Đơn giao theo từng đợt không nên dùng một lệnh bứng cho toàn bộ số cây. Sau mỗi đợt, quản lý vườn xác nhận phần đã bàn giao, phần đang xử lý và phần chưa bứng; người điều phối cập nhật năng lực thực tế trước khi xếp đợt sau. Nếu năng lực của nguồn thay đổi, chỉ đại diện có thẩm quyền của bên mua được quyết định tiếp tục hay thay nguồn, và quyết định đó chỉ áp dụng cho phần chưa xuất.
Cái khó của đơn giao theo từng đợt không nằm ở việc chia đều số cây trên giấy. Sau đợt đầu, tốc độ chuẩn bị, diện tích khu chờ, khả năng nâng hạ hoặc thời gian người nhận có mặt tại nguồn có thể khác dự kiến. Nếu quản lý vườn đã bứng cả phần của đợt sau, người điều phối sẽ mất phương án điều chỉnh an toàn nhất: giữ cây chưa bứng tại chỗ cho đến khi có mốc mới.
Dành số cây cụ thể cho từng đợt
Trước mỗi đợt, người điều phối ghi mã lô, số cây được phép chuẩn bị, khung giờ bàn giao tại nguồn và người tiếp quản. Quản lý vườn đánh dấu đúng phần đó; phần chưa bứng được giữ riêng và chưa đưa vào đợt đó. Số dư của đợt trước không tự động trở thành phần của đợt sau. Bên mua phải biết phần dư đang ở đâu và còn mang mã nào trước khi phân bổ lại.
Trong ca chuẩn bị, quản lý vườn ghi ba con số tách biệt: số còn tại vị trí cũ, số đang ở khu chuẩn bị và số đã được tiếp quản. Nếu một cây bị tách ra trong khâu chuẩn bị, cây đó ở nhóm chờ xử lý chứ không quay về con số chưa bứng. Cách ghi này cho thấy trạng thái từng đợt mà không che mất vị trí thực của cây.
Điều chỉnh phần chưa bắt đầu bằng kết quả của đợt trước
Ngay sau khi kết thúc đợt, người điều phối không chỉ lấy số đã giao trừ khỏi tổng đơn. Họ hỏi quản lý vườn thời gian thực tế đã dùng cho bứng và chuẩn bị, số vị trí khu chờ còn dùng được, thiết bị có sẵn cho mốc tiếp theo và khả năng của người nhận tại nguồn. Năng lực thực tế được tính cho đợt sau từ các thông tin này, không sao chép con số dự kiến ban đầu.
Nếu thời gian chờ của phần đang xử lý tiến gần giới hạn do người phụ trách chuyên môn nêu, quản lý vườn ưu tiên giải quyết phần đó và chưa bứng thêm. Người điều phối giảm số dự kiến của đợt kế tiếp hoặc dời mốc chuẩn bị sau khi bên mua chấp thuận. Họ chỉ điều chỉnh số dự kiến của phần chưa bứng; dữ liệu của phần đã bàn giao được giữ nguyên.
| Nội dung | Số liệu cần dùng | Cách ra quyết định |
|---|---|---|
| Số cây còn lại | Tách chưa bứng, đang xử lý và giữ riêng | Chỉ phân bổ phần đã xác định được vị trí và người phụ trách |
| Khả năng chuẩn bị | Thời gian và số cây đã hoàn tất trong đợt vừa qua | Dùng năng lực thực tế thay cho ước tính cũ |
| Khu chờ và thiết bị | Khả năng sẵn sàng ở mốc mới | Không cho bứng khi chưa có chỗ xử lý |
| Người tiếp quản | Khung giờ và số cây có thể đối chiếu | Chia số cây vừa với khả năng bàn giao |
Quyết định về nguồn chỉ tác động phần chưa xuất
Khi quản lý vườn xác nhận năng lực của nguồn không còn phù hợp với các đợt còn lại, người điều phối nêu rõ số cây đã bàn giao, số đang xử lý và số chưa bứng. Bên mua có thẩm quyền quyết định tiếp tục hay thay nguồn đối với số chưa xuất. Quản lý vườn và người điều phối không tự chọn nguồn khác để bù số lượng.
Quyết định mới chỉ áp dụng cho phần chưa xuất. Phần đã bàn giao giữ nguyên hồ sơ lô và biên nhận của đợt tương ứng. Phần đang xử lý phải được người có thẩm quyền nêu cách xử lý riêng; người điều phối không gộp nó vào phần chưa bứng. Khi giữ ba phần tách biệt, thay đổi sau một đợt không làm sai thông tin của những gì đã thực hiện.
Mỗi đợt có một biên nhận riêng
Trước khi kết thúc đợt, người bàn giao và người tiếp quản ghi số thực tế theo mã lô, thời điểm chuyển trách nhiệm và phần ở lại. Người điều phối lập biên nhận riêng từng đợt và không sửa số thực tế của đợt trước để khớp kế hoạch mới. Nếu có cây giữ riêng, biên nhận ghi mã, vị trí và người chịu trách nhiệm tại nguồn.
Bên mua có thể điều chỉnh các đợt chưa thực hiện mà không sửa lại số liệu của đợt đã xong. Đợt đã bàn giao giữ số thực tế; đợt kế tiếp dùng năng lực vừa được xác nhận; phần chưa bứng vẫn còn khả năng điều chỉnh. Nhóm tại nguồn nhờ đó không phải đánh đổi trạng thái cây chỉ để bám một phân bổ đã không còn sát thực tế.