Với đơn nhiều chủng loại cây thân gỗ cỡ nhỏ, người lập dùng mã lô để phân biệt phần cây chứ không chỉ để đếm số nhãn. Họ ghi mã nguồn, mã lô và chủng loại trên đúng ảnh, kết quả kiểm, dòng đơn và biên nhận. Hai chủng loại không dùng chung một mã chỉ vì cùng vườn hoặc cùng chuyến; một chủng loại cũng có thể cần nhiều mã nếu khác nguồn, đợt hoặc nhóm đặc tính. Trong bảng đối chiếu chủng loại–lô–đợt, người lập ghi cây thay thế và sai khác vào đúng dòng.
Đơn nhiều chủng loại dễ lẫn hồ sơ ở những chỗ rất nhỏ: một ảnh được lưu dưới tên chung, hai lô của hai loại cây cùng mang số “01”, hoặc một phiếu chỉ ghi tổng số cây trên xe. Khi đó, nhãn vẫn tồn tại nhưng người nhận không biết nhãn nói tới cây nào. Nhìn vào mã lô, họ phải xác định được chủng loại, nguồn, nhóm quy cách và những chứng từ đi cùng phần cây đang kiểm.
Mỗi dòng bắt đầu từ chủng loại và nguồn cụ thể
Người lập giữ tên trên danh mục đã được bên mua xác nhận, tên thường dùng nếu cần và mã nguồn hoặc mã vườn. Họ không sửa tên gốc để mọi chứng từ trông giống nhau. Nếu hai tên được xác nhận là cùng một chủng loại, người lập ghi mối quan hệ ấy trong bảng; nếu chưa rõ, họ giữ riêng hai dòng cho tới khi người có thẩm quyền làm rõ.
Mã lô phải duy nhất trong phạm vi hệ thống mà người nhận đang dùng. Nếu hai nguồn đều dùng ký hiệu L01, người lập thêm mã nguồn hoặc mã nội bộ của đơn để phân biệt. Họ không chờ tới giờ giao mới giải thích bằng lời. Trên thẻ, ảnh và phiếu, cách viết mã phải đủ để người khác nhận ra cùng một phần cây mà không cần hỏi người tạo bảng.
Với cây thân gỗ cỡ nhỏ, người phụ trách ghi cấp thân, vị trí phân cành, cấu trúc tán và gói rễ theo từng dòng. Hai nhóm khác nhau không được gộp chỉ vì cùng chủng loại. Nếu hai nhóm có cách nhận hoặc xử lý khác nhau, họ tách thành hai dòng để số thừa của nhóm này không che số thiếu của nhóm kia.
| Chủng loại | Nguồn và lô | Nhóm đặc tính | Ảnh và chứng từ | Đợt |
|---|---|---|---|---|
| Tên đã xác nhận | Mã nguồn + mã lô duy nhất | Cấp thân, phân cành, tán, gói rễ | Mã ảnh, kết quả kiểm, dòng đơn | Mốc chuẩn bị hoặc giao |
| Tên đã xác nhận khác | Mã riêng dù cùng nguồn | Nhóm riêng theo yêu cầu | Tài liệu của chính phần cây | Có thể cùng hoặc khác đợt |
Ghi cùng mã trên thẻ cây, ảnh và chứng từ
Để giữ liên kết ảnh và chứng từ với đúng cây, người chụp ghi mã lô và, khi có, mã cây hoặc nhóm cây trong chú thích cùng thời gian. Người xem chỉ dùng ảnh toàn khu để nhận biết bố trí chung, không dùng ảnh đó thay cho ảnh nhận diện từng nhóm. Trong danh mục ảnh và trên từng chứng từ, người lập ghi cùng mã lô nhưng vẫn giữ số hiệu gốc của phiếu kiểm, dòng đơn và biên nhận. Họ không đổi tên tệp cũ rồi coi như đã sửa xong sai lệch.
Khi thẻ bị hỏng hoặc mã không đọc được, người phụ trách cấp mã tạm cho phần đang chờ và ghi vị trí, ảnh cùng người chịu trách nhiệm xác minh. Họ không chọn mã dựa trên cây đứng gần. Sau khi có căn cứ, người được giao quyền xác nhận mã đúng; người cập nhật giữ lại ghi nhận tạm và thời điểm sửa.
- Chọn một cây, đọc thẻ rồi đối chiếu đúng chủng loại, nguồn, lô, ảnh và dòng đơn.
- Chọn một dòng trong danh mục rồi tìm đúng những cây tương ứng tại khu chuẩn bị.
- Đọc một biên nhận và kiểm lại số thực tế cùng sai khác của đúng chủng loại và lô.
Ghi riêng cây thay thế, không sửa dòng cũ
Nếu một chủng loại hoặc một phần lô cần thay, người lập giữ dòng ban đầu với trạng thái và lý do. Phần thay thế có tên, nguồn, mã lô, nhóm đặc tính, ảnh và kết quả riêng. Đại diện có thẩm quyền của bên mua quyết định thay phần nào và từ thời điểm nào. Người cập nhật không đổi mã trên dòng cũ để tạo cảm giác cây thay thế vốn thuộc lô ban đầu.
Số lượng cũng được giữ theo đúng dòng và không bù chéo giữa hai chủng loại. Cây thừa ở chủng loại A không bù cho cây thiếu ở chủng loại B. Hai lô của cùng một chủng loại chỉ được điều chỉnh khi bên mua chấp thuận phần thay đổi. Bản tổng hợp có thể cộng toàn đơn để theo dõi, nhưng người lập vẫn phải giữ số đã nhận và sai khác theo từng dòng chủng loại–lô–đợt.
Trước khi cây rời khu chuẩn bị, người giao và người nhận đối chiếu mã trên thẻ của từng cây hoặc nhóm cây, rồi ghi số cây, thời gian và sai khác. Người nhận biết ai sẽ xử lý thẻ mất, ảnh thiếu hoặc dòng không khớp. Nếu mã được sửa sau đó, người cập nhật ghi người xác nhận, lý do và thời gian; họ không thay âm thầm trong toàn bộ tài liệu.
Mã không cần dài, nhưng người nhận phải đọc được cây gì, từ đâu, thuộc lô và đợt nào, kèm ảnh cùng chứng từ nào. Với đơn nhiều chủng loại, tách đúng từng dòng quan trọng hơn việc mọi nhãn có cùng hình thức. Khi cùng một mã được ghi thống nhất trên thẻ, danh mục ảnh và biên nhận, các bên có thể xử lý sai khác của một nhóm mà không làm xáo trộn những chủng loại khác trong đơn.