Một cây được duyệt từ đầu không tự động đại diện cho mọi lô cây bóng mát được đề xuất sau đó. Trước khi lập danh sách nguồn, bên mua phải chốt mã cây đối chiếu, phiên bản ảnh và biên bản, đặc điểm dùng để so, mức sai khác có thể xem xét và phạm vi áp dụng. Mỗi nguồn sau đó được ghi theo từng lô: phù hợp, cần tách nhóm, cần duyệt sai khác hay phải thay lô. Ảnh cây đối chiếu và biên bản của từng lô phải đi cùng nhau.
Cây đối chiếu đã duyệt cần có hồ sơ riêng. Hồ sơ ghi mã cây, nguồn và lô, ngày duyệt cùng phiên bản ảnh, biên bản đang có hiệu lực. Bên mua cũng cần nêu đặc điểm nào được dùng để so, ai đã chấp thuận và phạm vi áp dụng. Nếu chỉ truyền nhau một tấm ảnh đẹp, mỗi nguồn có thể hiểu khác nhau về cấp thân, cấu trúc tán, bầu hoặc mức đồng đều. Danh sách nguồn khi đó trông có vẻ đầy đủ nhưng thực ra đang dùng nhiều căn cứ khác nhau.
Chốt cách so trước khi liên hệ nguồn
Cây đối chiếu không phản ánh hết mọi biến thiên tự nhiên trong một lô. Bên mua vì vậy cần tách đặc điểm bắt buộc giữ, đặc điểm được chấp nhận trong khoảng đã thống nhất và phần chỉ mang tính minh họa. Với cây bóng mát, các nhóm so sánh thường cần được tách theo yêu cầu mua: cấp thân, dạng thân, cấu trúc tán, bầu và những đặc điểm có thể kiểm bằng quan sát hoặc đo theo cách đã thống nhất. Không nên suy ra các yêu cầu không có trong biên bản chỉ từ hình dáng của cây.
| Thành phần | Nội dung | Sai sót dễ gặp |
|---|---|---|
| Nhận diện | Mã cây, nguồn, lô và ngày duyệt | Dùng ảnh cùng loài nhưng khác cây |
| Phiên bản | Ảnh và biên bản đang có hiệu lực | So theo tệp cũ sau khi yêu cầu đổi |
| Sai số | Khoảng sai khác được chấp nhận và người có quyền duyệt | Coi mọi cây phải giống hệt cây đã chọn |
| Phạm vi | Lô, đợt và nhóm quy cách được áp dụng | Mở rộng sang lô khác không qua kiểm |
Danh sách nguồn nên ghi rõ lý do mỗi nơi được đưa vào: có lô cần xem cho nhóm nào, bằng chứng nào đã nhận và bước xác minh tiếp theo là gì. Tên nguồn từ một giao dịch cũ chỉ là gợi ý ban đầu; nó không chứng minh lô hiện tại giống cây đối chiếu. Nếu chưa có mã lô, trạng thái phù hợp là “chờ nhận diện lô”. Nếu mới có ảnh do đầu mối gửi, cần ghi đúng nguồn của ảnh và phần chưa được kiểm.
Khi tới kiểm, người phụ trách không nên chỉ yêu cầu đưa ra cây gần giống nhất. Cần nhìn cách cây được chọn nằm trong lô: ở rìa hay bên trong, thuộc cấp phổ biến hay là cây nổi bật, và còn bao nhiêu cây có đặc điểm tương tự trong phạm vi được cho xem. Nếu lô có nhiều nhóm rõ rệt, kết quả không nên là một nhãn “đạt” chung. Mỗi nhóm phải có mã hoặc cách nhận biết để không bị trộn sau buổi kiểm.
Ba kết quả khác nhau: nhận lô, tách nhóm hoặc thay lô
Nhận lô chỉ phù hợp khi phần được kiểm có đủ căn cứ để so với cây đối chiếu và sai khác nằm trong phạm vi đã được chấp thuận. Biên bản cần ghi phạm vi đã xem, ngày kiểm và mã lô; không nên ghi rộng thành xác nhận cho mọi cây của nguồn. Nếu số cây dự kiến lấy chỉ là một phần của lô, danh sách phải chỉ ra phần đó được nhận diện thế nào và có cần kiểm lại khi gom hay không.
Tách nhóm là một quyết định có chủ đích. Một phần lô có thể gần với cây đối chiếu, phần khác có tán, cấp thân hoặc bầu nằm ngoài khoảng đã chốt. Phần phù hợp được đánh dấu và giữ riêng; phần còn lại được ghi là chưa có quyết định. Không dùng việc tách nhóm để làm mờ sai khác: các nhóm phải còn phân biệt được tại lúc gom và bàn giao.
Thay lô được xem khi lô đề xuất không còn phù hợp, khó tách phần cần mua hoặc không giữ được căn cứ nhận diện. Lô mới phải được kiểm lại theo cùng phiên bản cây đối chiếu; không kế thừa kết quả của lô cũ chỉ vì cùng nguồn. Danh sách giữ cả mã lô cũ, lý do không tiếp tục, mã lô mới và người chấp thuận thay đổi. Cách này giúp người nhận sau này không vô tình dùng lại ảnh của lô đã bị loại.
Ảnh đối chiếu từng lô phải đủ để nhận ra cây, mã lô và đặc điểm đang được so. Ảnh toàn cây cho thấy dáng chung. Ảnh cận cảnh thể hiện phần cần xác nhận. Ảnh bối cảnh cho biết cây nằm trong nhóm nào. Tuy nhiên, ảnh không thay biên bản về phạm vi đã kiểm và sai khác. Nếu điều kiện chụp làm màu sắc hoặc tỷ lệ khó so, người kiểm ghi giới hạn đó thay vì cố kết luận. Một tấm ảnh không có mã lô và ngày chụp không đủ để dùng cho đợt giao sau.
Giữ đúng phiên bản cho tới lúc nhận cây
Yêu cầu có thể thay sau khi đã kiểm một vài nguồn. Khi đó, phiên bản mới phải chỉ rõ điểm nào đổi và áp dụng từ lúc nào. Các kết quả kiểm theo phiên bản cũ không được tự chuyển thành “đã đạt” theo yêu cầu mới. Người phụ trách xem lại đúng phần bị ảnh hưởng, có thể giữ các quan sát còn nguyên giá trị nhưng phải ghi căn cứ. Xóa tệp cũ sẽ làm mất lý do vì sao một nguồn từng được chọn rồi phải kiểm lại.
Tại điểm nhận, cây thực giao được so với mã lô và phạm vi đã chấp thuận, không chỉ so bằng mắt với ảnh cây đối chiếu. Một cây có dáng gần giống nhưng thuộc lô chưa kiểm vẫn cần được tách ra. Ngược lại, một sai khác đã được ghi và duyệt không nên bị coi là lỗi mới chỉ vì người nhận không có biên bản. Hồ sơ giao cần mang theo đúng phiên bản, ảnh lô và các ngoại lệ đã được chấp thuận.
- Mã cây đối chiếu trùng trên ảnh và biên bản.
- Mỗi nguồn được ghi theo lô cụ thể, không theo tên chung.
- Sai số được mô tả bằng tiêu chí có thể đối chiếu.
- Kết quả tách rõ nhận lô, phân nhóm, chờ duyệt và thay lô.
- Biên nhận tại nơi giao dẫn lại đúng phiên bản đã dùng.
Cây đối chiếu không thay người ra quyết định. Người kiểm mô tả sai khác và phạm vi đã xem; nguồn chịu trách nhiệm về thông tin họ cung cấp; bên mua quyết định có chấp nhận sai khác, tách nhóm hay yêu cầu lô khác. Đơn vị giao nhận xác nhận lô thực chở và phần thực giao. Khi vai trò này được tách rõ, một câu “gần giống cây đã chốt” không còn bị dùng thay cho quyết định mua.
Trước khi đặt lô, bên mua cần kiểm hồ sơ cây đối chiếu và hồ sơ của đúng lô đề xuất. Mã cây, phiên bản ảnh, biên bản sai khác và người duyệt phải thống nhất; ngoại lệ nếu có phải ghi rõ lô, đợt và số cây áp dụng. Lô chưa có ảnh có mã hoặc biên bản còn dùng phiên bản cũ cần được bổ sung trước khi chốt. Số lượng ảnh không bù được cho việc ảnh và biên bản chưa chỉ đúng phần đã xem.