Chỉ cần đổi chủng loại, lô hoặc đợt chuẩn bị, phần cây liên quan phải có một mẫu riêng thay vì nằm dưới một kết quả chung. Người phụ trách chia danh mục thành từng tổ hợp chủng loại–lô–đợt trước khi duyệt. Ảnh mẫu, mã mẫu, ngày xem, đặc tính đã kiểm và quyết định đều nằm trong đúng tổ hợp ấy. Một nhóm đạt không bù cho nhóm thiếu, một lô đẹp không đại diện cho lô khác, và kết quả đợt trước không tự chuyển sang đợt sau. Chỉ đại diện có thẩm quyền của bên mua mới nhận, giữ riêng, yêu cầu đổi hoặc duyệt lại từng phần.
Mỗi tổ hợp cần một kết quả duyệt riêng. Người phụ trách lấy danh mục đơn hàng rồi chia theo chủng loại, mã lô và đợt dự kiến. Nếu cùng tên cây nhưng đến từ hai lô, họ tạo hai dòng theo dõi. Nếu cùng lô nhưng phần cây được chuẩn bị cho hai đợt ở những thời điểm khác nhau, họ cũng giữ hai phạm vi ghi nhận. Cách chia này diễn ra trước khi chụp ảnh để người kiểm ghi bằng chứng vào đúng tổ hợp ngay từ đầu.
| Thành phần | Nội dung phải ghi | Giới hạn |
|---|---|---|
| Chủng loại | Tên dùng trong đơn và tên trên dấu lô | Không dùng ảnh của loại khác |
| Lô | Nguồn, mã lô, nhóm cây được đưa ra xem | Không mở rộng sang lô khác |
| Đợt | Phần cây và thời điểm cần quyết định | Không kế thừa tự động từ đợt cũ |
| Mẫu và quyết định | Mã mẫu, ảnh, ngày duyệt, người kiểm, người duyệt | Chỉ áp dụng trong đúng tổ hợp |
Một nguồn có thể đề xuất nhiều chủng loại trong cùng buổi, nhưng người kiểm vẫn ghi kết quả riêng cho từng tổ hợp. Với cây thân gỗ cỡ nhỏ, họ ghi riêng cấp thân, phân cành, tán và gói rễ theo yêu cầu của loại đang xem. Những đặc tính giống nhau về tên gọi không làm hai loại trở thành một nhóm. Nếu chưa nhìn được gói rễ của một loại, người kiểm ghi “chưa kiểm” tại đúng tổ hợp đó.
Tách từng tổ hợp trước khi người kiểm xem cây
Người điều phối phát cho người kiểm danh sách tổ hợp đã được bên mua xác nhận và cách gọi thống nhất. Mỗi tổ hợp có mã mẫu riêng hoặc chỉ dẫn rõ mẫu nào áp dụng. Nếu bên mua cho phép một mẫu dùng cho hơn một phần, quyết định phải nêu chính xác các chủng loại, lô và đợt được bao phủ; người điều phối không suy ra quyền dùng chung từ việc cây đứng cạnh nhau hoặc có hình thức gần giống.
Khi một chủng loại gồm nhiều nhóm quy cách có thể dẫn tới quyết định khác nhau, đại diện bên mua yêu cầu tách thêm trong chính tổ hợp. Người ghi không gộp các cấp thân hoặc dạng tán thành một nhận xét chung. Người lập giữ chủng loại, lô và đợt gốc cho từng phần đã tách, đồng thời ghi phạm vi cây riêng để người mua có thể nhận nhóm này, giữ nhóm kia mà không làm đổi kết quả của phần còn lại.
Ghi đủ thông tin nhận diện cho ảnh chụp cùng buổi
Người chụp đặt dấu nhận diện của tổ hợp trong mỗi nhóm ảnh và giữ thứ tự đủ để đối chiếu với phiếu kiểm. Một tấm ảnh rộng có nhiều loại cây chỉ giúp mô tả khu vực; nó không thay ảnh nhận diện từng tổ hợp. Khi chuyển sang loại khác, người kiểm đóng phần ghi của loại trước rồi mở phần mới, tránh trường hợp ảnh cuối nhóm này bị đặt vào đầu nhóm kia.
Ngày duyệt được ghi cho từng tổ hợp vì một số phần có thể chỉ được xem vào hôm sau. Người tổng hợp không dùng ngày bắt đầu chuyến đi làm ngày chung cho tất cả. Nếu người có thẩm quyền chưa quyết định trong ngày kiểm, biên bản tách ngày quan sát và ngày quyết định. Nhờ đó, kết quả không tạo cảm giác rằng một chủng loại đã được chấp thuận sớm hơn thực tế.
Kết quả của từng tổ hợp chỉ áp dụng cho chính tổ hợp đó
Khi tổng hợp, người phụ trách không cộng số cây đạt của các chủng loại để bù số thiếu ở một loại, cũng không dùng tỷ lệ thuận lợi của lô này để ghi lô khác là đạt. Nguyên tắc không bù chéo áp dụng cả giữa chủng loại, giữa lô và giữa đợt. Người phụ trách ghi số cây đã xem, nội dung phù hợp, sai khác và phần chưa kiểm riêng cho từng tổ hợp.
- Tổ hợp đủ căn cứ được trình để người mua quyết định trong đúng phạm vi.
- Tổ hợp có sai khác ghi riêng nhóm bị ảnh hưởng và người phải trả lời.
- Tổ hợp thiếu ảnh hoặc dấu lô vẫn được ghi là đang chờ, dù tổ hợp khác đã đạt.
- Phần cây bị thay phải có lần kiểm mới cho cây thay thế.
Nếu một chủng loại thiếu cây, người mua quyết định đúng phần đang thiếu: chờ bổ sung, xem nguồn khác, giảm phạm vi hoặc thay đổi kế hoạch của phần đó. Người lập không lấy một loại khác có số lượng dư để gọi toàn đơn là đủ; đó là một quyết định thương mại khác cần bên mua chấp thuận rõ. Tương tự, một lô có tán đẹp không bù được việc lô khác chưa kiểm cấp thân hoặc gói rễ.
Bên mua duyệt lại phần cây khi nguồn hoặc lô thay đổi
Khi đầu mối đề xuất nguồn mới, lô mới hoặc phần cây khác cho cùng đợt, người phụ trách ghi một lần duyệt mới với dấu thời gian. Họ không thay mã trong dòng cũ rồi giữ nguyên ảnh và kết luận. Bản ghi mới nêu chủng loại, lô, đợt, mẫu áp dụng và người kiểm; bản cũ tiếp tục cho thấy phần đã từng được xem nhưng không còn được đề xuất.
Nếu chỉ đổi đợt mà cây và lô không đổi, đại diện bên mua vẫn xác định kết quả cũ còn được dùng trong phạm vi nào. Người tổng hợp ghi quyết định ấy, không tự sao chép trạng thái. Khoảng thời gian, việc phân lại cây hoặc thay đổi dấu nhận diện có thể khiến người có quyền yêu cầu kiểm lại một phần; mức kiểm lại do họ chốt cho tình huống cụ thể.
Buổi duyệt kết thúc bằng danh sách từng chủng loại–lô–đợt, không bằng một câu “đã duyệt vườn”. Mỗi tổ hợp nêu mẫu riêng, ảnh, ngày duyệt, bốn nhóm đặc tính, phần sai khác, người kiểm và quyết định của người có thẩm quyền. Tổ hợp chưa đủ vẫn nêu rõ việc tiếp theo. Nhờ đó, người phụ trách ghi riêng kết quả của từng tổ hợp, còn người mua nhận ra ngay phần nào phải kiểm lại khi nguồn, lô hoặc cây được đề xuất thay đổi.