Nhiều địa chỉ nhận đòi hỏi một quyết định nguồn thay riêng cho từng nơi. Việc chốt nguồn cây dự phòng cho nhóm cây thân gỗ cỡ nhỏ phải bắt đầu từ địa chỉ, tiêu chí nhận và danh mục cho từng điểm. Người điều phối gắn nguồn chính, lô thay, tuyến và người nhận vào cùng một bảng. Quy cách tương đương và khả năng cung ứng được kiểm theo phần cây dành cho đúng địa chỉ. Nhờ đó, một sự cố trên tuyến không biến thành quyền chuyển cây sang nơi khác.
Khi một đơn hàng có nhiều điểm giao, cây cùng tên có thể phải đáp ứng những cách nhận khác nhau. Sảnh văn phòng có thể khóa dạng tán, khu bán lẻ quan tâm độ đồng đều, còn công trường lại giới hạn giờ nhận và lối dỡ. Do đó, chốt nguồn cây dự phòng chung cho toàn đơn rất dễ gây giao nhầm. Nguồn thay được duyệt cho một địa chỉ không tự động hợp lệ ở địa chỉ khác. Bên mua cần tách quyết định theo nơi nhận ngay từ lúc đề nghị phương án thay.
Mỗi địa chỉ cần một hồ sơ nhận riêng
Bên mua nên cung cấp địa chỉ, khung giờ, đầu mối, danh mục cho từng điểm và tiêu chí nhận tương ứng. Với nhóm cây thân gỗ cỡ nhỏ, người phụ trách cần ghi cách đo chiều cao, cấp thân, phân cành, tán và quy cách bầu cây theo yêu cầu của từng nơi. Nếu hai điểm dùng chung một quy cách, số lượng và người có quyền xử lý sai khác vẫn phải tách. Như vậy, đội giao không lấy phần của nơi này bù cho nơi khác.
| Cột nối | Thông tin cần chốt | Sai sót cần ngăn |
|---|---|---|
| Lô–địa chỉ | Mã lô chính, mã lô thay, số dành riêng | Dùng một lô cho hai nơi mà chưa chia số |
| Địa chỉ–tuyến | Giờ nhận, lối dỡ, thứ tự xuống cây | Xếp đúng xe nhưng không thể dỡ đúng thứ tự |
| Lô–người nhận | Đầu mối, tiêu chí nhận, thẩm quyền | Người chỉ được đếm lại chấp nhận đổi nguồn |
| Lô thay–sự kiện | Điều kiện kích hoạt và phạm vi áp dụng | Một sự cố tại một nơi làm đổi cả tuyến |
Người điều phối chỉ phân lô sau khi bảng nối đã có đủ nơi nhận. Họ có thể gộp các địa chỉ trên cùng một tuyến, nhưng thẻ nguồn và phần cây dành riêng không được gộp theo. Xe có thể đổi tuyến; quyền đổi lô không đi theo tay lái. Nếu giờ nhận thay đổi, đội vận chuyển sắp lại hành trình; việc chuyển một lô sang địa chỉ khác cần bên mua duyệt riêng.
So lô thay với tiêu chí của đúng nơi nhận
Người kiểm đối chiếu quy cách tương đương trên phần cây đã dành cho địa chỉ cụ thể. Họ ghi mã lô, cách đo, sai khác và điều kiện nhận của nơi đó. Một lô có thể đạt cho khu vực dùng dải quy cách nhưng không đạt cho nơi đã duyệt một mẫu cố định. Kết quả vì vậy phải ghi theo cặp lô–điểm, không ghi một dòng “đạt cho đơn hàng”.
Khả năng cung ứng cũng phải gắn với số đã phân cho mỗi nơi. Vườn xác nhận mã lô, phần số lượng có thể chuẩn bị, thời điểm cho kiểm và điều kiện bốc xếp. Người phụ trách không nên cộng toàn bộ cây ở nguồn thay rồi phân sau khi xe đã chạy. Cách làm đó dễ khiến điểm giao cuối nhận phần còn lại, dù phần này chưa được kiểm theo tiêu chí của họ.
- Chỉ đề xuất nguồn dự phòng theo điểm sau khi có mã lô và phần số lượng rõ ràng.
- Ghi đúng đầu mối có quyền chấp nhận sai khác hoặc cho phép đổi nguồn tại mỗi nơi.
- Tách cây đang chờ duyệt khỏi phần đã được phân cho xe.
- Cập nhật lại số còn ở nguồn sau mỗi điểm giao, không chờ hết tuyến mới đối chiếu.
Khi kiểm theo mẫu, người có thẩm quyền phải duyệt phương pháp chọn, cỡ mẫu, ngưỡng nhận hoặc không nhận và quy tắc lấy thêm mẫu. Cách chọn phải phản ánh phần cây của từng nguồn và từng địa chỉ. Nếu chưa có cách lấy mẫu đã duyệt, người kiểm chỉ kết luận cho cây đã kiểm. Kết quả tại điểm A không đại diện cho phần cây sẽ giao đến điểm B, ngay cả khi chúng cùng đi trên một xe.
Kích hoạt thay nguồn mà không làm xáo trộn cả tuyến
Điều kiện kích hoạt cần nêu sự cố, địa chỉ bị ảnh hưởng, phần cây được xem xét thay và thời điểm phải ra quyết định. Ví dụ, lô chính dành cho một địa chỉ không đủ số cây đạt, hoặc vườn không thể bốc hàng trong khung giờ của tuyến. Người phụ trách chỉ trình lô thay đã kiểm cho điểm đó. Các địa chỉ còn lại tiếp tục giữ phân bổ đã duyệt, trừ khi bên mua có quyết định khác.
Tại nơi giao, biên nhận ghi mã lô, số thực nhận, nguồn chính hay nguồn thay, sai khác và phần giữ lại. Người nhận ký cho một lô tại một nơi, không ký thay cho cả hành trình. Sau mỗi lần dỡ, người điều phối trừ đúng số khỏi bảng nối và xác nhận phần còn trên xe. Nếu có sai lệch, họ khoanh đúng địa chỉ và lô liên quan thay vì đóng hoặc mở toàn bộ đơn.
SADECX có thể hỗ trợ kiểm nguồn, gắn mã lô, điều phối và chuẩn bị bằng chứng giao theo phạm vi hai bên đã chốt. SADECX không thay bên mua quyết định một sai khác có được chấp nhận ở từng địa chỉ hay không. Khi tiêu chí, thẩm quyền và bảng nối được chốt trước, phương án dự phòng có thể xử lý đúng sự cố mà không đẩy rủi ro sang điểm giao cuối tuyến.