Với đơn gấp, bên mua chốt giờ cần có kết quả và các thuộc tính phải đo nhưng không yêu cầu nhân sự hiện trường suy đoán cho cây chưa xem. Đơn vị cung cấp đưa từng mã cây dự kiến giao tới vị trí có thể thao tác. Nhân sự kiểm dùng đúng dụng cụ đo, ghi điều kiện, vị trí và số đo từng mã cây. Nếu không đủ giờ, họ dừng ở danh sách đã đo; cây chưa đo còn lại chưa có kết luận. Nhân sự của đơn vị vận chuyển chỉ tiếp quản mã được bên mua cho phép, còn người nhận đối chiếu danh sách với phần cây thực tới nơi.
Khi xe dự kiến đến sớm, bên mua xác định giờ dừng đo và giao cho một người phụ trách nhận kết quả. Người này nêu rõ thuộc tính cần có số đọc: chiều cao, chu vi thân nếu đơn hàng yêu cầu, khoảng tán, kích thước bầu hoặc đặc điểm khác đã ghi trong yêu cầu mua. Nhân sự kiểm không thay số đo bằng nhận xét chung chỉ vì thời gian ngắn.
Đơn vị cung cấp đưa từng mã cây dự kiến giao tới chỗ đủ khoảng trống để đặt thước và quan sát. Nhân sự kiểm chuẩn bị dụng cụ phù hợp, kiểm tra vạch đọc, ghi mã cây trước khi đo và không chuyển số đọc từ cây này sang cây khác. Nếu chỉ đo được một phần danh sách trước giờ dừng, người phụ trách giữ nguyên trạng thái chưa đo cho phần còn lại. Người nhận không có nhiệm vụ hoàn tất phép đo còn thiếu trừ khi bên mua giao việc đó riêng.
Chuẩn bị phép đo phù hợp với hiện trường
Người kiểm xem vị trí đặt cây, tư thế bầu, khả năng tiếp cận thân và khoảng trống quanh tán trước khi dùng dụng cụ. Họ không đo chiều cao khi gốc kê lệch mà không ghi tình trạng, không kéo thước qua vật cản rồi ước lượng phần thiếu, và không lấy ảnh chụp xiên để thay số đọc trực tiếp. Nếu điều kiện đo chưa ổn, đơn vị cung cấp sắp lại đúng mã cây hoặc bên mua giữ mã đó ngoài danh sách giao.
Nhân sự kiểm chọn dụng cụ theo từng thuộc tính cụ thể. Họ ghi loại dụng cụ, vị trí đặt, đơn vị tính và số đọc; khi cần hai người giữ thước, họ xác định điểm đầu và điểm cuối trước khi đọc. Với thuộc tính quan sát bằng mắt, người kiểm dùng từ mô tả mà bên mua đã xác định, đồng thời nêu mặt nào của bầu hoặc tán chưa thể nhìn thấy. Dù thời hạn gấp, họ không điền một giá trị ước đoán vào ô còn trống.
| Trường ghi | Cách ghi tại chỗ | Người phụ trách |
|---|---|---|
| Mã cây | Ghi trước khi đặt dụng cụ và đối chiếu dấu nhận diện | Nhân sự kiểm |
| Điều kiện đo | Tư thế bầu, khả năng tiếp cận và phần bị che | Nhân sự kiểm cùng đơn vị cung cấp |
| Thuộc tính | Vị trí đo, dụng cụ, đơn vị tính và số đọc | Nhân sự kiểm |
| Kết quả | Phù hợp, có sai lệch, cần đo lại hoặc chưa đo | Người phụ trách của bên mua |
| Bàn giao | Danh sách mã được phép tiếp quản và số thực giao | Đơn vị vận chuyển và người nhận |
Ghi số đọc và điều kiện đo cạnh đúng mã
Nhân sự kiểm đọc và ghi số ngay khi dụng cụ còn ở vị trí đo. Nếu ảnh giúp giải thích kết quả, họ chụp sao cho thấy mã cây, dụng cụ và điểm đặt; họ không dùng ảnh thay con số trên phiếu. Người kiểm không ghi một khoảng chung cho nhiều cây. Nếu cần đổi cây trong danh sách vì không thể tiếp cận, bên mua đánh dấu mã cũ là chưa đo và tạo một dòng mới cho mã thay thế, thay vì sửa tên trên kết quả đã có.
Khi số đọc có dấu hiệu bất thường, người kiểm kiểm tra lại điểm đặt, đơn vị tính và tình trạng dụng cụ rồi đo lại chính mã đó. Họ giữ cả kết quả ban đầu và kết quả đo lại kèm lý do, không chọn số thuận lợi hơn mà không giải thích. Nếu điều kiện vẫn không cho phép đo đáng tin cậy, người phụ trách ghi “chưa kết luận”. Đơn vị cung cấp có thể đưa cây sang vị trí khác để đo lại; người phụ trách không dùng tên nguồn hay lời xác nhận miệng thay phép đo.
Giới hạn kết luận trước giờ xe nhận
Người phụ trách của bên mua xem từng dòng và chỉ kết luận cho đúng mã cây có số đọc. Họ không coi cây đứng cạnh phù hợp chỉ vì mã đã đo phù hợp, và cũng không loại cả lô chỉ vì một mã có sai khác. Nếu cần quyết định toàn lô bằng lấy mẫu, bên mua phải có kế hoạch dựa trên nguồn thích hợp, chốt trước cách chọn, cỡ mẫu, ngưỡng nhận-loại và quy tắc lấy thêm. Nhân sự hiện trường không tự tạo kế hoạch đó trong khoảng thời gian gấp.
Nếu đơn vị cung cấp thay cây sau khi đã đo, nhân sự kiểm lập dòng mới và thực hiện lại phép đo cần thiết. Người phụ trách không chuyển số đọc của mã cũ sang mã mới, dù hai cây cùng chủng loại và cùng cấp dự kiến. Khi bên mua cho phép đo tiếp tại điểm nhận, họ nêu rõ mã cây, dụng cụ, thuộc tính và người thực hiện; người nhận chỉ ghi hiện trạng và số lượng nếu không được giao nhiệm vụ đo.
Trước lúc tiếp quản, nhân sự của đơn vị vận chuyển so từng mã trên danh sách với dấu nhận diện thực tế và giữ tách phần chưa có kết quả. Tại nơi giao, người nhận đối chiếu mã, số lượng và tình trạng thấy được; nếu có cây ngoài danh sách, họ giữ riêng để bên mua xác minh. Không ai dùng vị trí trên xe hoặc tên chủng loại để thay cho mã cây trên phiếu đo.
Đến giờ dừng, người phụ trách công bố ba danh sách cụ thể: mã được phép giao, mã cần đo lại và mã chưa đo. Đơn vị cung cấp giữ hai danh sách sau tại khu chuẩn bị; nhân sự của đơn vị vận chuyển chỉ tiếp quản danh sách đầu; người nhận biết trước số mã dự kiến tới. Nếu không có đủ số cây đã đo cho chuyến dự kiến, bên mua đổi số lượng hoặc giờ giao. Người phụ trách vẫn giới hạn kết luận ở từng mã cây, dù thời hạn còn rất ngắn.