phần cây sang địa chỉ khác, người điều phối giữ phân bổ ban đầu rồi bổ sung quyết định điều chuyển, thời gian, người chấp thuận và người nhận mới. Họ cập nhật phiếu giao của cả hai điểm theo sự việc đã xảy ra. Nhờ những thông tin này, người quản lý phân biệt được giao nhầm, điều chuyển có phê duyệt và thay đổi kế hoạch từ bên mua.
Nếu SADECX được giao phần nguồn cây và điều phối, SADECX có thể chuẩn bị bảng phân bổ, mã lô, ảnh và phiếu giao theo phạm vi công việc. Bên mua vẫn cần cung cấp địa chỉ, tiêu chí nhận và người có quyền quyết định tại từng điểm. Khi người tại vườn, người giao và người nhận cùng dùng một bảng phân bổ, họ xử lý đơn theo từng địa chỉ và không phải phụ thuộc vào trí nhớ của tài xế hoặc lời nhắn rời rạc.