Đơn cây thân gỗ cỡ nhỏ giao theo từng đợt không nên dùng một dòng tổng để theo dõi toàn bộ quá trình. Trước mỗi lần xuất, người điều phối xác định phần cây, lịch xuất, mã nguồn, mã lô và trạng thái của đợt đó. Nếu tiếp tục cùng nguồn, họ xác nhận phần cây mới vẫn thuộc lô đã nêu; nếu thay nguồn, họ cấp mã phù hợp và ghi lý do cùng người chấp thuận. Người phụ trách hồ sơ ghi mã nguồn và mã lô trên ảnh, kết quả kiểm, chứng từ vận chuyển và biên nhận riêng của từng đợt để người nhận biết các giấy tờ đó thuộc nhóm cây nào.
Một đơn giao theo từng đợt thường kéo dài qua nhiều ngày, đôi khi lịch thi công còn thay đổi giữa chừng. Rủi ro không nằm ở việc có nhiều chuyến xe, mà ở chỗ phần đã giao, phần đang chuẩn bị và phần chưa chọn bị trộn trong cùng một bảng tổng. Mỗi đợt phải được tách riêng; người phụ trách dùng mã lô để nhận ra những cây có cùng nguồn và cùng căn cứ.
| Thời điểm | Thông tin người phụ trách cần ghi | Kết quả cần có |
|---|---|---|
| Trước khi chuẩn bị | Phần cây dự kiến, lịch xuất, mã nguồn và mã lô | Danh sách chưa lẫn với phần của đợt khác |
| Sau khi kiểm | Cấp thân, phân cành, tán, gói rễ và sai khác | Kết quả gắn với cây đã được xem |
| Khi xe rời vườn | Số thực xuất, xe, người giao và thời gian | Phần cây đang trên đường được nhận diện |
| Tại điểm nhận | Số thực nhận, người nhận và phần chưa khớp | Biên nhận riêng cho đúng đợt |
Có thể giữ mã lô qua nhiều đợt nếu tách rõ cây của từng lần giao
Nếu cây của hai đợt cùng nguồn, cùng lô và cùng nhóm đặc tính, các bên có thể giữ mã lô gốc rồi thêm số đợt hoặc số biên nhận. Cách này chỉ phù hợp khi danh sách cho biết cây nào thuộc đợt nào. Người điều phối không ghi một số lượng lũy kế rồi xóa số cũ, vì sau đó người mua sẽ không biết cây nào đã được nhận ở lần trước.
Người lập hồ sơ lô tách rõ phần đã giao, phần đã có quyết định nhưng chưa giao và phần còn chờ kiểm. Khi một số cây được dời sang đợt sau, họ giữ mã cây hoặc nhóm cây và cập nhật lịch xuất. Việc đổi ngày không mặc nhiên đổi mã lô. Tuy nhiên, người phụ trách vẫn phải kiểm tình trạng cây nếu thời gian chờ hoặc cách bảo quản có thay đổi đáng kể so với lúc kiểm.
Giữ nguồn và thay nguồn là hai quyết định khác nhau
Khi tiếp tục lấy cây từ nguồn ban đầu, người phụ trách ghi “giữ nguồn” cho phần cây và đợt tương ứng, kèm mã lô đang dùng. Họ không sao chép nguyên kết quả của lần giao trước sang cây chưa kiểm. Nếu đã có kế hoạch lấy mẫu được bên mua chấp thuận, họ thực hiện theo phạm vi kế hoạch; nếu không, kết quả chỉ áp dụng cho cây đã được người kiểm xem.
Khi nguồn ban đầu không còn được dùng cho phần kế tiếp, người điều phối đề nghị “thay nguồn” và trình mã nguồn mới, lô mới, ảnh cùng kết quả kiểm cần thiết. Đại diện có thẩm quyền của bên mua quyết định có nhận phần thay thế hay không. Người lập ghi quyết định tại đúng đợt phát sinh, không sửa ngược hồ sơ các đợt đã bàn giao và cũng không giữ mã lô cũ cho cây đến từ nguồn mới.
Sắp ảnh và chứng từ theo phần cây, không theo ngày tải lên
Ảnh chụp trước ngày giao vẫn có thể dùng nếu đúng cây, đúng lô và còn nằm trong phạm vi mà bên mua chấp thuận. Người chụp ghi mã lô, mã cây hoặc nhóm cây và thời gian thật. Người lập hồ sơ dùng số hiệu riêng cho chứng từ vận chuyển của từng chuyến. Trong danh mục, họ ghi mã cây hoặc mã lô để giữ liên kết ảnh và chứng từ, thay vì gom mọi tệp của đơn vào một thư mục rồi dựa vào tên gần giống.
- Người chụp ghi rõ phần cây được nhận diện trong từng ảnh.
- Người lập phiếu ghi số thực xuất theo mã lô và đợt.
- Người lập biên nhận ghi người nhận, thời gian và sai khác của chính lần giao đó.
- Người phụ trách ghi tên người đề nghị, người chấp thuận và ngày áp dụng cho mỗi lần đổi nguồn.
Nếu một chuyến chở hai lô, người giao tách số lượng và sai khác theo từng mã. Nếu một lô đi trên hai xe, mỗi xe có danh sách phần cây riêng. Cách chia phương tiện không thay quyết định về lô, nhưng người quản lý vẫn phải tra được cây đã đi trên xe nào và được người nào tiếp nhận từ hồ sơ vận chuyển.
Chốt xong một đợt trước khi chuẩn bị đợt sau
Sau khi nhận cây, đại diện hai bên ghi số thực tế, phần không khớp và cách xử lý do người có thẩm quyền xác nhận. Người quản lý cập nhật trạng thái từng đợt nhưng không xóa dự kiến ban đầu. Phần đã nhận, phần trả lại và phần đang chờ quyết định được ghi riêng. Nhờ vậy, số còn lại cho các đợt sau được tính từ những gì đã xảy ra, không phải từ ký ức của người điều phối.
Trước lần xuất kế tiếp, người phụ trách đối chiếu lại mã nguồn, mã lô, danh sách cây và các thay đổi đã được chấp thuận. Nếu SADECX phụ trách nguồn cây hoặc điều phối giao nhận, phần việc cần được giới hạn rõ: chuẩn bị thông tin lô, tổ chức đối chiếu và bàn giao cây. Người được bên mua giao quyền vẫn là người quyết định thay yêu cầu hoặc chấp nhận nguồn khác. Nhờ phân công rõ, đội giao không tự hiểu lại yêu cầu của đơn ở mỗi đợt.
Hồ sơ hoàn chỉnh của đơn không phải một phiếu duy nhất. Đó là hồ sơ lô kèm các danh sách xuất, kết quả kiểm và biên nhận riêng từng đợt. Khi cần xem lại, bên mua có thể biết ở đợt nào đã giữ nguồn, ở đợt nào đã thay nguồn, cây nào đã được nhận và phần nào vẫn chưa có quyết định. Thông tin ấy mới đủ để xử lý lần giao tiếp theo mà không làm lẫn lịch sử các lần trước.