Đến giờ xuất, mẫu nghiệm thu đã được xác nhận và kết quả kiểm cũng đã có; nhóm tại nguồn không đánh giá lại mẫu hoặc tự kiểm thêm quy cách. Nhóm này nhận mã mẫu, phiên bản mẫu, phạm vi áp dụng, danh sách cây đã kiểm, kết quả tương ứng và quyết định xử lý của bên mua. Mỗi quyết định phải nêu rõ áp dụng cho một cây, một phần cây hay cả lô. Quản lý vườn chia khu theo đúng phạm vi đã được bên mua quyết định; người điều phối sắp thứ tự chuẩn bị; người tiếp quản chỉ nhận phần gắn đúng mã. Cây không nằm trong danh sách đã có kết quả vẫn ở ngoài quyết định, dù cùng lô và có hình thức gần nhau.
Sau khi bên mua đã quyết định cách xử lý dựa trên kết quả kiểm, công việc tại nguồn là thực hiện đúng hành động và phạm vi đã ghi. Quyết định có thể gắn với một mã cây, một danh sách cây hoặc một mã lô cụ thể. Người điều phối không nhìn cây bên cạnh để đoán rằng nó cũng thuộc nhóm được nhận. Danh sách cây đã kiểm xác định những mã cây đã có kết quả; còn quyết định của bên mua xác định nhóm tại nguồn phải xử lý mã cây hoặc lô đó ra sao.
Bố trí khu theo phạm vi quyết định của bên mua
Người mua có thẩm quyền có thể quyết định nhận, phân nhóm hoặc thay lô. Mỗi quyết định phải nêu đúng mã cây, danh sách cây hoặc mã lô mà nó áp dụng. Chỉ dùng cách gọi “thay lô” khi bên mua quyết định thay đúng lô được nêu; nếu chỉ thay một cây, danh sách phải ghi “thay cây” cùng mã cây đó. Người điều phối chuyển nguyên quyết định cho quản lý vườn. Quản lý vườn dành một khu cho phần được nhận, các khu riêng cho phần được phân nhóm và khu giữ cho cây hoặc lô được yêu cầu thay.
Mỗi khu có biển nhận diện, mã lô, danh sách mã cây và người phụ trách. Nếu bên mua chia phần phân nhóm theo cách sử dụng, quản lý vườn giữ từng nhóm thành một dãy riêng. Họ không dựa vào vẻ ngoài để chuyển cây giữa các khu. Nếu nhãn trên một cây bị mất, người phụ trách để cây tại vị trí chờ và xin xác nhận lại danh tính, không gán theo cây đứng gần.
| Quyết định của bên mua | Cách bố trí tại nguồn | Điều không được tự làm |
|---|---|---|
| Nhận | Chuẩn bị theo đúng mã cây và mã lô | Thêm cây chưa có trong danh sách |
| Phân nhóm | Tách khu và thứ tự xếp theo nhóm đã ghi | Gộp hai nhóm vì nhìn tương tự |
| Thay cây | Giữ riêng đúng mã cây và chờ cây thay thế đã có kết quả | Lấy cây gần đó bù vào |
| Thay lô | Giữ toàn bộ phần cây thuộc mã lô được nêu ngoài khu bàn giao | Chỉ thay một vài cây rồi coi lô đã được xử lý |
Sắp thứ tự theo quyết định, không theo cảm quan
Người điều phối ưu tiên phần được nhận có đủ mã và người tiếp quản. Phần phân nhóm được chuẩn bị theo từng nhóm đã nêu trong quyết định, sao cho dấu nhận diện vẫn nhìn thấy khi đối chiếu. Cây hoặc lô được yêu cầu thay không được đưa vào thứ tự chuẩn bị. Nếu bên mua chưa gửi danh sách cây thay thế đã được chấp nhận, người điều phối ghi nhận số lượng còn thiếu thay vì tự lấy cây khác cùng lô.
Trong cùng một lô, các trạng thái có thể xen kẽ. Quản lý vườn vì vậy chỉ phát lệnh cho cây có mã cụ thể, không ra lệnh cho cả hàng cây. Người phụ trách đánh dấu cây đã đưa vào khu chuẩn bị và ghi thời điểm. Nếu phát hiện mã trùng hoặc không đọc được, họ tạm giữ riêng cây đó. Các cây khác có mã đọc được vẫn tiếp tục theo danh sách.
Chỉ người có thẩm quyền mới đổi cách xử lý hoặc phạm vi
Nếu bên mua đổi quyết định cho một cây, một phần cây hoặc cả lô, người điều phối ghi phạm vi cũ, phạm vi mới, cách xử lý, người quyết định và thời điểm có hiệu lực. Quản lý vườn chỉ chuyển đúng phần được nêu sang khu tương ứng. Họ giữ lại danh sách cũ và bổ sung bản cập nhật, nhờ vậy các bên biết vì sao một cây hoặc một lô đổi khu trong giờ xuất.
Nếu đơn vị cung cấp đề nghị cây thay thế cho một cây bị loại, cây thay thế phải có kết quả và quyết định gắn đúng mã trước khi tham gia ca xuất. Nếu bên mua quyết định thay cả lô, danh sách mới phải nêu các mã cây thuộc lô thay thế cùng kết quả và quyết định áp dụng cho chính phần đó. Người điều phối không chuyển trạng thái của cây cũ sang cây mới hoặc dùng kết quả của lô cũ cho lô thay thế.
Đối chiếu đúng phần có kết quả trước khi ký biên nhận
Tại mốc bàn giao, người giao và người tiếp quản đối chiếu danh sách theo từng mã lô và từng trạng thái. Họ ghi số cây thực tế được nhận, phần phân nhóm theo từng nhóm, cây chờ thay, lô chờ thay và mọi mã không khớp. Người lập biên bản đối chiếu từng lô viện dẫn kết quả kiểm cùng quyết định xử lý đã có và không ghi kết luận cho cây ngoài danh sách.
Nhóm tại nguồn chỉ kết thúc ca xuất khi mỗi cây rời khu bàn giao đều có mã, trạng thái và người tiếp quản. Cây hoặc lô được yêu cầu thay không bị che bởi một tổng số đã đủ; phần phân nhóm không bị trộn trở lại; phần chưa có kết quả vẫn ở ngoài. Mẫu đã xác nhận là căn cứ để nhân sự chuyên môn ghi kết quả kiểm, còn quyết định xử lý và phạm vi quyết định thuộc bên mua; nhóm tại nguồn không suy đoán thêm từ mẫu.