Đối soát lô cây với chứng từ cho nhóm cây thân gỗ cỡ nhỏ khi đơn hàng nhiều chủng loại phải đi từ danh mục mua tới từng lần nhận. Mỗi dòng cần có chủng loại, quy cách đã chốt, mã lô, số đặt, số xuất, số giao và kết quả nhận. Khi một phần được tách nguồn hoặc thay thế, bên mua mở dòng riêng thay vì sửa mất dữ liệu ban đầu. Bảng đối chiếu từng chủng loại-lô-đợt giúp người có thẩm quyền chốt phần đạt, phần chờ xử lý và thứ tự gom còn lại.
Một đơn có năm chủng loại có thể vẫn đủ tổng số cây dù một dòng giao thừa và một dòng khác giao thiếu. Nếu người phụ trách chỉ so con số cuối chuyến, sai khác sẽ đi qua phiếu nhận rồi lộ ra khi bố trí. Với nhóm cây thân gỗ cỡ nhỏ, tên cây cũng chưa đủ để xác định đúng phần hàng vì cấp thân, vị trí phân cành, tán và gói rễ có thể thuộc các nhóm đã duyệt khác nhau. Tổng số đúng không chứng minh từng dòng cây đã được giao đúng.
Tách danh mục thành các dòng có thể kiểm
Bên mua nên khóa danh mục theo chủng loại, quy cách, số lượng, mẫu áp dụng và vị trí sử dụng. Sau đó, người phụ trách cấp một dòng riêng cho từng mã lô được đề xuất. Nếu cùng một chủng loại lấy từ hai nguồn, hai mã lô vẫn đứng ở hai dòng dù được chở chung. Cách tách này cho thấy lô nào đang bù cho phần thiếu và lô nào đã được dành từ đầu, tránh việc tên cây giống nhau làm mất dấu nguồn.
Mỗi dòng cần thể hiện số đặt, số xuất, số giao và số được nhận. Bốn con số có thể khác nhau vì cây bị giữ lại trước lúc bốc, xe giao thiếu, người nhận tách phần chưa đạt hoặc hàng được chuyển sang đợt sau. Người làm đối soát không tự điền cho bằng nhau. Họ ghi lý do, người xác nhận và chứng từ gắn với sai khác để người có thẩm quyền quyết định giữ, bổ sung hoặc thay thế.
| Mốc | Thông tin cần nối | Câu hỏi phải trả lời |
|---|---|---|
| Đặt | Chủng loại, quy cách, số lượng, mẫu | Bên mua đã chốt dòng nào? |
| Xuất | Nguồn, mã lô, số rời vườn, thời điểm | Phần nào thực sự được đưa lên xe? |
| Giao | Điểm nhận, chuyến, số dỡ xuống | Cây đã đến đúng nơi chưa? |
| Nhận | Số đạt, số giữ lại, người ký | Phần nào được chấp thuận? |
Khớp chứng từ theo mã lô, không theo tên gọi gần giống
Người điều phối đối chiếu thẻ lô, danh sách xuất và phiếu giao nhận trước khi cộng số. Một tên thường dùng có thể được ghi khác nhau giữa báo giá và giấy tại vườn; vì vậy, bên mua nên thống nhất tên chính cùng mã hạng mục. Tên gọi thay thế có thể được ghi chú, nhưng không được dùng để gộp hai chủng loại khác nhau. Khi mã trên cây không nối được với hồ sơ, phần đó được giữ ở trạng thái chưa kết luận.
Nếu việc kiểm chỉ thực hiện trên một phần lô, bên mua cần duyệt phương pháp chọn, cỡ mẫu, ngưỡng nhận hoặc không nhận và quy tắc lấy thêm mẫu. Người kiểm ghi chính xác số cây đã xem ở từng mã lô. Khi bốn điều kiện này chưa được thống nhất, họ chỉ kết luận cho cây đã kiểm; kết quả của chủng loại này không được chuyển sang chủng loại khác chỉ vì hai nhóm được gom cùng chuyến.
Ghi việc tách nguồn và thay thế thành một quyết định riêng
Một dòng có thể phải tách nguồn khi lô ban đầu không đủ phần đã xác minh hoặc không còn phù hợp với yêu cầu đã chốt. Người phụ trách không sửa mã lô cũ thành mã mới. Họ để nguyên số liệu trước thay đổi, mở dòng cho nguồn mới và ghi số lượng chịu tác động. Một lần thay cây phải để lại cả dòng cũ lẫn dòng mới. Nhờ vậy, bên mua phân biệt được thiếu ở nguồn ban đầu với sai khác phát sinh ở nguồn thay.
Trước khi chấp thuận lô thay, người kiểm dùng đúng mẫu và cách đo của dòng mua tương ứng. Nếu lô mới có dải khác nhưng vẫn có thể bố trí, người có quyền quyết định nhận riêng một nhóm, điều chỉnh vị trí hoặc yêu cầu đổi tiếp. Đội điều phối chỉ cập nhật thứ tự gom sau khi quyết định được ghi rõ. Mục tiêu đủ tải xe không phải lý do để tự chuyển thêm các dòng vẫn đang đúng kế hoạch sang nguồn khác.
Khép từng dòng trước khi khép cả đơn
Tại điểm giao, người nhận đối chiếu chủng loại, mã lô và số dỡ xuống với phần được phân cho mình. Người nhận chỉ ký cho phần họ đã kiểm và có quyền nhận. Nếu một người chỉ phụ trách đếm số, biên bản cần tách việc đếm khỏi quyết định đạt quy cách. Chữ ký nhận xe không nên bị hiểu thành chấp thuận mọi đặc tính của cây khi trách nhiệm đó thuộc một đầu mối khác.
Sau mỗi chuyến, người phụ trách cập nhật số còn ở nguồn, số đang chờ xử lý và số phải bổ sung theo từng dòng. Họ giữ phiếu giao nhận cùng mã chuyến để lần sau không lấy lại phần đã hoàn tất. Những dòng đã đủ có thể được khép mà không chờ cả danh mục; những dòng còn thiếu tiếp tục mang đúng mã và lý do mở. Cách làm này giúp thứ tự gom đợt sau bám vào nhu cầu thật thay vì ước lượng từ tổng đơn.
Đơn nhiều chủng loại hoàn tất khi từng dòng đều có một kết quả giải thích được: nhận đủ, nhận có điều kiện, thay một phần hoặc chưa hoàn tất. SADECX có thể cùng bên mua sắp dữ liệu nguồn, lô và giao nhận trong phạm vi hồ sơ thực tế được cung cấp; tình trạng sẵn có của cây vẫn phải được xác minh ở thời điểm xử lý yêu cầu. Một bảng rõ từng dòng có giá trị hơn con số tổng đẹp nhưng không chỉ ra cây nào đã đi đâu.