Với đơn có nhiều điểm giao, nhóm tại nguồn chia cây theo địa chỉ, danh mục, tiêu chí nhận và người nhận trước khi chuẩn bị. Người điều phối cấp mã điểm nhận cho từng dòng lô; quản lý vườn bố trí khu riêng theo mã; người kiểm đối chiếu cây với danh sách. Nhóm tại nguồn chỉ tiếp nhận thứ tự dỡ do người có thẩm quyền lập phương án vận chuyển cung cấp, không tự đặt thứ tự này. Khi bàn giao, người tiếp quản tại nguồn nhận đủ danh sách lô–điểm nhận–người nhận cùng số cây thực tế.
Một đơn có ba điểm nhận rất dễ bị lẫn ngay tại vườn nếu đội chuẩn bị chỉ nhìn tổng số. Cây của từng địa chỉ có thể khác danh mục, tiêu chí nhận hoặc người tiếp quản. Vì vậy, người điều phối phải phân lô theo điểm ngay trên danh sách trước khi quản lý vườn đưa cây vào khu chuẩn bị. Dấu nhận diện được giữ đến lúc bàn giao tại nguồn; nhóm tại vườn không tự sắp tuyến hoặc quyết định cách bố trí trên phương tiện.
Mỗi điểm nhận có một phần cây độc lập
Bên mua cung cấp địa chỉ, danh mục cho từng điểm, số lượng, tiêu chí nhận và người có trách nhiệm tiếp nhận. Người điều phối gắn mã điểm nhận vào từng dòng lô, rồi giao cho quản lý vườn danh sách cây của từng phần. Nếu một điểm có hai tiêu chí nhận khác nhau, người điều phối tách thành hai nhóm trong cùng mã điểm thay vì dùng một ghi chú chung.
Quản lý vườn dành khu chuẩn bị theo mã điểm và mã lô. Họ không dùng màu duy nhất để thay cho toàn bộ thông tin, vì dấu màu có thể mất hoặc khó phân biệt trong điều kiện làm việc. Mỗi phần cần ít nhất mã điểm, mã lô và số thứ tự trong danh sách. Người kiểm tại nguồn đối chiếu dấu trên cây với danh sách trước khi đưa phần đó sang khu chờ bàn giao.
| Trường | Nội dung phải có | Ai xác nhận |
|---|---|---|
| Điểm nhận | Địa chỉ, mã điểm và đầu mối nhận | Bên mua |
| Phần cây | Mã lô, số cây và nhóm tiêu chí nhận | Quản lý vườn cùng người kiểm |
| Thứ tự dỡ | Thứ tự đã được chốt cho từng mã điểm | Người có thẩm quyền lập phương án vận chuyển |
| Tiếp quản tại nguồn | Người nhận, số thực tế và thời điểm | Người giao cùng người tiếp quản |
Tiếp nhận thứ tự dỡ từ phương án vận chuyển đã chốt
Người có thẩm quyền lập phương án vận chuyển gửi thứ tự dỡ đã chốt theo từng mã điểm cho người điều phối. Nhóm tại nguồn dùng thông tin đó để sắp lượt đưa từng phần từ khu chuẩn bị tới mốc bàn giao, nhưng không tự quyết định tuyến, vị trí trên phương tiện hoặc cách chằng buộc. Nếu thứ tự dỡ thay đổi, người điều phối yêu cầu bản cập nhật nêu rõ mã điểm và thời điểm áp dụng trước khi giao phần liên quan.
Thứ tự chuẩn bị tại vườn không nhất thiết trùng hoàn toàn với thứ tự dỡ. Một nhóm cần nhiều thời gian hơn có thể được chuẩn bị sớm, nhưng quản lý vườn vẫn giữ nhóm đó trong khu đúng mã điểm và theo dõi thời gian chờ. Khi một phần chậm, người điều phối chỉ điều chỉnh lượt đưa ra mốc bàn giao đối với phần chưa chuyển giao; họ không đổi mã điểm hoặc tự sửa thứ tự dỡ đã được cung cấp.
Sai mã điểm thì để lại, không đổi chỗ bằng lời nói
Nếu người kiểm tại nguồn phát hiện mã trên cây khác mã trong danh sách, họ giữ cây tại khu riêng và báo người điều phối. Người điều phối đối chiếu phân bổ với bên mua. Chỉ khi người có thẩm quyền chấp nhận thay đổi, họ mới cập nhật mã điểm và danh sách phân lô. Một trao đổi miệng tại mốc bàn giao không đủ để chuyển cây từ địa chỉ này sang địa chỉ khác.
Khi một điểm thiếu số lượng, người điều phối ghi thiếu tại đúng dòng lô và đúng mã điểm. Họ không lấy phần của điểm khác để lấp chỗ trống. Tương tự, nếu một điểm có số dư, phần dư ở lại theo mã cũ cho đến khi bên mua quyết định. Cách xử lý theo từng dòng giúp biên nhận và danh sách phân lô không mâu thuẫn ngay từ nguồn.
Bàn giao danh sách phân lô cùng số cây thực tế
Trước khi chuyển trách nhiệm, người giao đọc từng dòng mã lô–điểm nhận–người nhận và số cây thực tế. Người tiếp quản tại nguồn đối chiếu dấu nhận diện trên cây với danh sách phân lô, đồng thời nhận thông tin thứ tự dỡ do người lập phương án vận chuyển cung cấp. Họ ghi riêng phần thiếu, phần ở khu giữ và mọi thay đổi đã được bên mua chấp nhận. Chỉ phần khớp mã lô, mã điểm và người nhận mới được ghi là đã tiếp quản.
Khi ký biên nhận tại nguồn, người giao và người tiếp quản chỉ xác nhận phần cây thực tế, danh sách phân lô và thông tin kèm theo đã được bàn giao. Biên nhận đó không xác nhận kết quả giao tại các địa chỉ và không biến nhóm tại vườn thành bên chịu trách nhiệm cho tuyến vận chuyển. Ranh giới này giúp quản lý vườn tập trung vào việc giữ đúng mã, đúng khu chuẩn bị và đúng người tiếp quản.