Sau khi bên mua đã xác nhận phiên bản mẫu nghiệm thu, nhân sự kiểm dùng đúng căn cứ đó để đo từng mã cây trong lô thực. Họ ghi số đọc, sai lệch và giới hạn quan sát vào biên bản kiểm lô theo đúng mẫu; người phụ trách chỉ áp dụng kết luận cho mã đã đo. Người lập không dùng biên bản để tự tạo quyết định nhận, phân nhóm hay thay lô. Nếu bên mua muốn dùng kết quả lấy mẫu để quyết định toàn lô, họ phải có kế hoạch có nguồn với cách chọn, cỡ mẫu, ngưỡng nhận-loại và quy tắc lấy thêm được chốt trước. Nhân sự của đơn vị vận chuyển và người nhận chỉ xử lý danh sách mã đã được bàn giao.
Nhân sự kiểm bắt đầu đo sau khi bên mua đã giao đúng mã mẫu, phiên bản, ảnh mẫu, cách đo và mức sai khác áp dụng. Họ không chọn lại mẫu mà chỉ thao tác theo phiên bản đã xác nhận. Đơn vị cung cấp chỉ ra mã cây thuộc lô dự kiến giao. Người kiểm ghi giá trị từng cây và phạm vi kết luận của chính mã đó. Nhân sự của đơn vị vận chuyển tiếp quản theo danh sách sau cùng, còn người nhận xác nhận phần thực được bàn giao chứ không diễn giải lại mẫu.
Đặt căn cứ đã xác nhận cạnh phiếu đo
Người phụ trách mua đưa cho nhân sự kiểm một phiên bản mẫu đã được xác nhận sẵn, kèm mã mẫu, chủng loại, cấp quy cách, ảnh tham chiếu và các thuộc tính phải ghi. Người kiểm dùng đúng phiên bản được giao và đặt thông tin cạnh phiếu đo để đối chiếu tại chỗ. Nếu thiếu một trường cần thiết, họ báo bên mua và dừng phép đo liên quan. Đơn vị cung cấp giữ riêng mã cây đang chờ, thay vì để người kiểm tự diễn giải phần còn thiếu.
Nhân sự kiểm áp dụng cách đo đã chốt: đúng thuộc tính, vị trí, dụng cụ và cách ghi. Họ không đổi từ chu vi sang một chỉ số khác, không ước lượng chiều cao khi yêu cầu cần số đo và không bỏ qua kích thước bầu chỉ vì tán nhìn phù hợp. Nếu điều kiện thực tế cản trở vị trí đo, họ ghi giới hạn và xin quyết định trước khi dùng phương án thay thế. Bên mua hoặc người có chuyên môn xác nhận phương án đó có được chấp nhận hay cần giữ lô để chuẩn bị lại; đơn vị cung cấp không tự sửa cách đo.
| Phần ghi | Nội dung cụ thể | Người thực hiện |
|---|---|---|
| Căn cứ | Mã và phiên bản mẫu đã được bên mua xác nhận sẵn | Người phụ trách mua |
| Mã cây | Dấu nhận diện, vị trí trong lô và ảnh tại chỗ | Đơn vị cung cấp cùng nhân sự kiểm |
| Phép đo | Thuộc tính, vị trí đo, dụng cụ, đơn vị tính và giá trị | Nhân sự kiểm |
| Sai lệch | Giá trị thực, yêu cầu đối chiếu và giới hạn quan sát | Nhân sự kiểm |
| Trạng thái | Phù hợp ở mã đã đo, cần đo lại, có sai lệch hoặc chưa đo | Người phụ trách của bên mua |
Ghi số đo trước khi phân loại kết quả
Người kiểm ghi giá trị thực trước khi ghi trạng thái. Họ gắn vị trí hoặc dấu nhận diện với từng mã cây, rồi ghi các số đo cần thiết và nhận xét cho thuộc tính không thể thể hiện bằng số. Nếu giá trị nằm sát giới hạn, người kiểm không làm tròn theo hướng có lợi; họ giữ số đọc từ dụng cụ theo cách ghi đã chốt. Trong phạm vi có thể, họ chụp ảnh thể hiện cây, dụng cụ và dấu lô. Nếu ảnh không cho thấy điểm đo, người kiểm bổ sung mô tả tại đúng dòng, không dùng ảnh toàn cảnh thay cho giá trị từng cây.
Nhân sự kiểm ghi sai lệch theo từng thuộc tính và đúng mã cây. Nếu họ thấy cấp thân phù hợp nhưng bầu khác yêu cầu, họ không ghi chung là “gần đạt”. Người kiểm nêu giá trị thực và giới hạn quan sát; người phụ trách của bên mua so các thông tin ấy với mẫu đã xác nhận. Nếu căn cứ không nêu cách xử lý một sai khác mới, bên mua hỏi người có chuyên môn và giữ riêng mã liên quan. Họ không sửa điều kiện ngay trên biên bản để nhận cây cho kịp chuyến.
Giữ quyết định ở đúng phạm vi mã đã đo
Người phụ trách có thể cho xử lý từng mã phù hợp, giữ riêng mã có sai lệch hoặc yêu cầu cây thay thế. Họ không cộng các trạng thái ấy thành quyết định nhận, phân nhóm hay thay lô. Nếu bên mua cần phán quyết toàn lô bằng lấy mẫu, họ phải có kế hoạch dựa trên nguồn phù hợp, chốt trước cách chọn cây, cỡ mẫu, ngưỡng nhận-loại và quy tắc lấy thêm. Nhân sự hiện trường không tự đặt các thông số này hoặc suy chúng từ phiên bản mẫu nghiệm thu.
Người lập đưa cả kết quả phù hợp, kết quả có sai lệch và dòng chưa đo vào biên bản kiểm lô theo đúng mẫu. Họ không xóa dòng sau khi đơn vị cung cấp tách cây mà ghi cách xử lý bên cạnh đúng mã. Nếu có cây thay thế, nhân sự kiểm tạo dòng mới và đo bằng cùng căn cứ; họ không chuyển kết quả của cây cũ sang cây mới. Đơn vị cung cấp giữ nguyên dấu nhận diện cho tới lúc bàn giao.
Nhân sự của đơn vị vận chuyển đối chiếu danh sách được tiếp quản với dấu nhận diện trên cây thực. Người xếp xe giữ riêng mã phù hợp, mã chờ xử lý và cây thay thế. Người nhận tại nơi giao so mã và số lượng, rồi ghi hiện trạng thấy được. Nếu gặp cây không có trong danh sách, người nhận giữ riêng và báo bên mua; họ không tự áp mức sai khác của mẫu để nhận thêm.
Trước khi kết thúc buổi đo, nhân sự kiểm đọc lại số đo, sai lệch và giới hạn quan sát theo từng mã. Đơn vị cung cấp chỉ đúng cây tương ứng; người phụ trách mua ghi trạng thái xử lý cạnh từng dòng. Đơn vị cung cấp tiếp tục giữ riêng mã chưa đo hoặc cần đo lại.
Người phụ trách chỉ đưa vào danh sách bàn giao những mã được bên mua cho phép sau khi xem giá trị từng cây. Nhân sự của đơn vị vận chuyển tiếp quản đúng danh sách; người nhận biết trước mã dự kiến tới. Người lập giữ riêng dòng phù hợp, dòng sai lệch, dòng đo lại và dòng chưa đo, đồng thời nêu đúng phiên bản mẫu đã được cung cấp. Họ không dùng bất kỳ dòng nào như lời xác nhận chung cho cây chưa có số đo.