Một chuyến giao nhóm cây thân gỗ cỡ nhỏ tới nhiều địa chỉ cần hai lớp hồ sơ để đối soát. Danh sách chuyến phục vụ vận chuyển, còn phiếu giao nhận tại mỗi địa chỉ phải ghi đúng mã lô, số dỡ và người có quyền ký. Bảng nối lô–điểm giao–người nhận giúp bên mua phân lô, tuyến và nguồn dự phòng theo điểm mà không hiểu chữ ký ở nơi đầu tiên là xác nhận cho toàn xe.
Đơn hàng có nhiều điểm giao có thể dùng một xe cho ba địa chỉ, nhưng mỗi nơi chỉ nhìn thấy phần được dỡ tại mình. Nếu danh sách giao chỉ có tổng chuyến và một ô ký, người nhận đầu tiên dễ bị hiểu là đã xác nhận cả số còn lại. Với nhóm cây thân gỗ cỡ nhỏ, việc lẫn mã lô còn ảnh hưởng đến cách đối chiếu cấp thân, phân cành, tán hoặc gói rễ đã chốt cho từng nơi. Một chữ ký ở điểm đầu không thể xác nhận phần cây vẫn còn trên xe.
Dùng hai lớp hồ sơ cho một chuyến nhiều điểm
Hồ sơ theo chuyến trả lời cây đi bằng xe nào; hồ sơ theo điểm trả lời ai đã nhận cây nào. Danh sách chuyến ghi phương tiện, tài xế, thứ tự địa chỉ, tổng số theo mã lô và giờ rời nguồn. Tại mỗi địa chỉ, phiếu giao nhận chỉ liệt kê phần dự kiến dỡ ở đó. Hai lớp dùng cùng mã chuyến để nối lại, nhưng không thay thế chức năng của nhau.
Trước khi xếp xe, người điều phối lập bảng nối lô–điểm giao–người nhận và hoàn tất việc phân lô. Mỗi dòng gồm chủng loại, mã lô, số dành cho địa chỉ, yêu cầu nhận, đầu mối và phạm vi ký. Nếu một lô chia cho nhiều nơi, số lượng ở từng dòng phải cộng về đúng tổng lô. Nếu một điểm nhận nhiều lô, phiếu tại điểm đó vẫn tách từng mã để người kiểm khoanh đúng phần có sai khác.
| Chứng từ | Phạm vi | Không thay thế cho |
|---|---|---|
| Danh sách xuất | Cây rời nguồn theo mã lô | Kết quả đã nhận tại địa chỉ |
| Danh sách chuyến | Tổng tải và thứ tự tuyến | Quyết định đạt của từng điểm |
| Phiếu giao nhận | Số dỡ, tình trạng và chữ ký tại một nơi | Phần còn lại trên xe |
Ghi quyền của người nhận trước khi giao
Không phải ai có mặt tại địa chỉ cũng có quyền quyết định mọi nội dung. Bảo vệ có thể xác nhận giờ xe đến; nhân sự kho có thể đếm; người phụ trách cảnh quan có thể kiểm quy cách; đại diện mua hàng mới có thể chấp thuận ngoại lệ. Bên mua nên chia các ô trên phiếu giao nhận theo đúng vai trò. Người có quyền ký cần được xác định trước để tài xế không chờ một chữ ký chung rồi hiểu sai phạm vi xác nhận.
Nếu bên mua áp dụng kiểm mẫu tại từng nơi, họ cần duyệt phương pháp chọn, cỡ mẫu, ngưỡng nhận hoặc không nhận và quy tắc lấy thêm mẫu. Phần cây ở điểm A không đại diện cho điểm B, nhất là khi hai nơi nhận từ mã lô khác nhau. Khi chưa có đủ các điều kiện lấy mẫu, người kiểm chỉ kết luận cho cây đã kiểm và ghi rõ số cây còn chờ xem.
Khoanh sai khác trước khi xe sang địa chỉ kế tiếp
Sai khác phải được khoanh tại đúng điểm phát sinh trước khi xe tiếp tục. Người giao ghi mã lô, số cây, tình trạng quan sát và cách xử lý tạm thời. Nếu cây bị giữ lại tại điểm nhận, số còn trên xe không được cộng lại phần ấy. Nếu cây được đưa đi tiếp, phiếu phải nêu điểm nào sẽ xem xét và ai đã cho phép chuyển. Việc ghi tại chỗ tránh tranh luận sau này về nơi sai khác xuất hiện.
Nguồn dự phòng theo điểm cũng phải giữ đường đối chiếu riêng. Một lô thay có thể được duyệt cho địa chỉ A nhưng chưa chắc phù hợp với tiêu chí tại B. Khi kích hoạt, người phụ trách mở dòng mới trong bảng nối, giữ dòng nguồn cũ và ghi số lượng được chuyển. Đội xe không tự đổi điểm giao cho phần dư chỉ vì địa chỉ kế tiếp nằm cùng tuyến.
Đối soát cuối chuyến từ các biên nhận riêng
Khi xe hoàn thành tuyến, người điều phối so tổng số xuất với số đã dỡ, số nhận, số trả lại và số còn trên xe. Mọi con số đều phải lần về phiếu của một địa chỉ cụ thể. Nếu thiếu chữ ký, họ xác định đúng vai trò còn thiếu thay vì xin một người khác ký thay cho nhanh. Danh mục của điểm nào được khép bằng biên nhận của điểm đó.
Trường hợp đổi tuyến giữa đường, người có thẩm quyền cập nhật bảng nối trước khi giao. Phiếu cũ được giữ để cho thấy kế hoạch ban đầu; phiên bản mới nêu địa chỉ, mã lô và số lượng đổi. Cách này giúp người nhận sau hiểu vì sao có thêm hoặc bớt cây, đồng thời ngăn việc một thay đổi vận chuyển bị diễn giải thành quyền đổi nguồn hay thay tiêu chí.
SADECX có thể phối hợp nguồn, lô và giao nhận khi đầu vào của từng địa chỉ đã rõ; khả năng cung ứng vẫn cần xác minh tại thời điểm nhận yêu cầu. Với đơn nhiều điểm, chất lượng đối soát không nằm ở việc có thật nhiều giấy tờ mà ở chỗ mỗi chữ ký chỉ đúng với phần cây, nơi nhận và quyền hạn được ghi. Khi ranh giới này rõ, một chuyến xe chung vẫn có thể tạo ra các kết quả nhận độc lập.