Khi đơn cây thân gỗ cỡ nhỏ đã chốt mẫu nghiệm thu từ đầu, người phụ trách phải ghi cho từng lô đúng mã mẫu, phiên bản và phạm vi áp dụng. Người tại vườn không chọn một cây khác làm mẫu mới chỉ vì cây đó dễ tìm hoặc đẹp hơn. Họ đối chiếu mã nguồn, mã lô, cấp thân, phân cành, tán và gói rễ với căn cứ đã được bên mua xác nhận. Kết quả được ghi trong biên bản đối chiếu từng lô; phần ngoài phạm vi chờ quyết định riêng.
Khi bên mua đã chốt mẫu nghiệm thu, các bên có một căn cứ chung nhưng vẫn phải biết mẫu ấy áp dụng cho cây nào. Tại vườn, một ảnh đẹp hoặc một cây gần khu tập kết không thể thay cho mã mẫu và phạm vi đã được xác nhận. Người kiểm nhận diện đúng lô, dùng đúng phiên bản và ghi kết quả cho phần cây thực sự được xem.
Đến vườn để đối chiếu cây, không phải để chọn lại mẫu
Người phụ trách mở đúng ảnh mẫu và phần mô tả đi cùng mã. Họ kiểm ngày xác nhận, phiên bản và phạm vi áp dụng trước khi nhìn cây. Nếu chỉ có một ảnh rời không kèm mã hoặc ngày duyệt, người tại vườn yêu cầu làm rõ thay vì tự chọn ảnh gần giống. Cách này ngăn một hình cũ hoặc bản trao đổi chưa được chấp thuận bị dùng làm căn cứ.
Sau đó, người kiểm xác định mã nguồn, mã lô và phần cây cần xem. Với cây thân gỗ cỡ nhỏ, họ đối chiếu cấp thân, vị trí phân cành, cấu trúc tán và gói rễ theo cách các bên đã mô tả. Nếu yêu cầu chưa nêu phương pháp đo hoặc mức sai số, người kiểm không tự đặt thêm tại hiện trường. Bên mua phải làm rõ trước khi dùng kết quả để nhận hay không nhận.
| Nội dung | Căn cứ dùng tại vườn | Khi chưa khớp |
|---|---|---|
| Mẫu | Mã mẫu, ảnh mẫu, ngày xác nhận | Dừng đối chiếu nếu không xác định được bản đúng |
| Phiên bản | Mô tả và ảnh thuộc cùng lần chấp thuận | Yêu cầu người có quyền chỉ định bản áp dụng |
| Lô | Mã nguồn, mã lô và danh sách cây | Tách cây không có trong phạm vi |
| Đặc tính | Cấp thân, phân cành, tán và gói rễ đã chốt | Ghi sai khác, không sửa lại yêu cầu tại chỗ |
Chỉ ghi kết quả cho những cây đã kiểm trong từng lô
Người kiểm ghi cây hoặc dải mã đã xem, thời gian, cách quan sát hoặc đo và kết quả từng đặc tính. Người chụp đặt mã lô và thời điểm vào chú thích ảnh tại vườn. Trong biên bản đối chiếu từng lô, người lập nêu rõ phần phù hợp, phần có sai khác và phần chưa kiểm được. Họ không ghi “toàn lô đạt” nếu không có căn cứ cho phạm vi đó.
Nếu bên mua đã phê duyệt kế hoạch lấy mẫu, người kiểm tuân theo phương pháp chọn, cỡ mẫu, ngưỡng nhận, ngưỡng không nhận và quy tắc lấy thêm mẫu đã thống nhất. Nếu chưa có kế hoạch như vậy, kết quả chỉ thuộc những cây đã được xem. Người kiểm không được suy rộng kết quả chỉ vì các cây có hình thức giống nhau hoặc đứng cùng khu.
Người phụ trách ghi riêng phần ngoài phạm vi. Ví dụ, một số cây có cùng tên nhưng đến từ mã nguồn khác, hoặc một nhóm được bổ sung sau ngày chốt mẫu. Người có thẩm quyền của bên mua quyết định có dùng mẫu hiện tại, yêu cầu kiểm riêng hay không nhận phần được đề nghị. Nhân sự tại vườn không tự mở rộng phạm vi để tránh phải chờ.
Đổi lô không đồng nghĩa đổi mẫu, nhưng phải xem lại phạm vi
Khi một lô khác được đề nghị, người phụ trách trước hết xem quyết định chốt mẫu có bao gồm lô ấy hay không. Nếu văn bản đã nêu nhiều lô cụ thể và lô mới nằm trong danh sách, họ dùng đúng mẫu rồi ghi kết quả cho những cây được kiểm. Nếu lô mới không nằm trong danh sách, đội chuẩn bị chờ bên mua quyết định trước khi đánh dấu lô là đã được duyệt.
- Không duyệt lại mẫu bằng một cây thuận mắt hơn tại vườn.
- Không thay ảnh mẫu trong tệp cũ rồi giữ nguyên ngày xác nhận.
- Không chuyển kết quả của lô trước sang lô thay thế chưa được kiểm.
- Không để người điều phối tự quyết định một sai khác kỹ thuật ngoài quyền được giao.
Nếu bên mua chấp thuận một phiên bản mới, người lập giữ phiên bản cũ cùng phạm vi và thời gian từng bản đã được áp dụng. Người lập hồ sơ không sửa kết quả của những lô đã kiểm theo bản cũ. Với những lô chuẩn bị sau mốc thay đổi, người phụ trách dùng bản mới nếu quyết định yêu cầu như vậy. Việc lưu hai bản giúp người nhận hiểu khác biệt đến từ yêu cầu thay đổi, không phải từ việc hồ sơ bị chỉnh âm thầm.
Bàn giao đúng phiên bản đang áp dụng
Trước giờ giao, người điều phối đối chiếu mã lô trên thẻ với mã ghi trong biên bản. Sau đó, họ kiểm tra biên bản đã viện dẫn đúng phiên bản mẫu đang áp dụng hay chưa. Người lập phiếu ghi mã mẫu hoặc số biên bản liên quan, không chỉ ghi “theo mẫu”. Tại điểm nhận, người nhận có thể mở đúng ảnh mẫu, xem phần cây đã được kiểm và xác định sai khác mới phát sinh trong vận chuyển hoặc bàn giao.
Nếu SADECX phụ trách nguồn cây, SADECX có thể chuẩn bị mã lô, ảnh hiện trường và thông tin đối chiếu trong phạm vi được giao. Việc chấp thuận mẫu, thay phiên bản hoặc mở rộng phạm vi vẫn cần người có quyền của bên mua xác nhận. Phân định này cho phép đội tại vườn làm nhanh phần kiểm cây mà không biến họ thành người sửa yêu cầu nghiệm thu.
Các bên vẫn có thể thay đổi yêu cầu sau khi chốt mẫu, nhưng người có thẩm quyền phải xác nhận và ghi rõ nội dung thay đổi. Khi đối chiếu mã mẫu, phiên bản, phạm vi và mã lô, người phụ trách biết cây nào đã được xem theo căn cứ nào. Đội chuẩn bị tiếp tục với phần phù hợp, báo phần sai khác cho đúng người quyết định và không ghi kết quả cho cây ngoài phạm vi dù cây đang đứng chung khu.