Buổi kiểm tại vườn diễn ra sau khi mẫu nghiệm thu đã được khóa từ đầu, nên người phụ trách không chọn lại một cây mẫu đẹp hơn. Họ mang đúng mã mẫu, phiên bản, ảnh và phạm vi tới đúng mã vườn, rồi nhận diện lô và phần cây cần kiểm. Người kiểm ghi cấp thân, phân cành, tán và gói rễ theo nội dung đã chốt, kèm tên người thực hiện và thời gian. Cây ngoài phạm vi hoặc lô thay thế phải được trình riêng; đại diện có thẩm quyền của bên mua không mở rộng phạm vi chỉ vì cây nhìn giống mẫu.
Buổi kiểm tại vườn phải bắt đầu từ hồ sơ mẫu đã khóa, sau đó mới đi tới lô cây. Người kiểm dùng căn cứ đã được bên mua chấp thuận, không chọn lại mẫu theo những cây đang có sẵn. Nếu tới vườn rồi mới thay ảnh, đổi cách hiểu hoặc chọn một cây đẹp hơn làm chuẩn, các bên sẽ không còn biết quyết định mua dựa trên phiên bản nào.
Trước khi vào khu cây, người phụ trách phân công người kiểm mã, người ghi kết quả và đại diện bên mua tiếp nhận thông tin. Việc phân công không thay quyền quyết định, nhưng giúp mỗi nhận xét có tên người và thời điểm. Nếu người có quyền xác nhận phạm vi chưa có mặt, nhóm kiểm chỉ ghi những gì quan sát được; họ chờ ý kiến của bên mua trước khi đưa cây vào danh sách được chấp thuận.
Mang đúng bộ căn cứ tới đúng khu cây
Bộ căn cứ gồm mã mẫu, phiên bản, ảnh mẫu, ngày duyệt, người duyệt và phạm vi áp dụng. Người phụ trách đối chiếu các thông tin này trước khi xem cây. Nếu mã trên ảnh khác mã trong biên bản, họ dừng việc gắn kết quả với mẫu cho tới khi bên mua làm rõ. Họ vẫn có thể ghi nhận mã lô và hiện trạng quan sát được, nhưng không gọi đó là kết quả theo mẫu đã khóa.
Tại vườn, người phụ trách xác định mã vườn, khu cây, mã lô và dải mã cây dự kiến. Biển khu hoặc lời chỉ miệng của đầu mối không thay cho dấu nhận diện lô. Nếu lô bị chia ở nhiều khu, người kiểm ghi từng khu; nếu hai lô đứng xen nhau, họ chỉ kiểm cây đã xác định được mã. Với cây chưa rõ mã, họ giữ riêng cây đó để xác minh.
- Đọc lại mã mẫu, phiên bản, ảnh, ngày duyệt và phạm vi trước khi vào khu cây.
- Đối chiếu mã vườn, mã lô và dải mã của những cây dự kiến kiểm.
- Ghi từng nội dung đã chốt cho đúng cây được xem, kèm người kiểm và thời gian.
- Tách rõ cây phù hợp, cây có sai khác và cây ngoài phạm vi để bên mua quyết định.
Chỉ kiểm những tiêu chí đã được chốt
Với cây thân gỗ cỡ nhỏ, hồ sơ có thể yêu cầu cấp thân, vị trí phân cành, cấu trúc tán và gói rễ. Người kiểm dùng cách ghi đã thống nhất trong quyết định mẫu. Họ không tự thêm tiêu chí vì nhìn thấy một đặc điểm khác tại vườn, cũng không bỏ một trường vì việc quan sát bất tiện. Trường chưa kiểm được được ghi là chưa có kết quả, kèm lý do và người chịu trách nhiệm xử lý.
Người chụp ảnh tại vườn phải ghi mã cây hoặc nhóm cây, mã lô và thời gian. Người xem có thể dùng ảnh rộng để nhận biết bố trí khu, nhưng không thể dựa vào ảnh đó để xác nhận đặc tính của từng cây. Người lập không cắt một góc ảnh rồi gắn cho nhiều mã. Nếu ảnh được bổ sung sau, họ giữ ngày chụp thật và ngày bổ sung, không đổi thời điểm của lần kiểm.
Việc một cây giống ảnh mẫu không đủ để kết luận cả lô đạt. Nếu bên mua đã chấp thuận kế hoạch lấy mẫu, người kiểm làm đúng cách chọn, cỡ mẫu, ngưỡng nhận hoặc không nhận và quy tắc kiểm thêm. Nếu chưa có kế hoạch đó, biên bản chỉ kết luận cho những cây đã kiểm. Bên mua có thể yêu cầu xem thêm cây trước khi quyết định cho phần còn lại.
Lô hoặc cây thay thế cần căn cứ riêng
Khi đầu mối vườn đề nghị một cây khác hoặc một lô khác, người kiểm không chuyển kết quả của cây cũ sang phần mới. Họ ghi mã phần được đề nghị, nguồn, lô và mối liên hệ với yêu cầu ban đầu. Người có chuyên môn ghi kết quả mới; đại diện có thẩm quyền của bên mua quyết định nhận, phân nhóm hoặc thay thế trong phạm vi nêu rõ.
Nếu chỉ một cây trong danh sách đổi, quyết định ghi đúng mã cây. Từ “thay lô” chỉ dùng khi bên mua quyết định thay cả lô đã xác định. Cách gọi chính xác giúp đội chuẩn bị không giữ nhầm toàn bộ lô khi vấn đề chỉ thuộc một cây, hoặc ngược lại đưa những cây của lô bị thay vào phần chuẩn bị.
Ghi rõ ba nhóm cây trước khi rời vườn
Biên bản cuối buổi tách ba phần: cây đã có kết quả và quyết định, cây có sai khác đang chờ, cây ngoài phạm vi chưa được xem xét. Mỗi phần giữ mã lô, mã cây hoặc dải mã, người kiểm và thời gian. Người điều phối chỉ chuẩn bị phần mà bên mua đã quyết định; họ không tự chuyển cây giữa ba phần để đủ số lượng.
Nhóm tại vườn không đánh giá lại mẫu và cũng không suy rộng kết quả ra ngoài cây hoặc phạm vi đã kiểm. Họ dùng mẫu đã được chấp thuận để đối chiếu, rồi ghi kết quả cho đúng cây và lô đã nhận diện. Nhờ vậy, bên mua biết mình đã duyệt tiêu chí nào, nhóm kiểm đã xem những cây nào và phần nào vẫn chờ quyết định, mà không phải tổ chức một vòng chọn mẫu mới.