Một mẫu nghiệm thu đã khóa giữ nguyên căn cứ so sánh khi nguồn chính phát sinh vấn đề. Chốt nguồn cây dự phòng cho nhóm cây thân gỗ cỡ nhỏ là chốt một lô có thể được đưa ra đối chiếu, chưa phải chấp thuận thay thế. Người phụ trách phải phát hành đúng mã mẫu, phiên bản, sai số và phạm vi áp dụng; sau đó kiểm quy cách tương đương và khả năng cung ứng của chính lô thay. Ảnh mẫu và biên bản đối chiếu từng lô là căn cứ để bên mua nhận, phân nhóm hay thay lô.
Trong đơn hàng khóa mẫu nghiệm thu từ đầu, các bên thường nghĩ rằng chỉ cần tìm cây giống hình mẫu là có thể thay nguồn. Thực tế, một bức ảnh không tự nói ra điểm bắt đầu đo, dải sai số, góc quan sát hay phạm vi cây được đại diện. Khóa mẫu là khóa căn cứ so sánh, không phải khóa tên vườn. Chốt nguồn cây dự phòng chỉ có giá trị khi lô được đề xuất có thể được đối chiếu bằng đúng cách mà bên mua đã duyệt, với quy cách tương đương được nêu rõ.
Phát hành mẫu như một căn cứ có phiên bản
Hồ sơ mẫu cần có mã mẫu, phiên bản, ngày duyệt, người duyệt và phạm vi áp dụng. Với nhóm cây thân gỗ cỡ nhỏ, các bên ghi cách đo chiều cao, cấp thân, vị trí phân cành, dạng tán và quy cách bầu cây nếu đó là tiêu chí mua. Sai số phải gắn với từng chỉ tiêu, không ghi một tỷ lệ chung cho cả cây. Khi phiên bản thay đổi, người phụ trách thu hồi bản cũ tại các nơi kiểm để tránh hai vườn dùng hai căn cứ.
Ảnh mẫu nên giữ góc chụp, vật chuẩn kích thước và chú thích điểm đo. Nếu bên mua duyệt cây mẫu vật lý, hồ sơ ghi nơi giữ, mã thẻ và tình trạng tại thời điểm duyệt. Người kiểm lô dự phòng cần phân biệt đặc tính có thể đo với cảm nhận thẩm mỹ. Phần cảm nhận nên có người có thẩm quyền của bên mua tham gia hoặc duyệt qua bằng chứng đã thỏa thuận.
Đối chiếu lô dự phòng mà không nới mẫu
Trước khi kiểm, người phụ trách khoanh đúng phần cây mang mã lô dự phòng và ghi số dự kiến. Họ đo theo thứ tự đã chốt, chụp đúng góc và ghi sai khác theo từng tiêu chí. Cùng tên cây không xóa được khác biệt giữa hai lô. Nếu lô thay có dạng phân cành hoặc quy cách bầu cây khác căn cứ đã duyệt, người kiểm ghi đúng sai khác; họ không tự sửa mẫu để lô thay trở nên phù hợp.
| Lớp thông tin | Nội dung | Ai xác nhận |
|---|---|---|
| Căn cứ | Mã mẫu, phiên bản, cách đo, sai số | Bên mua hoặc người được ủy quyền |
| Kết quả lô | Mã lô, số đã kiểm, số đo, hình ảnh, sai khác | Người kiểm và đại diện nguồn |
| Quyết định | Nhận, phân nhóm hay thay lô; phạm vi áp dụng | Người có thẩm quyền của bên mua |
Khả năng cung ứng được xác nhận trên chính phần đã gắn mã, bao gồm số cây có thể cho kiểm, thời gian chuẩn bị và điều kiện xuất. Việc vườn có nhiều cây cùng tên không chứng minh rằng toàn bộ phần đó nằm trong dải của mẫu. Người phụ trách chỉ ghi khả năng chuẩn bị tại thời điểm kiểm, sau đó xác nhận lại trước ngày xuất. Cách ghi này tránh biến một đề xuất dự phòng thành cam kết tồn kho kéo dài.
Chỉ chuyển nguồn khi cả sự kiện và lô thay đều đạt
Điều kiện kích hoạt trả lời vì sao cần xem xét thay: lô chính thiếu số đạt, không kịp mốc giao hoặc xuất hiện sai khác vượt mức đã duyệt. Kết quả đối chiếu trả lời lô dự phòng có đủ căn cứ để thay hay không. Lô dự phòng được chuẩn bị sẵn, nhưng quyết định thay chỉ xuất hiện sau khi đủ hai điều kiện. Nếu lô chính vẫn đáp ứng, sự tồn tại của lô thay không phải là lý do để đổi.
Nếu kiểm theo mẫu, bên có thẩm quyền phải duyệt phương pháp chọn, cỡ mẫu, ngưỡng nhận hoặc không nhận và quy tắc lấy thêm mẫu. Mẫu được chọn trong đúng lô thay, phân bố theo các dải nếu lô được chia nhóm. Khi chưa có cách chọn đã duyệt, người kiểm chỉ kết luận cho cây đã kiểm. Hình ảnh của vài cây đẹp nhất không đủ để suy ra tình trạng của phần còn lại.
SADECX có thể hỗ trợ nhận diện lô, thực hiện đối chiếu tại nguồn và tổng hợp hồ sơ theo căn cứ mà bên mua cung cấp. SADECX không tự thay đổi sai số, nới phạm vi mẫu hoặc phê duyệt thay lô thay cho bên mua. Khi vai trò được tách rõ, mẫu đã khóa không làm phương án dự phòng trở nên cứng nhắc; nó giữ cho mọi lô được quyết định trên cùng một căn cứ.