Chốt nguồn cây dự phòng cho nhóm cây thân gỗ cỡ nhỏ khi đơn hàng nhiều chủng loại cần được thực hiện theo từng dòng mua. Bên mua tách danh mục, quy cách và mã lô, rồi đánh giá quy cách tương đương, khả năng cung ứng và điều kiện kích hoạt của mỗi nguồn thay. Bảng đối chiếu từng chủng loại–lô–đợt cho thấy dòng nào được chuyển, mẫu nào áp dụng và thứ tự gom phải đổi ra sao. Việc một chủng loại thiếu không tự cho phép thay nguồn của những dòng vẫn đang đúng kế hoạch.
Một đơn hàng nhiều chủng loại hiếm khi thiếu đồng loạt. Thường chỉ một hoặc hai dòng chưa đủ, trong khi các dòng còn lại đã có lô và lịch gom. Nếu bên mua phê duyệt “nguồn dự phòng” cho toàn đơn, đội điều phối rất dễ chuyển thêm những loại không gặp vấn đề sang vườn mới cho tiện chuyến. Nguồn dự phòng phải đi theo từng dòng cây, không đi theo tên của cả đơn hàng.
Lập ma trận nguồn thay từ danh mục mua
Người phụ trách tách danh mục theo chủng loại, quy cách, số lượng, mã mẫu và đợt cần dùng. Với mỗi dòng, họ ghi nguồn chính, mã lô đã xem, nguồn thay được đề xuất và phần số lượng tối đa có thể xem xét. Cây thân gỗ cỡ nhỏ cần mẫu riêng khi cấp thân, phân cành, tán hoặc gói rễ khác nhau giữa các chủng loại. Một ảnh đẹp của dòng này không làm căn cứ cho dòng khác.
Quy cách tương đương được đánh giá trong đúng phạm vi của từng dòng. Người mua so các đặc tính đã chốt, cách sử dụng và mức sai khác có thể chấp thuận. Khả năng cung ứng cũng phải được xác nhận theo chủng loại và thời điểm, bởi một vườn có đủ loại A không đồng nghĩa đang có loại B. Người phụ trách tránh ghi “đủ toàn bộ” khi mới chỉ nhận xác nhận chung từ nhà vườn.
| Dòng | Nguồn chính | Nguồn thay | Trạng thái quyết định |
|---|---|---|---|
| Chủng loại và mẫu riêng | Mã lô, số đã kiểm | Lô đề xuất, số có thể kiểm | Giữ, thay một phần, thay toàn bộ hoặc chờ |
| Quy cách | Dải được duyệt | Dải quan sát tại nguồn thay | Tương đương hay cần bố trí riêng |
| Đợt giao | Phần đã dành | Mốc sẵn sàng của lô thay | Có đổi thứ tự gom hay không |
| Biên nhận | Số còn ở nguồn chính | Số thực lấy từ nguồn thay | Phần thiếu sau mỗi đợt |
Điều kiện kích hoạt phải gắn với đúng chủng loại
Mỗi dòng cần một điều kiện kích hoạt có thể xác minh: nguồn chính không đủ số cây đã kiểm tại mốc chốt, lô không còn phù hợp với mẫu, hoặc vườn không bàn giao được phần đã dành. Một quyết định thay thế chỉ được lan sang dòng khác khi người mua xem lại căn cứ của dòng đó. Việc xe đã đến nguồn mới hoặc giá vận chuyển thuận tiện không phải là điều kiện tự động để đổi thêm cây.
Người có quyền của bên mua xác nhận số lượng được chuyển và thời điểm quyết định. Đầu mối mua hàng có thể cho phép thay một phần, giữ phần còn lại tại nguồn chính hoặc lùi một dòng sang đợt sau. Người điều phối ghi rõ quyết định tách nguồn trong bảng, không sửa tên nguồn cũ thành nguồn mới. Nhờ giữ lịch sử, bên mua nhìn thấy nguyên nhân một chuyến có nhiều nguồn.
Kiểm lô thay theo đúng mẫu của từng dòng
Người kiểm nhận mã mẫu và tiêu chí của chủng loại trước khi tới vườn. Họ ghi mã lô, vị trí giữ, dải quy cách và sai khác của chính phần cây đề xuất. Nếu áp dụng lấy mẫu, bên mua duyệt phương pháp chọn, cỡ mẫu, ngưỡng nhận hoặc không nhận và quy tắc lấy thêm mẫu cho từng dòng và từng nguồn. Khi chưa đủ căn cứ, người kiểm chỉ kết luận cho cây đã kiểm, không dùng kết quả của một chủng loại để xác nhận loại khác.
- Giữ đúng mẫu và cách đo đã chốt cho từng chủng loại.
- Không chuyển kết quả của lô chính sang lô thay.
- Ghi rõ dòng, số lượng và đợt chịu tác động trong mỗi lần phê duyệt.
Sắp lại thứ tự gom sau mỗi quyết định
Khi một dòng được chuyển nguồn, người điều phối xem lại tuyến, điểm tập kết và thứ tự gom. Phần ở nguồn chính vẫn được lấy theo lịch cũ nếu quyết định không nói khác. Thứ tự gom thay đổi theo phần được duyệt, không theo mong muốn lấp đầy chuyến xe. Nếu nguồn thay chưa kiểm xong, xe có thể nhận các dòng đã hoàn tất nhưng không tự lấy cây tương tự để bù.
Tại điểm tập kết, từng chủng loại và mã lô được đặt ở khu nhận diện riêng. Danh sách xếp xe cho biết số từ nguồn chính, số từ nguồn thay và đợt giao. Khi bố trí chung trên xe, thẻ vẫn phải đi cùng phần cây tương ứng. Việc ghép vận chuyển không biến các nguồn thành một lô và cũng không làm mất căn cứ xử lý nếu người nhận phát hiện sai khác.
Sau mỗi đợt, người giao và người nhận cập nhật bảng đối chiếu bằng số thực nhận, phần từ nguồn nào và số còn thiếu. Dòng đã hoàn tất được khép riêng; dòng đang chờ vẫn giữ quyết định gần nhất cùng người duyệt. Cách làm này giúp đơn nhiều chủng loại tiến lên từng phần mà không phải mở lại toàn bộ phương án mỗi khi một vườn thay đổi.