Khi mẫu nghiệm thu đã được xác nhận, người điều phối chỉ viện dẫn quyết định chuyên môn đã có để xếp cây từ nhiều vườn vào phần được gom, phần phải tách hoặc phần chờ. Bên mua hoặc người được ủy quyền xác nhận mã mẫu, phiên bản và phạm vi đang áp dụng; nhân sự kiểm cung cấp danh sách cây gắn với kết quả đã hoàn tất; quản lý vườn giữ mã lô gốc; đơn vị cung cấp bố trí điểm tập kết. Người điều phối chỉ đối chiếu tham chiếu, không đánh giá lại mẫu hay gán kết quả của cây đã kiểm cho cả lô.
Bên mua dùng mẫu nghiệm thu đã chốt làm căn cứ cho quyết định chuyên môn, nhưng người điều phối gom cây không vì thế nhận thêm thẩm quyền chuyên môn. Họ nhận danh sách cây đã có kết quả, mã vườn, mã lô và trạng thái sử dụng do người có thẩm quyền chấp nhận. Từ dữ liệu ấy, họ tổ chức phần được phép đi chung và phần phải tách. Nếu danh sách chưa nêu rõ một cây thuộc quyết định nào, quản lý vườn giữ cây đó ngoài lịch gom thay vì tự suy đoán theo hình thức bên ngoài.
Nhận đúng quyết định và tham chiếu mẫu đang áp dụng
Nhân sự kiểm bàn giao cho bên mua danh sách cây đã kiểm và kết luận chuyên môn đối chiếu với mẫu nghiệm thu đã được xác nhận. Trước khi xếp lịch, bên mua hoặc người được ủy quyền xác nhận mã mẫu, phiên bản và phạm vi đang áp dụng. Hồ sơ giao cho người điều phối phải viện dẫn ảnh mẫu và biên bản đối chiếu từng lô. Người điều phối chỉ kiểm tra các tham chiếu có khớp danh sách hay không; họ không đánh giá lại đặc điểm cây, sửa kết luận hoặc tự gia hạn hiệu lực của mẫu.
Người điều phối cấp một mã nhóm gom cho các cây đã được bên mua cho phép sử dụng chung, đồng thời giữ mã vườn và mã lô gốc của từng thành phần. Họ ghi thêm mã quyết định đã được cung cấp để mọi người biết cơ sở phân loại, nhưng không diễn giải lại nội dung chuyên môn. Nếu hai vườn có các trạng thái khác nhau, họ lập hai phần riêng. Dù cùng viện dẫn mẫu nghiệm thu ấy, người điều phối không coi mọi cây của hai vườn là một lô duy nhất.
| Trạng thái | Căn cứ người điều phối sử dụng | Cách bố trí |
|---|---|---|
| Được phép gom | Bên mua đã chấp nhận cùng mục đích sử dụng | Giữ từng mã lô trong cùng khu chuẩn bị |
| Phải tách | Bên mua yêu cầu xử lý hoặc sử dụng riêng | Bố trí khu và danh sách riêng |
| Chờ quyết định | Chưa có kết quả gắn đúng cây | Không đưa vào chuyến |
Giữ thành phần từng vườn trong nhóm gom
Quản lý mỗi vườn chuẩn bị đúng mã cây và mã lô đã có trong danh sách. Người phụ trách tập kết đối chiếu số lượng theo vườn, sau đó đặt phần cây vào khu tương ứng với trạng thái. Khi nhiều vườn cùng tạo thành một nhóm gom, người phụ trách vẫn giữ dấu nhận diện của từng phần. Nhân sự vận chuyển nhận danh sách thành phần trước khi xếp. Người nhận cuối cùng xác nhận theo mã lô gốc, không dùng một số tổng để thay cho chi tiết từng vườn.
Một phần phải tách khi quản lý vườn giao cây ngoài danh sách, mã nhận diện không khớp, tham chiếu mẫu thiếu hoặc khác phiên bản đã được bên mua xác nhận, hay biên bản đối chiếu không gắn đúng lô. Người phụ trách tập kết giữ riêng ngay phần đó và báo đúng mã cho bên mua. Họ không đặt cây vào nhóm gần nhất vì thấy hình thức tương tự. Người điều phối cũng không gán trạng thái của một cây đã có kết quả cho dòng còn thiếu.
Xử lý thay đổi mà không sửa quyết định chuyên môn
Nếu quản lý vườn báo thiếu cây trong phần được phép gom, người điều phối ghi thiếu tại đúng mã lô và báo bên mua. Bên mua có thể giảm số, dời lịch hoặc yêu cầu xem xét phần bổ sung. Người điều phối không tự chuyển cây từ phần phải tách sang phần được gom. Sau khi bên mua quyết định về phần bổ sung, đầu mối điều phối do bên mua chỉ định cập nhật danh sách với mã vườn, mã lô và đúng mã quyết định; người này giữ nguyên dữ liệu của phần đã chuẩn bị.
Nếu người phụ trách phát hiện một mã cây xuất hiện ở hai nhóm, người điều phối tạm giữ cây ấy và đối chiếu với bên mua cùng nhân sự kiểm. Họ chỉ đặt cây vào một nhóm sau khi nhận được xác nhận gắn đúng mã. Người điều phối vẫn xếp các cây đủ thông tin vào đúng nhóm. Khi xử lý theo từng mã, người điều phối không để một sai khác hành chính làm dừng mọi vườn và cũng không tự chọn kết quả thuận tiện hơn cho tiến độ.
Khi đơn vị vận chuyển đổi xe hoặc bên mua thay đổi giờ tiếp quản nhưng thành phần không đổi, người điều phối cập nhật thông tin vận hành cho quản lý vườn, người phụ trách tập kết, nhân sự vận chuyển và người nhận. Họ không yêu cầu nhân sự kiểm đánh giá lại chỉ vì lịch thay đổi. Nếu thành phần thay đổi, bên mua phải xác nhận quyền gom đối với phần mới trước khi người điều phối đưa vào danh sách. Người điều phối chỉ xử lý công việc trong phạm vi đó và không biến điều chỉnh lịch thành sửa kết luận.
Không suy rộng từ cây đã kiểm sang toàn bộ lô
Bên mua chỉ dùng kết quả của một số cây để quyết định cho phần rộng hơn khi có phương án lấy mẫu đã được viện dẫn và phê duyệt trước, có cỡ mẫu và quy tắc ra quyết định được định sẵn trước khi thấy kết quả. Nếu không có căn cứ ấy, nhân sự kiểm giới hạn kết luận ở cây đã kiểm, còn người điều phối giữ cây chưa có kết quả ngoài nhóm. Cùng vườn, cùng lô hoặc cùng viện dẫn mẫu nghiệm thu không đủ để suy rộng trạng thái sang phần chưa biết.
Khi quản lý vườn đề nghị thay một cây trong nhóm bằng cây cùng lô, người điều phối vẫn xem cây thay là phần mới. Họ yêu cầu bên mua cung cấp trạng thái đã chấp nhận cho chính cây đó. Nếu chưa có, người phụ trách để cây tại khu chờ. Người điều phối không coi việc thay một cây bằng một cây khác là bằng chứng rằng phạm vi kết luận vẫn được giữ nguyên, vì quyết định chuyên môn gắn với danh sách cụ thể chứ không mặc nhiên áp dụng cho mọi cây mang cùng mã lô.
Đối chiếu mã vườn, mã lô và số cây khi bàn giao
Trước khi xe rời điểm tập kết, nhân sự vận chuyển đối chiếu danh sách nhóm gom, mã vườn, mã lô và số cây thực tế với người giao. Tại nơi nhận, người nhận ghi phần đã tiếp quản theo từng thành phần và giữ riêng cây ngoài danh sách. Người điều phối tổng hợp chênh lệch mà không sửa trạng thái chuyên môn. Bên mua nhận được số liệu để quyết định phần còn thiếu, còn nhân sự kiểm chỉ tham gia khi cần kết luận mới cho cây cụ thể.
Người điều phối hoàn tất việc gom khi mọi cây trên chuyến đều có trong danh sách đã được bên mua chấp nhận, kèm mã vườn, mã lô, tham chiếu mẫu và người nhận. Bên mua xác nhận mẫu đang áp dụng; người điều phối làm đúng quyết định được cung cấp và giữ phần thiếu hoặc lệch tham chiếu ở ngoài. Nhờ vậy, nhiều vườn có thể cùng đáp ứng đơn hàng mà người điều phối không vô tình thực hiện thêm việc đánh giá chuyên môn.