Với đơn cây thân gỗ cỡ nhỏ giao theo từng đợt, mẫu đã duyệt chỉ áp dụng trong phạm vi được bên mua xác nhận. Trước lần giao tiếp theo, người phụ trách phải kiểm tra mã mẫu, mã lô, phần cây dự kiến và những thay đổi về cấp thân, phân cành, tán hoặc gói rễ. Nếu nguồn, lô hay yêu cầu đã đổi, bên mua cần quyết định duyệt lại hoặc giới hạn lại phạm vi; người giao không được lấy biên bản của đợt trước làm kết quả cho cây chưa được kiểm.
Ở đơn giao theo nhiều đợt, mẫu cây thường được duyệt trước lần đầu tiên. Vấn đề phát sinh khi mọi người mặc nhiên coi kết quả ấy còn nguyên cho tất cả phần cây về sau. Người lập biên bản phải ghi rõ mẫu dùng cho nguồn, lô, nhóm quy cách và danh sách cây nào. Vì vậy, trước mỗi lần giao, người phụ trách phải nhận diện đúng phần cây đang được chuẩn bị rồi mới đề nghị bên mua tiếp tục dùng mẫu cũ hoặc kiểm lại.
Bắt đầu bằng việc xác định phần cây của đợt mới
Người phụ trách lập danh sách phần dự kiến giao, gồm mã vườn, mã lô, mã cây hoặc nhóm cây và ngày chuẩn bị. Với cây thân gỗ cỡ nhỏ, họ ghi riêng cấp thân, vị trí phân cành, cấu trúc tán và gói rễ theo yêu cầu đã chốt. Họ đối chiếu danh sách ấy với hồ sơ duyệt mẫu, thay vì chỉ nhìn số lượng còn lại trên hợp đồng. Con số tổng không cho biết những cây cụ thể nào đang được đề nghị cho lần giao kế tiếp.
Sau đó, người phụ trách tìm mã mẫu, ảnh mẫu, ngày duyệt và phạm vi áp dụng. Nếu biên bản chỉ ghi tên cây mà không nêu lô hoặc nhóm cây, họ không tự bổ sung phạm vi từ trí nhớ. Đại diện có thẩm quyền của bên mua phải làm rõ mẫu được dùng cho phần nào. Trong thời gian chờ, người chuẩn bị giữ riêng phần cây chưa có căn cứ; họ không gắn nhãn đã duyệt chỉ vì cây đứng cùng khu với lô trước.
| Thông tin | Khi có thể tiếp tục dùng căn cứ cũ | Khi phải trình lại |
|---|---|---|
| Nguồn và mã vườn | Bên mua đã ghi nguồn đó trong phạm vi và chưa xác nhận thay đổi | Đổi nguồn hoặc không xác định được khu cây |
| Mã lô | Đúng lô đã nêu trong phạm vi | Lô mới, mã đổi hoặc lô bị trộn |
| Nhóm đặc tính | Cấp thân, phân cành, tán và gói rễ thuộc nhóm đã duyệt | Có nhóm mới hoặc cách phân nhóm thay đổi |
| Phần cây | Mã cây hoặc dải mã đã được bên mua ghi rõ trong phạm vi | Cây ngoài danh sách hoặc chưa nhận diện được |
Kết quả của đợt trước không phải phiếu thông hành cho đợt sau
Ở biên nhận của đợt trước, người lập chỉ ghi phần cây đã giao, người tiếp quản và thời điểm nhận; thông tin đó không đủ để kết luận về cây còn lại ở vườn. Ngay cả khi nguồn và tên cây không đổi, phần chuẩn bị cho đợt mới có thể đến từ lô khác hoặc có nhóm quy cách khác. Người phụ trách vì vậy giữ hồ sơ lô cùng biên nhận riêng từng đợt. Khi xem xét đợt mới, bên mua chỉ căn cứ vào những cây đang được chuẩn bị cho đợt đó.
Nếu chỉ ngày giao thay đổi nhưng mã lô, dải mã cây và yêu cầu vẫn giữ nguyên, đại diện bên mua có thể xác nhận tiếp tục dùng mẫu cũ trong phạm vi còn lại. Xác nhận phải nêu phần cây và đợt áp dụng. Người lập hồ sơ không viết rằng “mẫu còn hiệu lực” cho toàn đơn, vì cách ghi đó sẽ che mất giới hạn thực tế của quyết định.
Nếu nguồn hoặc lô đổi, người phụ trách trình thông tin mới cùng ảnh có mã và ngày. Người có chuyên môn thực hiện việc kiểm cần thiết; đại diện bên mua quyết định duyệt, phân nhóm hoặc không dùng phần được đề nghị. Nhân sự điều phối không tự coi cây mới tương đương mẫu cũ dựa trên hình thức. Khi chưa có kế hoạch lấy mẫu được chấp thuận, kết quả chỉ thuộc về những cây đã được kiểm, không suy rộng cho toàn lô.
Thay đổi giữa hai đợt phải được ghi ở mốc phát sinh
Một đợt có thể bị tách, lùi hoặc bổ sung cây. Khi đó, người lập giữ phân bổ ban đầu và thêm ghi nhận mới có người xác nhận, thời gian cùng lý do. Nếu một số cây chuyển sang đợt sau, mã mẫu và kết quả đã có không mất đi, nhưng người phụ trách vẫn xác định lại tình trạng và phạm vi trước lúc giao. Nếu đưa cây khác vào thay, người phụ trách cấp mã riêng và chuẩn bị ảnh, kết quả kiểm cùng xác nhận áp dụng riêng cho cây thay thế.
- Trước khi giao: mã vườn, mã lô và danh sách cây hoặc nhóm cây dự kiến.
- Căn cứ đối chiếu: mã mẫu, ảnh mẫu, ngày duyệt, phiên bản và phạm vi áp dụng.
- Ý kiến của bên mua: người xác nhận, phần cây được chấp thuận và thời điểm áp dụng.
- Sau khi giao: biên nhận riêng từng đợt, người giao, người nhận và sai khác thực tế.
Chốt từng đợt mà không làm mất lịch sử toàn đơn
Tại lúc bàn giao, người giao và người nhận đối chiếu cây thực tế với danh sách của chính đợt đó. Họ ghi số cây, mã lô, mã mẫu liên quan, thời gian và phần chưa khớp. Nếu gặp cây chưa được bên mua chấp thuận, hai bên ghi riêng và để cây ở khu chờ hoặc xử lý theo hướng dẫn đã thống nhất; không tính cây đó vào số đã nhận và không lấy số thừa của đợt này để sửa biên nhận đợt trước.
Sau nhiều đợt, người quản lý cần kiểm tra được một cây đã lấy từ mã vườn và lô nào, được so với mẫu nào, duyệt ngày nào và xuất hiện trên biên nhận nào. Khi rà theo mã mẫu, họ cũng phải thấy đúng những cây mà bên mua đã cho phép áp dụng, chứ không phải toàn bộ cây cùng tên. Với cách ghi này, người phụ trách có thể dùng lại kết quả cũ khi nguồn, lô và nhóm quy cách thật sự không đổi, đồng thời phải trình lại ngay khi phần cây giao sau khác phần đã duyệt.