Khi nhóm cây thân gỗ cỡ nhỏ được mua theo mẫu khóa từ đầu, việc đối soát phải giữ đúng phiên bản từ lúc kiểm đến lúc nhận. Ảnh mẫu và biên bản đối chiếu từng lô phải cùng ghi mã mẫu, cách đo, sai số, mã lô, người kiểm và thời điểm. Bên mua căn cứ kết quả của chính lô để nhận, phân nhóm hay thay lô; không dùng việc một nguồn khác đạt để bù cho phần chưa được kiểm.
Đơn hàng khóa mẫu nghiệm thu từ đầu dễ tạo ra nhiều cách hiểu nếu hồ sơ chỉ giữ một tấm ảnh. Người tại vườn có thể xem ảnh cũ, người kiểm dùng cách đo mới, còn người nhận lại nhớ một khoảng sai số khác. Với nhóm cây thân gỗ cỡ nhỏ, khác biệt ở cấp thân, vị trí phân cành, tán hoặc gói rễ có thể làm lô cây thuộc nhóm xử lý khác. Ảnh mẫu mô tả căn cứ; ảnh lô chứng minh phần cây đang được đề nghị nhận.
Gắn mã và phiên bản vào từng lần đối chiếu
Bên mua nên phát hành mã mẫu, phiên bản, thời điểm hiệu lực, phạm vi áp dụng và người phê duyệt. Phần mô tả ghi cách đo từng đặc tính cùng sai số được chấp thuận. Người phụ trách tại nguồn xác nhận đã nhận đúng phiên bản trước khi chuẩn bị cây. Trên biên bản kiểm, mã mẫu đứng cạnh mã lô để người xem sau biết lô ấy đã được đánh giá bằng căn cứ nào.
Khi có sửa đổi, người phê duyệt không ghi đè bản cũ. Họ phát hành phiên bản mới, nêu lý do và liệt kê lô, đợt hoặc phần số lượng chịu tác động. Một phiên bản mới chỉ áp dụng cho phạm vi được người có quyền ghi rõ. Cây đã được nhận theo bản cũ vẫn giữ căn cứ cũ, trừ khi bên mua quyết định mở lại việc kiểm và ghi rõ phạm vi kiểm lại.
| Thành phần | Thông tin tối thiểu | Mục đích |
|---|---|---|
| Mẫu duyệt | Mã, phiên bản, cách đo, sai số | Khóa căn cứ chung |
| Lô đề xuất | Nguồn, mã lô, vị trí, số lượng | Nhận diện cây đang kiểm |
| Kết quả | Phạm vi xem, dải đo, sai khác | Phân biệt đạt, chia nhóm hoặc giữ lại |
| Giao nhận | Mã lô, số giao, số nhận, người ký | Nối quyết định với cây đã tới nơi |
Lập biên bản cho chính lô được đề xuất
Người kiểm chụp ảnh của lô có thẻ nhận diện và ghi vị trí đang giữ. Họ đối chiếu từng đặc tính có ảnh hưởng tới quyết định mua, thay vì chọn vài góc đẹp rồi kết luận chung. Ảnh mẫu và biên bản đối chiếu từng lô được lưu cùng mã tham chiếu, nhưng hai loại ảnh không tráo vai trò. Nếu lô thay đổi sau lần kiểm, người phụ trách cập nhật phần thay đổi trước lúc xuất.
Nếu một lô có hai nhóm hình thái, người kiểm tách kết quả thay vì lấy trung bình. Bên mua có thể nhận nhóm phù hợp, bố trí nhóm sai khác ở khu riêng hoặc yêu cầu thay. Quyết định ghi số cây, mã nhóm và phiên bản mẫu đang áp dụng. Cách tách này giúp đội giao giữ đúng nhóm khi xếp xe và giúp người nhận không phải phân loại lại bằng cảm nhận tại công trình.
Thống nhất việc lấy mẫu trước khi đọc kết quả
Khi không kiểm từng cây, bên mua cần duyệt phương pháp chọn, cỡ mẫu, ngưỡng nhận hoặc không nhận và quy tắc lấy thêm mẫu. Người kiểm mô tả cách tiếp cận các khu của lô để tránh chỉ xem phần dễ lấy hoặc đẹp nhất. Khi bốn điều kiện chưa rõ, họ chỉ kết luận cho cây đã kiểm. Biên bản của lô đạt không thể bù cho lô chưa được kiểm.
- Không dùng kết quả của nguồn trước cho nguồn thay thế.
- Không nới sai số vì xe đã đến hoặc thời gian nhận đã gần.
- Không gộp hai phiên bản trong cùng một kết luận mà thiếu phạm vi áp dụng.
- Không coi chữ ký nhận số lượng là xác nhận quy cách nếu người ký không có quyền đó.
Đưa đúng căn cứ tới điểm giao
Người điều phối ghi mã lô, số cây và mã mẫu đang có hiệu lực trên danh sách xuất. Tại điểm nhận, người phụ trách mở đúng biên bản của lô trên xe rồi so thẻ, số lượng và tình trạng quan sát được. Họ tách trên phiếu giao nhận số đạt, số chờ xử lý và số bị từ chối. Nếu người nhận chỉ có trách nhiệm đếm, một đầu mối khác phải thực hiện phần xác nhận quy cách theo phân công đã chốt.
Khi phát hiện cây không giống phần đã kiểm, bên nhận khoanh đúng mã và số lượng. Người điều phối xác minh đó là sai khác của cùng lô, lẫn lô hay thay cây sau lúc kiểm. Họ không sửa biên bản cũ để khớp với hàng mới. Phần cây mới cần được đối chiếu theo đúng phiên bản còn hiệu lực, hoặc chờ người có quyền ban hành quyết định khác.
Một bộ hồ sơ mẫu tốt không làm mọi lô trở nên giống hệt nhau. Nó giúp bên mua nhận, phân nhóm hay thay lô theo mẫu đã khóa và theo kết quả riêng của từng lô. SADECX có thể phối hợp việc nhận diện nguồn, lô và bàn giao theo hồ sơ đã được xác minh; không có giấy tờ nào tự chứng minh tồn kho hoặc xuất xứ thương mại khi chưa kiểm tại thời điểm cụ thể. Sự nhất quán đến từ căn cứ rõ, không từ việc dùng một ảnh cho mọi quyết định.